10 DMS-Vorteile für Verbände, Organisationen und soziale Einrichtungen

Mitgliedsanträge, Protokolle oder Beitragsrechnungen – Verbände, Organisationen und Einrichtungen haben mit einer Vielzahl von Dokumenten zu tun.

Welche Vorteile ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei der Verwaltung dieser Unterlagen bietet, erläutert nachfolgender Beitrag.

Die Digitalisierung ist nicht nur ein Thema für Unternehmen. Auch Verbände, NGOs und soziale Einrichtungen können davon profitieren. Dabei bildet das Dokumentenmanagement den perfekten Einstieg in die Digitalisierung.

Was bedeutet DMS?

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem. Es handelt sich hierbei um eine Software, mit der digitale Dokumente und Informationen verwaltet, bearbeitet, verteilt und archiviert werden können.

1.    (Rechts-)Sicherheit

Die klassische Dokumentenverwaltung – auf Papier oder auch hybrid – ist aufwändig und risikobehaftet. Man denke nur an  Worst-Case-Szenarien wie Wasserschaden, Brand oder Einbruch. Diese Gefahren werden durch den Einsatz eines DMS erheblich minimiert.

Darüber hinaus sorgt ein DMS für Rechtssicherheit, da es Dokumente revisionssicher speichert. Revisionssicherheit bedeutet, dass die Anforderungen der GoBD an Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz erfüllt werden. In einem Netzwerkordner oder in einem Microsoft Sharepoint-Verzeichnis ist dies hingegen nicht sichergestellt.

Dokumentenmanagementsysteme unterstützen auch dabei, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.

2.  Gesicherter Zugriff

Physische Ablagen wie Aktenordner und Archivräume lassen sich nur mit großem Aufwand vor unberechtigtem Zugriff schützen. So muss zum Beispiel sichergestellt werden, dass weder externes Personal noch Besucher sich Zugang zu sensiblen Daten verschaffen können.

Ein DMS bietet besondere Rechtekonzepte, die es bis auf Dokumentenebene hinab erlauben, den Zugriff individuell zu justieren. So erreichen Sie ein hohes Maß an Sicherheit – zum Beispiel auch für Vertragsdokumente.

3.  Platz- und Kostenersparnis

Steuerrechtlich relevante Unterlagen, wie zum Beispiel Rechnungen, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Aufbewahrungsfristen gelten zum Beispiel auch bei Bewohnerakten in Seniorenheimen, die laut Heimgesetz fünf Jahre archiviert werden müssen.

DMS-Vorteil digitale Archivierung: Bei der Anmeldung im Seniorenheim müssen unzählige Dokumente beigebracht werden, welche die Einrichtung am verlässlichsten in einer DMS-Software speichert.

Liegen die Dokumente in Papierform vor, führt dies zu Platzbedarf, der oftmals durch Anmietung externer Flächen gedeckt wird. Mit einem digitalen Archiv in einer DMS-Software sparen Verbände und Organisationen Platz und somit Lagerkosten ein. Belege können nach dem Scannen entsorgt werden, wenn die Regeln für ersetzendes Scannen beachtet werden.

4.  Standortunabhängiges und mobiles Arbeiten

Große Verbände, wie etwa die Wohlfahrtsverbände (z.B. Diakonie, Caritas, DRK), sind als Dachverbände mit verschiedenen Einheiten organisiert. Diese dezentrale Organisation führt zu hohem Kommunikationsaufwand. Gerade die E-Mail erweist sich hier oft als ineffizient.

Einfacher ist es, wenn eine zentrale und idealerweise cloudbasierte Lösung eingesetzt wird, in der zum Beispiel Dokumente zu Hygienemaßnahmen oder Informationen zur Arbeitssicherheit immer aktuell und für alle Berechtigten ortsunabhängig erreichbar sind – zum Beispiel auch im Homeoffice. Das DMS wird dadurch auch zu einer Wissensdatenbank für die Gesamtorganisation.

5.  Zeitersparnis durch schnelles Finden

Ist ein Papierdokument einmal in eine falsche Akte eingeordnet, wird es praktisch unauffindbar. Doch selbst bei korrekter Ablage kostet die Suche in Ordnern und Archiven Zeit und Nerven. Gerade Vereine und Verbände, die sich über Spendengelder finanzieren, sollten in der Administration so effizient wie möglich arbeiten.

In Dokumentenmanagementsystemen lassen sich Dokumente dank der Volltextsuche (OCR: Optical Character Recognition) automatisch auf Schlagwörter hin durchsuchen und in Sekundenschnelle wiederfinden.

6.  Weniger Monotonie, mehr Komfort

Das händische Zuordnen, Abheften, Weiterleiten und Archivieren einzelner Dokumente ist zeitaufwändig und wenig komfortabel. Die Ablage in einem DMS funktioniert dagegen einfach und schnell und entlastet Mitarbeitende in ihrem Arbeitsalltag.

Auch die Möglichkeit, Dokumente mit Löschfristen zu versehen, ist komfortabel. Die Software erinnert dann rechtzeitig daran. Dadurch werden auch Fehler vermieden.

7. Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Fehlt ein DMS, kursieren zum Beispiel Office-Dateien oft in unterschiedlichen Versionen unter den Mitarbeitenden. Das kann zu Doppelarbeit und Missverständnissen führen.

Ein DMS bietet durch Versionierung mehr Transparenz. Versionierung bedeutet: Mit jeder Änderung und Speicherung des Dokuments wird automatisch eine neue Version erstellt. So bleibt nachvollziehbar, wer das Dokument wann geändert hat. Fehler durch unterschiedliche Informationsstände können so gar nicht erst entstehen, denn jedes Dokument ist nur einmal vorhanden.

8. Mehr Effizienz mit digitalen Workflows

Dokumente sind keine isolierten Objekte, sondern oft Bestandteile von umfangreichen Prozessen – klassisches Beispiel: die Eingangsrechnungsbearbeitung.

Liegt ein Dokument erst einmal digital vor, können auch die zugehörigen Vorgänge – wie etwa Prüf- und Freigabeprozesse – digitalisiert werden. Der Informationsfluss ist dabei immer gewährleistet. Dies sorgt dann für einen weiteren Effizienzschub.

9. Zusammenarbeit leichtgemacht

In Dachverbänden werden Aufgaben wie etwa die Buchhaltung oft zentral erledigt. Das hat zur Folge, dass Belege aus den verbundenen Organisationen an die Zentralverwaltung geschickt werden müssen – eine träge und langwierige Angelegenheit, wenn papierbasiert gearbeitet wird.

Ein DMS kann diesen Prozess beschleunigen, wenn es als zentrale Belegablage fungiert und die Belege in Workflows eingebunden sind. Das vermindert auch den Abstimmungsaufwand, da Bearbeitungsschritte vorgegeben sind und Erinnerungen – zum Beispiel bei der Rechnungsprüfung – eingestellt werden können.

10. Mehr Zufriedenheit bei allen

Sich wiederholende Aufgaben wie das Sortieren, Abheften und Archivieren von Dokumenten wirken wenig motivierend. Übernimmt die Software dies, werden Mitarbeitende entlastet.

Gerade Ehrenamtler, die in Verbänden oder Vereinen aktiv sind, möchten sich nicht mit administrativen Aufgaben beschäftigen. Ein DMS kann ihnen Arbeit abnehmen. Aber auch Mitglieder oder Spender sind zufriedener, wenn sie schnellere Auskünfte und besseren Service erhalten.

So sorgt ein DMS nicht zuletzt bei allen Beteiligten für mehr Zufriedenheit.