Alle Daten auf einen Blick: So gewinnen Sie mehr Übersicht in Ihrem Unternehmen

Ein leidiges Thema, das viele Unternehmen nicht loslässt: Die Daten, die Mitarbeiter:innen für ihre tägliche Arbeit benötigen, sind überall in der Organisation verstreut. In der Folge fällt die Produktivität und Einsparpotenziale bleiben ungenutzt. Moderne Dokumentenmanagement-Lösungen helfen hier weiter

Weil die Datenmenge in Unternehmen kontinuierlich zunimmt, schwindet in vielen Organisationen die Übersicht – das belegen auch Studien.¹ Eine Folgeerscheinung dieser Entwicklung ist, dass Daten schlecht untereinander integriert sind und der Informationsaustausch zwischen den Abteilungen daher immer langsamer wird. Dies verlängert die Suchzeiten und verlangsamt die Arbeitsprozesse. So werden beispielsweise die gleichen Aufgaben mehr als einmal erledigt, weil Abteilungen und Mitarbeiter:innen nicht ausreichend über den aktuellen Stand einer Aufgabe informiert sind.

Verbessern Sie Ihr Datenmanagement

Praktisch alle Abteilungen im Unternehmen sind heute fundamental auf Daten angewiesen. Unabhängig davon, ob es sich um die Buchhaltung, das Controlling, die Produktion, die HR-Abteilung, das Marketing oder den Vertrieb handelt. Die Bemühungen, Datenströme im Unternehmen zu integrieren, um dadurch einen besseren Überblick zu gewinnen, sollten deshalb eine hohe Priorität genießen.

Die Einführung eines professionellen digitalen Daten- und Dokumentenmanagements kann Sie diesem Ziel einen großen Schritt näherbringen. Hier ist eine Bestandsaufnahme über die Datenverteilung im Unternehmen am Anfang sinnvoll. Eine wichtige Zwischenetappe sollte sein, den Umfang der verwendeten Papierunterlagen in der Organisation zu identifizieren. Denn dies ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung von papierbasierten Dokumenten. Sind alle wichtigen Unterlagen erstmals digitalisiert, wird deren Bearbeitung deutlich erleichtert. Das wiederum steigert die Produktivität und spart Kosten.

Digitales Dokumentenmanagement & Revisionssicherheit

Neben einer besseren Dokumentenbearbeitung ist Revisionssicherheit eine weitere wesentliche Eigenschaft einer modernen digitalen Archivierung. So werden Sie bei der Erfüllung von gesetzlichen Pflichten zur Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen optimal unterstützt. Dies erleichtert auch die Zusammenarbeit mit Steuerbehörden im Falle einer Prüfung.

Ein DMS – damit ist eine spezielle Software für ein Dokumentenmanagement gemeint – kann Sie in der Praxis beim Management und Archivieren von digitalisierten Dokumenten optimal unterstützen.

Aufgaben & Projekte mit einem DMS managen

Ganz grundsätzlich hilft ein DMS Ihnen dabei, Daten und Dokumente systematisch zu verwalten und somit auch besser zu finden. Ein DMS kann Sie sowohl bei der Strukturierung einzelner Aufgaben unterstützen, als auch dabei helfen, umfangreiche Projekte sicher zu managen. Moderne DMS-Lösungen bieten eine Reihe von nützlichen Funktionen: Sie können unter anderem wichtige Projektdaten, -verläufe und -ergebnisse übersichtlich in einem Dashboard darstellen. So haben Sie immer die Daten, Informationen und Unterlagen zur Hand, die den Fortschritt und Erfolg von Projekten bestimmen. Dies sorgt für einen kontinuierlichen Rundumblick über wichtige Aufgaben in der ganzen Organisation.

Ein gutes DMS stellt Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung, wie beispielsweise die elektronische Wiedervorlage. Viele Dokumente haben Laufzeiten oder Fristen, die bei ihrer Bearbeitung beachtet werden müssen. Beispiele dafür sind die geschäftliche Korrespondenz, Rechnungen oder Verträge, die bearbeitet, angepasst oder gekündigt werden müssen. Mithilfe eines DMS ist es möglich, in jedem Dokument bereits beim Abspeichern den Zeitpunkt festzulegen, an dem Sie an seine Bearbeitungsfrist erinnert werden möchten. Ferner lassen sich auch Vorkehrungen für unvorhergesehene Fälle treffen: Etwa, wenn im Krankheitsfall fällige Dokumente an Kolleg:innen weitergeleitet werden sollen.

Moderne DMS-Lösungen bieten noch mehr

Weitere nützliche Eigenschaften und Funktionen, die ein DMS bietet, sind unter anderem:

• Eine zeitgemäße IT-Sicherheit
• Eine Volltextsuche
• Ein Rechtemanagement
• Eine Versionierung
• Eine Verschlagwortung