Von der Analyse sowie Umsetzung hin zur effizienten Verwaltung und Steuerung Ihrer Vertragsdokumente/-prozesse.
In drei Schritten zu einem professionellen digitalen Vertragsmanagement
Digitale Verträge brauchen keinen Platz, sind immer verfügbar und lassen sich leicht verwalten, steuern und kontrollieren – zentral und effektiv. Die vielfältigen Vorteile machen die Entscheidung leicht. Nur wie sieht die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements im Unternehmen aus? Und was sollten Sie beachten? Dieses Blog dient Ihnen als eine weitere Einstiegsunterstützung, die durch viele weitere Leistungen ergänzt werden kann. Gern stellen wir Ihnen PHOENIX Documents Cloud im Rahmen eines Online-Termins auch „live“ vor. Senden Sie uns Ihre Terminvorschläge einfach an info@iquadrat.de und wir reagieren kurzfristig.
Wir von der IQUADRAT AG beraten Sie bei Ihrem Digitalisierungsvorhaben und beantworten gerne Ihre Fragen, um Ihre Digitalisierungsprojekte voranzutreiben.
Wie schnell habe ich eine Dokumentenmanagement-Software eingerichtet?
Das ist sehr unterschiedlich und hängt von der Größe Ihres Unternehmens bzw. Ihren Anforderungen ab. Zu Beginn empfiehlt es sich festzulegen, welche Erwartungen und Ziele Sie mit der Einführung verbinden. Hierbei hilft es, sich einen Überblick über schon vorhandene Verträge zu verschaffen. Im Anschluss daran können Sie vom Know-how unserer Spezialisten im Rahmen eines Beratungs- und Anforderungsworkshops profitieren, um die optimale Umsetzung zu erreichen.
Ihr Vorteil unseres Beratungs- und Anforderungs-Workshops
Die Ausgangslage unserer Kunden ist vielfältig, der individuelle Lösungsbedarf immer von großer Bedeutung. Kundenorientiert und flexibel erarbeiten unsere Experten die thematisch und finanziell optimale Lösung auch für Ihr Dokumenten- und Workflowmanagement.
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit und funktionierende Lösungen: Kontaktieren Sie uns – wir freuen uns darauf.
Worauf muss ich bei einem digitalen Vertragsmanagement-System achten oder welches System passt besser zu meinem Unternehmen?
Der Arbeitskreis Digital Office Services & Cloud der Bitkom informiert Sie tiefgehend über alles, was Sie bezüglich Cloud-Anwendungen und –Dienstleistungen, Infrastrukturen oder Plattformen im Bereich des Digital Office wissen müssen.
Vorrangiges Ziel des Arbeitskreises ist es, vor allem Transparenz bezüglich datensicherheitsrelevanter und datenschutzbezogener Aspekte zu erzeugen, technische Aspekte bei der Cloud Transformation zu berücksichtigen und Best-Practices aufzuzeigen. Außerdem werden regelmäßig aktuelle Trendthemen auf ihren Bezug und Mehrwert für das Digital Office diskutiert und bewertet. Fordern Sie hier gerne den neuen Bitkom-Leitfaden
„Das Digital Office aus der Cloud“ an.
Online am selben Dokument arbeiten, statt in Aktenordnern, die Ablage digital organisieren oder Verträge elektronisch erstellen und verwalten – die Corona-Pandemie hat in vielen Unternehmen zu einem Digitalisierungsschub geführt. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlt es aber häufig am Know-how, um solche Lösungen zu etablieren. Der Bitkom-Leitfaden liefert Beispiele für entsprechende Angebote aus der Cloud. Dabei geht es jeweils um konkrete Anwendungsmöglichkeiten im digitalen Büro: dem Kundenbeziehungsmanagement (CRM), der Ressourcenplanung (ERP) und dem Dokumenten- und Workflowmanagement (ECM).
Wie funktioniert die reibungslose Einführung und Integration eines digitalen Vertragsmanagement-System in Ihrem Unternehmen?
Volle Kontrolle über alle unternehmensbezogenen Verträge und die dazugehörigen Dokumente
Zu Beginn müssen die Stammdaten z. B. der Vertragspartner eingepflegt bzw. aus Ihren Bestands-Systemen, wie z. B. ERP System bereitgestellt werden.
Nutzen Sie z. B. die Integration von Outlook, können alle Mitarbeiter:innen leicht die Ablage von E-Mails oder Anhängen in die digitale Vertragsakte erledigen. Während der Vertragslaufzeit ändern sich häufig rechtliche Anforderungen, Zusammenhänge oder die Rahmenbedingungen zu den Verträgen. Verträge müssen angepasst oder ergänzt werden, Preislisten aktualisiert und neue AGB hinterlegt werden. Mit unserer Business-Lösung behalten Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand, Änderungen sowie Ergänzungen, die im Kontext des ursprünglichen Vertrages archiviert werden. Zudem können Sie eigene Notizen erfassen. Auch ergänzende Dokumente lassen sich zentral in der digitalen Vertragsakte archivieren. Alle Informationen zu Ihren Verträgen werden zentral abgelegt und sind durch umfangreiche Such- und Sortierfunktionen mobil und ortunabhängig abrufbar.
Jederzeit über den Status Ihrer Verträge informiert
Da es sich bei Verträgen oft um langfristige Geschäftsbeziehungen handelt, ist auch der fluktuationsbedingte Wechsel von Zuständigkeiten, Krankheit oder Urlaub durch Vertreter- oder Nachfolgeregelungen gelöst. Sie können jederzeit den im Vertragswesen anfallenden Informationsbedarf decken, da Sie diese Arbeitsabläufe ganz individuell an Ihre Anforderungen anpassen können. Korrespondenzen rund um die Verträge, Ergänzungs- sowie Änderungsdokumente lassen sich in bestehende Vorgänge integrieren. Ebenfalls interessant ist in diesem Zusammenhang die Erfassung von Finanzdaten zu Ihren Verträgen. Ihre Verträge sind revisionssicher archiviert und vor Dokumentenverlust durch Brand- oder Wasserschäden bzw. falscher Ablage geschützt. In der Historie können Sie schnell nachvollziehen, wer wann welche Änderung vorgenommen hat.
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Dieser beinhaltet neben dem E-Mail- und Telefonsupport auch Onlinemeetings, in denen Sie Unterstützung bei der Einrichtung Ihrer individuellen Lösung erhalten und eventuell aufkommende Fragen beantworten lassen können. Unsere kompetentes Team steht Ihnen persönlich in der Anfangsphase zur Seite.
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Mit unserer Vertragsmanagement-Software CONTRACT für PHOENIX Documents verwalten, steuern und kontrollieren Sie Ihre Verträge zentral und effektiv. Zugriffsberechtigte Mitarbeiter:innen finden sofort die Informationen, Vertragsdaten und Dokumente, die sie für eine sichere Entscheidung benötigen. Laufzeiten, Konditionen, Kündigungsfristen sowie Vertragsinhalte und Zusammenhänge zwischen Verträgen haben Sie jetzt im Blick. Starten Sie jetzt mit einer vorkonfigurierten DMS-Lösung für Ihr Unternehmen und auf Wunsch auch mit unserem Premiumstart! Testen Sie die Business-Lösung jetzt 30 Tage kostenlos.
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