Bund und Kommunen machen es vor: Der digitale Rechnungseingang optimiert den Workflow erheblich. Seit November 2018 ist es das Ziel, dass sämtliche Bundesministerien und Verfassungsorgane elektronische Rechnungen empfangen und natürlich auch bearbeiten können. Bis Ende 2019 sollen dies bereits alle anderen öffentlichen Auftraggeber ebenfalls erfüllen. Zwar steckt die Entwicklung realistisch betrachtet noch in den Kinderschuhen, doch die Marschroute ist klar. Laut Gesetz soll es in der Verwaltung bis Ende November 2020 keine Rechnungen in Papierform mehr geben. Daran sollte sich insbesondere der Mittelstand ein Beispiel nehmen, denn: Der digitale Rechnungseingang bietet zahlreiche Vorteile.
Der digitale Rechnungseingang – Die Vorteile
Grundsätzlich profitieren die Sachbearbeiter in einem Unternehmen oder einer Behörde beim digitalen Rechnungseingang von den vielfältigen Möglichkeiten, die die digitale Datenverarbeitung im Allgemeinen mit sich bringt. Dazu zählen unter anderem:
- Geringere Bearbeitungszeiten und Kosten
- Gleichbleibende und dennoch freigestaltbare Strukturen
- Reduzierter Verwaltungsaufwand
- Optimierte interne Verwaltung der Eingangsrechnung
- Volltextsuchen für schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten
- Revisionssichere und ressourcenschonende Archivierung
Zudem senkt die digitale Eingangsrechnung natürlich auch die Umweltbelastung.
Der digitale Rechnungseingang – Die Praxis
Inzwischen ist es in vielen Unternehmen gängige Praxis, Rechnungen per E-Mail, DE-Mail, PDF-Datei, Fax-Server oder Web-Download mit Login zu versenden. Haben Sie es mit einem solchen Fall zu tun, dann steht dem digitalen Rechnungseingang nichts im Wege. Doch leider überwiegen noch immer die Fälle, in denen Rechnungen in Papierform zugestellt werden. Damit Sie dennoch eine medienbruchfreie und einheitliche Verwaltung Ihrer Eingangsrechnung vornehmen und damit die skizzierten Potenziale nutzen können, müssen Sie Papierrechnungen zunächst scannen. Doch der vermeintliche Aufwand lohnt sich. Als Experte für das digitale Dokumentenmanagement stehen wir Ihnen hierbei gerne zur Seite und entwickeln mit Ihnen praxistaugliche Workflows, die zu unseren vielfältigem Lösungsportfolio passen. Nehmen Sie gerne Kontakt zu unseren Experten auf.
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