Digitalisierung im Handwerk: So digitalisieren Sie Ihre Dokumente und Abläufe

Eine Sache nervt in fast jedem Handwerksbetrieb: der leidige Papierkram. Abschaffen kann man ihn nicht. Aber die Digitalisierung im Handwerk kann den Umgang mit Papierunterlagen vereinfachen. Wie das funktioniert und wie Sie dabei enorm Zeit sparen, erklärt folgender Beitrag.

Die Auftragsbücher im Handwerk sind so gefüllt wie nie. Handwerksbetriebe kommen mit der Umsetzung kaum noch hinterher. Gleichzeitig ist der Fachkräftemangel im Handwerk immens. Dennoch mühen sich viele Betriebe weiter mit der Büroarbeit ab.

Büroarbeit: Zu viel Papier belastet

Tischlermeister Jörg sitzt vor einem Stapel von Eingangsrechnungen. „Der Papierkram raubt mir wahnsinnig viel Zeit“, klagt er. „Diese Stunden fehlen mir für die Kunden und für die Aufträge. Auch um meine Auszubildenden kann ich mich nicht so kümmern, wie ich möchte.“

In dieser Situation kann die Digitalisierung helfen. Denn die Zeit für langwierige manuelle Abläufe ist nicht mehr da. Das Problem ist jedoch die wachsende Papierflut: Was in einem Handwerksbetrieb an Papierdokumenten anfällt, ist enorm.

Auf dem Holzweg: Probleme im Handwerks-Alltag

• Verschwenden Sie viel Zeit bei der Suche nach Papierdokumenten in Ordnern und Ablagen?
• Haben Sie bei Kundenterminen oder auf der Baustelle die nötigen Unterlagen dabei und sind diese immer aktuell?
• Sind Ihre Mitarbeiter*:innen immer alle auf dem gleichen Informationsstand?
• Gehen manchmal Belege oder andere Dokumente verloren?
• Wünschen Sie sich mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft – Ihr Handwerk?

All diese Probleme lassen sich mit einer Software lösen, in der Sie sämtliche Dateien zentral verwalten: in einem sogenannten Dokumentenmanagementsystem (DMS). Damit haben Handwerksbetriebe die Büroarbeit schnell vom Tisch.

Digitalisierung im Handwerk: DMS als Einstieg

Ein DMS ist der gemeinsame Speicherort für alle digitalen Dokumente im Handwerksbetrieb, zum Beispiel für

• Belege (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen etc.)
• Pläne
• Zeichnungen
• Verträge
• Formulare
• Bilder

Weil darin alle Dokumente einfach digital verwaltet, verteilt und archiviert werden, sparen Sie sich jede Menge Arbeit:

• Keine Belege mehr ausdrucken, sortieren und abheften.
• Kein langes Suchen mehr nach Dokumenten.
• Keinen Pendelordner mehr zum Steuerberater bringen.

Mit einem DMS geht Ihnen die Büroarbeit schnell von der Hand!

Zum Beispiel mit dem DMS von IQUADRAT. Lernen Sie hier alle Funktionen des DMS für Handwerker kennen!

Alles im Lot – mit einem DMS für Handwerksbetriebe

Kinderleichte Suche
Alle Dokumente im DMS sind leicht durchsuchbar. Ein Stichwort genügt – und in Sekundenschnelle hat die Software das gewünschte Dokument gefunden. Auch Mitarbeiter:innen, die sich mit der Ablage in der Software nicht auskennen, können alles leicht finden – vorausgesetzt, sie haben die Berechtigung dazu.

Mobil auf alles zugreifen
Gerade im Handwerk muss die Kommunikation zwischen Büro, Werkstatt, Baustelle und Kunden reibungslos laufen. Mit einem Cloud-DMS haben Sie alle Daten auch von unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet vorliegen.

Sicher und rechtskonform
Bestimmte Dokumente müssen laut DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) rechtskonform archiviert werden. Mit einem DMS erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen praktisch „nebenbei“.

Alles nachvollziehbar
Änderungen an Dokumenten werden vom System mitgeschrieben. So ist immer klar, wer wann was geändert hat. Praktisch ist auch die Änderungshistorie: Alte Versionen des Dokuments bleiben erhalten und können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Nichts mehr vergessen
Bei Verträgen können Sie sich zum Beispiel an Kündigungsfristen erinnern lassen. Oder Sie lassen sich an andere Termine erinnern. So verpassen Sie zum Beispiel keine Abgabetermine mehr bei gemieteten Werkzeugen oder Maschinen.

Digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Nie wieder Ordner zum Steuerberater bringen! Ihre Steuerkanzlei erhält einen Zugang zum System und holt sich die Belege selbst ab.

Fazit: Vorteile der Digitalisierung im Handwerk nutzen

Angebote, Aufträge, Rechnungen, Pläne, Zeichnungen – wie in jeder anderen Branche fallen auch im Handwerk zahlreiche Dokumente an. Wer seine Dokumente an einem Ort digital zusammenführt und den sicheren mobilen Zugriff darauf ermöglicht, macht sich das Büroleben leichter. Die Abläufe im Büro, auf der Baustelle und beim Kunden werden stressfreier und reibungsloser. Das bedeutet: Weniger Chaos, weniger Abstimmungsaufwand.

Handwerksbetriebe mit einem DMS arbeiten effizienter!