DMS mit SmartSafe: Gute Gründe für Dokumenten­digitalisierung

Haben Sie Zweifel am Einsatz von Cloud-Lösungen? Ist die Sorge präsent, im entscheidenden Moment nicht auf wichtige Daten zugreifen zu können? Vierundfünfzig Prozent der deutschen Unternehmen setzen inzwischen Cloud-Computing ein – so das Ergebnis des Bitkom Cloud Monitor 2016. Sicherheitsbedenken, Fragen in den Bereichen Governance, Compliance, Performance- und Verfügbarkeits-Aspekte müssen jedoch gezielt erörtert und beantwortet werden, um bestehende Zweifel am Einsatz von Cloud-Lösungen zu zerstreuen. Performance- und Verfügbarkeits-Aspekte möchten wir in diesem Artikel gerne näher beleuchten. Zu den weiteren Themen lesen Sie auch gerne den Leitfaden der Bitkom für Ihre Entscheidung.

Mit PHOENIX SmartSafe können Sie in ihrer IT-Umgebung eine Offline-Sicherung Ihrer PHOENIX Documents Cloud zusätzlich zu den von uns automatisch durchgeführten regelmäßigen Backups erstellen. So haben Sie auch ohne Internetzugang stets einen lesenden Zugriff auf Ihre archivierten Daten. Sie erhöhen damit die Verfügbarkeit Ihrer Dokumente auch bei schlechtem oder nicht vorhandenem Internetzugriff.

Funktion und Installation von SmartSafe

SmartSafe können Sie einfach, schnell und intuitiv auf Ihrem System installieren. Das Menü führt Sie durch die notwendigen Schritte. Sollten dennoch Fragen offenbleiben, helfen Ihnen unsere Mitarbeiter gerne weiter. Hierbei können Sie auswählen, welche Archive aus der Cloud in Ihrer lokalen Sicherheitskopie gespeichert werden sollen. Zudem können Sie verschiedene Benutzerrollen mit unterschiedlichen Leseberechtigungen erstellen. Nach erfolgreicher Installation wird SmartSafe automatisch die Datenlage in Ihrer Cloud mit der lokalen Sicherheitskopie synchronisieren. Sie müssen hierfür nichts machen und können sich voll und ganz auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren.

Die Vorteile von SmartSafe

Die manuelle Datensicherung für DMS aus der Cloud ist langwierig und fehleranfällig. So frisst sie zum einen enorm viele personelle Ressourcen, indem Mitarbeiter wertvolle Zeit zum Speichern der Daten nutzen müssen. Zum anderen droht immer auch die Gefahr, dass in der Fülle der Informationen Dokumente vergessen und deswegen nicht abgespeichert werden oder die Sicherung beispielsweise unter einem falschen Namen geschieht. Hierdurch droht im Worst-Case-Szenario ein fataler Datenverlust. Unsere Lösung SmartSafe arbeitet hingegen von Ihnen unbemerkt im Hintergrund – und das absolut zuverlässig. So werden Workflows nicht ausgebremst und alle Daten werden fortlaufend automatisiert gesichert.

Auch offline arbeiten

Technische Ausfälle können selbst in der sichersten IT-Umgebung vorkommen und wichtige Workflows auch in entscheidenden Momenten ausbremsen oder sogar zum Erliegen bringen. Beispielsweise sei hier ein geschäftliches Meeting mit wichtigen Handelspartnern erwähnt, denen eine neue Strategie in einer Präsentation gezeigt werden soll. Fällt nun das Internet aus, können Sie nicht mehr auf die wichtigen Daten zugreifen. SmartSafe erstellt deswegen für Sie automatisiert eine lokale Sicherheitskopie. So können Sie auch zur Not offline vollwertig weiterarbeiten.

SmartSafe und gesetzliche Vorgaben

DSGVO und GoBD spielen bei der Sicherung von Daten eine zentrale Rolle. Unsere Lösungen helfen Ihnen dabei, die gesetzlichen Regelungen anstandslos und durchgängig zu erfüllen. SmartSafe macht dabei keine Ausnahme. Unser Tool für die automatisierte Generierung einer lokalen Sicherheitskopie erstellt beispielsweise ein revisionssicheres Archiv, sodass die Daten wie vorgeschrieben unveränderbar sind. Zudem sind die zugrundeliegenden Prozesse transparent und wiederholbar. Der Schutz personenbezogener Daten lässt sich mit dem Zuweisen von Rollen gewährleisten. So haben ausschließlich relevante Mitarbeiter, wenn dies für den Prozess notwendig ist, Zugriff auf sensible Daten.

Sie sehen, es sprechen einige Gründe dafür, ein DMS aus der Cloud mit lokaler Sicherungskopie zu nutzen. Sie haben hierzu Fragen? Nehmen Sie gerne zu unseren Cloud-Experten Kontakt auf.