DMS Online: Dokumentenzentrale für alle Abteilungen

Statt DMS-Lösungen auf den eigenen Servern zu betreiben, entdecken Organisationen zunehmend das DMS aus der Cloud. Somit könnte die cloudbasierte Lösung langfristig eine Schlüsselrolle beim Dokumentenmanagement spielen. Im Folgenden gehen wir auf die Chancen und Vorteile ein, die DMS Online Ihnen bietet.

Was versteht man unter einem DMS Online?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) Online ist eine cloudbasierte Software. Diese sorgt dafür, dass wichtige Dokumente revisionssicher in einer zentralen Online-Datenbank gespeichert werden. So können Sie unabhängig von Ihrem Aufenthaltsort auf digitale Unterlagen zugreifen und mit diesen arbeiten. Dafür benötigen Sie nur einen Rechner mit einem Browser und einen Internetzugang.

Der Begriff DMS ist breiter gefasst und schließt sowohl DMS-Software, die On-Premises betrieben wird als auch cloudbasierte DMS-Software ein. DMS Online oder Cloud DMS ist mehr spezifisch und bezieht sich in der Regel auf die letztere Variante, die als SaaS (Software-as-a-Service) in einer Public Cloud bereitgestellt wird.

DMS On-Premises heißt, dass die Lösung vom Unternehmen selbst innerhalb des Unternehmens auf eigenen Servern betrieben wird. In der Regel wird die DMS-Software von der Organisation selbstständig gekauft. Die Datenspeicherung erfolgt dabei lokal. Den Begriff On-Premises verwendet man heute oft auch dann, wenn eine DMS-Lösung in einer Private Cloud betrieben wird. Das ist ein vom Unternehmen exklusiv genutzter Speicherplatz. Dieser und die DMS-Lösung können sich auch außerhalb des Unternehmens befinden und von einem IT-Dienstleister betreut werden.

Hinweis: Möglicherweise sind Sie neben dem Begriff DMS auch der Bezeichnung ECM (Enterprise Content Management) begegnet. ECM-Lösungen haben zum Ziel, alle Daten, Dokumente und Informationen unternehmensweit in einem Software-System zu speichern. Ihr Funktionsumfang ist damit breiter gefasst als der eines DMS – zumindest in der Theorie. Andererseits bieten DMS-Lösungen heute weit mehr als eine revisionssichere Dokumentenarchivierung und viele Funktionen sind mit denen eines ECM identisch. In der Praxis werden die beiden Begriffe daher oft synonym verwendet.

Was sind die Vorteile von DMS Online?

• Damit können Sie die Zusammenarbeit von Mitarbeiter:innen im Unternehmen verbessern.
• Eine übersichtliche und selbsterklärende Benutzeroberfläche minimiert Lernaufwände und steigert die Produktivität.
• Der Anbieter eines DMS Online stellt die IT-Infrastruktur bereit. Sie benötigen im Grunde nur einen Computer mit einem lauffähigen Browser und einer Internetverbindung.
• Sie können flexibel auf Daten zugreifen und mobil von überall arbeiten.
• Die Einführung von DMS Online im Unternehmen kann relativ schnell und einfach erfolgen. Daher ist die Lösung gerade auch für kleinere Organisationen mit begrenzten Ressourcen interessant. Den Betrieb übernimmt der IT-Dienstleister.

Sind DMS Online nicht so ausgereift wie On-Premises-Lösungen?

Grundsätzlich können Sie On-Premises-Lösungen individueller anpassen als cloudbasierte Software. DMS Online-Lösungen orientieren sich jedoch an Best Practices – also an üblichen und bewährten Arbeits- und Geschäftsprozesse. Für Prozesse und Workflows, die sich weitgehend am Standard orientieren, ist DMS Online daher eine gute Lösung. Sie können Ihre cloudbasierte DMS-Software auch bis zu einem bestimmten Maß individualisieren, indem Sie die entsprechenden Einstellungen konfigurieren.

Ist ein DMS Online sicher?

Das Thema Datensicherheit und -schutz bei Cloudlösungen wird oft kontrovers diskutiert. Bedenken Sie jedoch, dass ein professioneller Cloud-Dienstleister mehr Ressourcen in die Sicherheit seiner Lösungen steckt als ein durchschnittliches KMU es sich leisten kann. Auch DMS Online Anbieter investieren in die Datensicherheit und den Datenschutz ihrer Lösungen kontinuierlich – viele besitzen eine IT-Sicherheitszertifizierung wie ISO 27001. Sie sorgen für eine hohe Datenverfügbarkeit, indem sie die Daten gleichzeitig auf mehreren Servern speichern, die sich an verschiedenen Standorten befinden. Dazu kommt, dass viele DMS-Lösungen Ihnen durch vorkonfigurierte Einstellungen das Einhalten von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO erleichtern.

Was sollte ein DMS Online können?

Eine DMS-Cloud-Lösung sollte:

• Eine automatische, revisionsichere und GoBD-konforme Archivierung von elektronischen Dokumenten ermöglichen.
• Rollenbasierte Zugriffsrechte unterstützen.
• Das einfache Bearbeiten von Dokumenten unterstützen, z.B. durch eine Intergration mit MS Office.
• Eine Volltextsuche beinhalten: Damit können Sie nicht nur nach Dateinamen, sondern nach allen Begriffen und Stichwörtern in den digitalen Dokumenten suchen.
• Eine Integration mit anderen Programmen ermöglichen. So können Sie durch entsprechende Adapter und Konnektoren Ihre DMS-Software schnell mit gängigen Softwarelösungen integrieren.