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Effizienter Dokumenten-Scan: OCR Texterkennung für PDF und automatische Verschlagwortung

Das papierlose Büro ist immer noch das Ziel für effiziente und nachhaltige Workflows. Doch wie digitalisieren Sie Dokumente besonders effizient und sicher, die Ihnen nur in Papierform vorliegen? Für viele Unternehmen entstehen hier große logistische und administrative Probleme. In unserem Webinar zu unserer smarten Scan-Lösung PHOENIX CAPTURE haben wir Ihnen die häufigsten Fragen rund um das Scannen und anschließende Ordnen von Dokumenten erläutert. Hier fassen wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammen.

Wie wandele ich meine gescannte Datei in ein PDF um?

Das PDF-Format bietet vor allen Dingen den großen Vorteil der Austauschbarkeit, denn: Das Format wird weltweit genutzt. Dadurch ist die medienbruchfreie Zusammenarbeit mit externen Stellen gesichert. Aus diesem Grund fragen sich viele Anwender, wie sie etwas scannen und als PDF speichern können. Unsere Lösung übernimmt dies für Sie automatisch, für mehr Service und mehr Sicherheit.

Wo finde ich gescannte Dokumente?

Die Frage, wo gescannte Dokumente (überhaupt alle Dokumente) auf dem PC zu finden sind, stellen sich ebenfalls viele Nutzer. Dabei wird sie, wenn man einige Grundregeln beachtet, überflüssig. Wir bieten Ihnen eine Beratung, welche Strategie in Ihrem Unternehmen die richtige sein kann. Eine Möglichkeit z. B. ist es, eine automatische Verschlagwortung beim Scannen durchzuführen. Verschlagwortet werden die Dokumente dabei über Nachschlagetabellen, durch verknüpfte ERP-Systeme oder mittels eines Erkennungsmoduls. Die Indexierung mit einem verknüpften ERP-System funktioniert z. B. mit einer Barcode-Belegnummer, durch die die Daten aus dem ERP-System gezogen werden. So müssen Sie sich nie wieder fragen, wo Sie Ihre gescannten Dokumente wiederfinden.

PHOENIX Capture ist windowsbasiert und exportiert die eingescannten Dokumente entweder in ein Fremdsystem oder direkt in unsere rechtssichere Archivlösung PHOENIX Documents.

Wie nutze ich beim Scan Texterkennung?

Texterkennung beim Scan ist ein überaus nützliches Feature. Mit OCR Texterkennung für PDF können Sie viele zeitraubende Arbeitsschritte, die sonst Ihre Mitarbeiter zusätzlich belasten würden, automatisiert ausführen.

Und was heißt OCR? Die Abkürzung steht für „Optical Character Recognition“, also die optische Erkennung einzelner Buchstaben. Mit OCR Texterkennung für PDF können z. B. Buchstaben oder Zahlen auf Rechnungsbelegen automatisch erkannt werden. Wenn Sie z. B. 42289 als Ziffern auf der Rechnung finden, ist damit noch nicht klar, ob es sich um eine Postleitzahl, Kontonummer oder um einen Teil der IBAN handelt. Die OCR Texterkennung für PDFs ist die Grundvoraussetzung dafür, Daten aus Rechnungsbelegen mit einem Rechnungsleser automatisch zu erkennen. Wie die Zuordnung dann  genau funktioniert und wie Sie z. B. die Rechnungsdaten mit Ihrem ERP-System abgleichen können, erfahren Sie in unserem Webcast zu dem Thema: “PHOENIX CAPTURE: Scannen, erfassen und speichern Sie Ihre Dokumente digital”.

Alle Webcasts können Sie sich hier jederzeit ansehen.

Sie haben noch Fragen zum Scan, PDF oder Texterkennung?

Sie haben weitere Fragen rund um das Scannen von Dokumenten? Dann sehen Sie sich gerne unsere Seite zu PHOENIX CAPTURE an oder nehmen Sie Kontakt zu unseren Scan-Experten auf.

Doch warum sollte man Dokumente eigentlich digitalisieren? In unserem nächsten Webinar stellen wir Ihnen die wichtigsten Gründe vor. Hier geht es zur Anmeldung.

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Unsere gesetzeskonforme Scan-Software für die digitale Erfassung von Papierdokumenten

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