Einfache Dokumentenverwaltung mit der digitalen rechtssicheren Akte

Durch die Corona-Pandemie ist die Arbeitswelt einen großen Schritt auf den Weg in die Digitalisierung gegangen, auf den wir ansonsten vielleicht noch viele Jahre hätten warten müssen. Unternehmen und Beschäftigte haben die vielen Vorteile von „New Work“ und mobiler Arbeit erkannt und planen auch in Zukunft mit hybriden Arbeitsmodellen. Flexible Arbeitszeiten und -orte ermöglichen mehr Teilhabe am Familien- und Privatleben. Laut der Bitkom Studie zur Digitalisierung der Arbeitswelt, Oktober 2020, sagen 74 Prozent der Erwerbstätigen in Deutschland, dass Homeoffice viel stärker genutzt werden sollte. Außerdem müssen Digitalisierungskonzepte noch stärker in Unternehmen und Verwaltung ankommen, damit Deutschlands Arbeitsalltag innovativer und digitaler wird.

Digitalisierung oder digitales Arbeiten – wie kann man das Umsetzen oder zumindest schon mal den ersten Schritt tun – und das auch noch rechtssicher?

Kann jedes Dokument einfach eingescannt werden, oder müssen bestimmte Formen eingehalten werden?

Und wie geht man mit digitalen Daten (z. B. E-Mails) um?

Auf dem Weg in die Digitalisierung stellen sich viele Fragen. Wir wollen Ihnen die wichtigsten beantworten und stehen Ihnen natürlich auch bei der Umsetzung helfend zur Seite.

Was ist eine elektronische Akte?

Eine elektronische Akte ist nichts anderes als eine digitale Abbildung ihrer physischen, herkömmlichen Akte in Papierform. Der digitale Aufbau ist dabei meist an die bereits gewohnte Aktenstruktur angelehnt.

Warum sollte ich auf elektronische Akten umstellen?

Die wichtigsten Gründe sind Raum, Ort und Zeit und die Sicherheit.

Wieviel Platz nimmt Ihre physikalische Ablage ein?
Wie viele Meter Aktenordner haben Sie gelagert, auf die Sie nur selten zugreifen müssen, die aber für das Finanzamt 10 Jahre aufbewahrt werden müssen?
Was kosten diese Räume kalkulatorisch (oder gar tatsächlich)?
An welchem Ort befinden sich Ihre Akten?
Was tun Sie, wenn Sie zu Hause plötzlich einen archivierten Beleg benötigen?
Wie lange brauchen Sie, um den Kaufbeleg des Druckers mit der Seriennummer 123-456 zu finden, den Sie vor 4 oder 5 Jahren erworben haben?
Wieviel Zeit kostet es, alle Ein- und Ausgangsrechnungen für das Bauprojekt „Müller“ zusammen zu stellen?
Welchen Aufwand haben Sie, um alle Dokumente des Lieferanten „Maier“ aus 2021 zu sichten?
Was passiert mit Ihren Belegen bei Feuer- / Wasser- / Sturmschäden?
Wer hat zuletzt in den Arbeitsvertrag von Herrn Einstein geschaut?
Hatte die gekündigte Auszubildende eigentlich Zugang zu den Einkaufsunterlagen?

Neben der deutlichen Ersparnis an Platz erleichtern Sie Ihren dazu berechtigten Mitarbeitern den Zugriff auf alle Akten. So können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, Gebäuden oder Standorten schnell und unkompliziert auf die Akten zugreifen. Und dennoch können Sie bestimmen, wer Zugriff auf diese Akten haben soll. Und nur papierlos können Sie in den Texten (Inhalten) aller Dokumente suchen.

Ebenfalls wichtig zu beachten: Die Finanzverwaltung fordert die elektronische Ablage für elektronische Dokumente – Ausdrucken und Abheften ist in diesem Fall nicht zulässig.

Wie bekomme ich Rechtssicherheit?

Beim digitalen Archivieren von Dokumenten gilt es verschiedene gesetzliche Anforderungen einzuhalten. Am wichtigsten ist die Einhaltung von „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Dort wird unter anderem geregelt, dass Dateien technisch nicht mehr verändert werden dürfen und genauso sicher verwahrt werden müssen wie Papierakten.

Aber auch HGB, AO usw. stellen bestimmte Anforderungen an die elektronische Archivierung, die zu beachten sind.

Haben Sie alle Anforderungen erfüllt, können Sie die Originale in Papierform entsorgen. Wir empfehlen, die zusätzliche Aufbewahrung im Original für bestimmte Dokumentenarten zu prüfen: z. B. amtliche/notarielle Urkunden und Verträge sowie Dokumente mit besonderer Kennzeichnung (Siegel, Prägestempel); Eröffnungsbilanz; Jahresabschlüsse; Original-Vollmachten oder -Dokumente (siehe auch unsere FAQs)

Eine wichtige technische Voraussetzung: viele Anbieter lassen Ihre Lösungen prüfen. Ein solches Zertifikat zu Revisionssicherheit gibt Ihnen die Sicherheit, dass die wichtigsten Anforderungen des Systems geprüft sind und bestätigt die Eignung zur elektronischen Archivierung. Es ist aber auch wichtig, dass ein solches System korrekt eingesetzt wird und die Verfahren zur Archivierung dokumentiert sind.

In unserem kostenlosen Webinar am 10.06.21 wollen wir Ihnen einen ersten Einblick in die Möglichkeiten der digitalen rechtssicheren Akte geben. Buchen Sie noch heute Ihren Platz!