In der aktuellen Corona-Krise möchten immer mehr Betriebe Home-Office einrichten. Doch längst nicht alle Unternehmen sind auf diese Entwicklung vorbereitet. Die Folge: halbgare Lösungen. Mitarbeiter schleppen Akten und Dokumente mit nach Hause, sensible personenbezogene Daten sind vor dem Zugriff Dritter nicht ausreichend geschützt und durch die schlechte Abrufbarkeit von Informationen werden Prozesse ausgebremst oder kommen zum Stillstand. Dabei bieten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) längst schon eine effiziente, komfortable und sichere Lösung für diese Problemstellung. Insbesondere DMS aus der Cloud sind ideal für das Einrichten von Home-Office.
Home-Office aus der Cloud – Welche Vorteile ergeben sich?
Vereinfacht gesagt bietet eine Information nur dann einen unternehmerischen Vorteil, wenn Sie zu jeder Zeit von jedem berechtigten Mitarbeiter von jedem beliebigen Ort abgerufen werden kann. Ein DMS aus der Cloud erfüllt diese Bedingungen für das Home-Office. Unternehmen, die jetzt in entsprechende Lösungen investieren, profitieren von einem Maximum an Flexibilität – und das nicht nur während der Corona-Krise. Ihre Mitarbeiter können die gleiche Arbeit bequem von zu Hause aus verrichten. Transparent, sicher und komfortabel. Außerdem lässt sich ein Home-Office aus der Cloud besonders schnell einrichten, denn die Lösung steht Ihnen als Software as a Service zur Verfügung. Das heißt: Es muss keine Software auf Ihrer Festplatte installiert werden. Der Zugriff erfolgt per Webbrowser. Die Steuerung ist hierbei intuitiv, sodass langwierige Schulungen entfallen. Einloggen und mit der Arbeit starten – mehr ist nicht nötig. Unter diesen Aspekten profitieren Sie auch von geringen Kosten beim Einrichten des Home-Office.
Funktionalitäten für das Home-Office aus der Cloud
Unternehmen, die Ihr Home-Office über ein DMS aus der Cloud einrichten, profitieren von den allgemeinen Vorzügen, die sich durch die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems ergeben. Über eine komfortable Suchfunktion können Ihre Mitarbeiter schnell alle gewünschten Informationen auffinden und abrufen. Über eine automatisierte Verschlagwortung ist hierbei stets die Übersicht im Dokumentendschungel gewährleistet. Moderne Systeme bieten Ihnen sogar ein KI-gestütztes Auslesen von Informationen. So lassen sich beispielsweise die Daten von Eingangsrechnungen automatisiert im Cloud DMS erfassen. Weitere Features wie eine Protokollierung und Historienfunktion steigern die Transparenz, da sich somit alle getätigten Prozessschritte eines Mitarbeiters nachvollziehen lassen.
Dynamisch und Flexibel – Das Home-Office aus der Cloud passt sich an
Personal und Arbeitsstrukturen sind nicht starr, sondern zweitweise überaus dynamisch. Auch hier zeigt das DMS aus der Cloud im Home-Office seine Stärken. Legen Sie unkompliziert und schnell Benutzerrollen an, so dass nur berechtigte Mitarbeiter auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Diese Rollenprofile können Sie jeweils den aktuellen betrieblichen Anforderungen anpassen. Zudem ist eine Cloud-Lösung für das Home-Office frei skalierbar. So können Sie den Funktionsumfang und auch das zur Verfügung stehende Datenvolumen Ihren tatsächlichen Bedürfnissen anpassen. Getreu dem Motto: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“ erzielen Sie damit ein Höchstmaß an Effizienz. So bleiben die Kosten für das Einrichten Ihres Home-Office möglichst gering.
Home-Office aus der Cloud – Rechtliche Aspekte
Wie eingangs erwähnt, improvisieren viele Unternehmen und auch Behörden, wenn sie ein Home-Office einrichten. Dabei werden insbesondere die Vorgaben der DSGVO und GoBD verletzt. Wer Home-Office über ein DMS aus der Cloud nutzt, erfüllt hingegen alle gesetzlichen Anforderungen rund um Datenschutz und die Langzeitarchivierung von Dokumenten. Dafür sind beispielsweise entsprechende Fristen standardmäßig im System hinterlegt. Ebenso verhindern die schon thematisierten Benutzerrollen den Zugriff Unbefugter auf vertrauliche Daten.
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