Das papierlose Büro bietet zahlreiche Vorteile: Digitale Dokumente lassen sich effizienter verwalten, Ressourcen werden eingespart und die Umwelt geschont. Doch einen Nachteil hat die digitale Archivierung: Es muss sichergestellt werden, dass die gespeicherten Dokumente nach den gleichen gesetzlichen Regelungen vorgehalten werden wie analoge Dokumente. Aufbewahrungsfristen und Datenschutz sind hier die Schlagwörter. Abhilfe schafft die Verwaltungsvorschrift GoBD, die die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff definiert. Wir listen Ihnen auf, was die wichtigsten Grundsätze der GoDB sind und wie Ihnen ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei der digitalen Archivierung hilft.
Dokumentenmanagementsystem bietet technologieneutrale Archivierung
Für die digitale Archivierung müssen die gleichen Grundsätze wie bei analogen Medien gelten. Das heißt: Sie müssen universell auslesbar sein beziehungsweise es werden keine bestimmten Technologien für die Archivierung vorgeschrieben. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Zugriff auf die Dokumente uneingeschränkt möglich ist. Ein DMS unterstützt Sie bei der technologieneutralen Archivierung von Dokumenten.
Archivieren Sie Belege rechtskonform
Verluste und Manipulationen von Belegen müssen verhindert werden. Ein DMS ermöglicht das zeitnahe und rechtskonforme Archivieren von Belegen und senkt somit das Risiko vor unbefugten Änderungen an den Dokumenten. Warum ist gerade hierbei ein DMS wichtig? Anwender können mit einem Dokumentenmanagementsystem bereits mit wenigen Klicks eine dauerhafte und revisionssichere Speicherung der Dokumente vornehmen. Aufwendige Maßnahmen, die den standardisierten Workflow übersteigen, sind nicht nötig.
GoBD-konform mit einem DMS archivieren
Wie schon geschildert, stellt die Vermeidung von Manipulationen eine wesentliche Aufgabe im digitalen Archiv dar. Um dies zu gewährleisten, sollten Anwender dringend auf ein modernes DMS setzen. Nur mit einem Dokumentenmanagementsystem können Dokumente revisionssicher archiviert und die gesetzlichen Vorgaben der GoBD eingehalten werden. Das DMS nutzt dafür eine ganze Reihe an Features wie Sicherungen, Sperren, Festschreibungen, Löschmerkern, automatischen Protokollierungen, Historisierungen und Versionierungen.
Mit DMS Dokumente dauerhaft lesbar und rechtskonform archivieren
Ein zentraler Aspekt bei der digitalen Archivierung von Dokumenten kommt der dauerhaften Lesbarkeit und Auswertbarkeit zu. So dürfen auch technologische Entwicklungen nicht dazu führen, dass für die Speicherung ein Datenformat gewählt wird, das in Zukunft veraltet sein könnte. Zwar hat ein Anwender die Formatfreiheit bei der Datenwahl. Dies gilt aber nur solange die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit sichergestellt sind. Ein Dokumentenmanagement unterstützt Sie bei der dauerhaft lesbaren und GoBD-konformen Archivierung von Dokumenten, indem entsprechende Datenformate genutzt werden.
Können Digitalarchive auch für steuerrelevante Daten genutzt werden?
Oft stellen sich Unternehmen bei sensiblen Daten, die für den Fiskus von Relevanz sind, die Frage, ob auch diese elektronisch archiviert werden dürfen. Die klare Antwort: Ja. Allerdings muss beachtet werden, dass die Dokumente in quantitativer und qualitativer Hinsicht bei der Auswertung die gleichen Anforderungen erfüllen müssen wie analoge Daten. Deswegen sollten insbesondere steuerrelevante Daten rechtskonform archiviert werden. Andernfalls drohen im schlimmsten Fall hohe Strafen.
Das Verfahren zur digitalen Archivierung muss transparent sein
Damit überprüft werden kann, ob Anwender GoBD-konform digital archivieren, muss das zugrundeliegende Verfahren transparent dokumentiert werden. Auch hierbei bietet ein DMS entscheidende Vorteile. Die Prozesse einer solchen Lösung sind transparent und gesetzeskonform. Das heißt: Wenn Sie mit einem Dokumentenmanagementsystem archivieren, können Sie jederzeit schnell und nachvollziehbar die archivarischen Grundsätze darlegen.
Sie möchten sich über weitere Details zur Archivierung mit unserem Dokumentenmanagementsystem informieren? Dann sehen Sie sich die verlinkte Seite genauer an oder nehmen Sie gerne Kontakt zu unseren Experten auf.
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