Mobil und ortsunabhängig arbeiten – Ein DMS aus der Cloud macht es möglich

In der Corona-Krise wollen oder müssen viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Oftmals hinken Unternehmen jedoch im Bereich der Digitalisierung hinterher und gehen beim Thema mobiles Arbeiten faule Kompromisse ein, denn: Wer ortsunabhängig arbeiten soll, der muss in der Lage sein, auf die benötigten Informationen und Dokumente digital zugreifen zu können. Mitarbeiter, die Berge von Akten mit nach Hause nehmen, sind nicht nur unzeitgemäß, sondern begehen oftmals auch Verstöße gegen Grundverordnungen wie DSGVO und GoBD. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) umgehen Sie all diese Probleme und können für das mobile Arbeiten eine effiziente Lösung nutzen.

Ortsunabhängiges Arbeiten – Gründe und Vorteile für Arbeitnehmer

Ob es um mehr Flexibilität geht, die Fahrzeit zum Büro eine Belastung darstellt oder – wie aktuell durch das Corona-Virus – gesundheitliche Aspekte beachtet werden müssen, die Gründe für mobiles Arbeiten sind vielfältig. Meist verbinden wir mit dem ortsunabhängigen Arbeiten den Wunsch der Mitarbeiter, von zu Hause aus arbeiten zu wollen und sehen deswegen vor allem Vorteile für Arbeitnehmer. Doch auch Unternehmen beziehungsweise Arbeitgeber profitieren von diesem Modell.

Unternehmen können durch das ortsunabhängige Arbeiten flexibel reagieren

Das mobile Arbeiten erlaubt es Unternehmen, agiler auf die Wechselfälle des Lebens zu reagieren. Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten können, fallen weniger oft aus, weil beispielsweise unerwartet die Betreuung des eigenen Kindes übernommen werden muss. Zudem kann ortsunabhängiges Arbeiten auch auf Dienstreisen genutzt werden. Wer für ein Meeting mit der Bahn quer durch Deutschland reist, kann die Zeit im Zug sinnvoll für das Unternehmen nutzen.

Funktionen beim ortsunabhängigen und mobilen Arbeiten

Essenziell für den Erfolg des mobilen Arbeitens ist es, die gleichen Voraussetzungen wie am Arbeitsplatz zu schaffen. Das heißt: Wer von zu Hause aus arbeitet, muss den vollen Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Informationen im Unternehmen erhalten. Ein DMS aus der Cloud bietet sich hierbei als ideale Lösung an. Das DMS unterstützt alle wesentlichen Funktionen für eine gelungene Dokumentenverwaltung wie Volltextsuche, Verschlagwortung von eingehenden Informationen und die Erstellung unternehmensspezifischer Workflows und mitarbeiterbezogener Benutzerrollen.

Umsetzung von ortsunabhängigen Arbeiten

Viele Unternehmen scheuen die Investition in mobiles Arbeiten, weil sie Aufwand und Kosten fürchten. Dabei zeigt sich ein DMS aus der Cloud als praktisch und preiswert. Das DMS wird dabei als Software as a Service aus der Cloud heraus bereitgestellt. Der jeweilige Mitarbeiter muss sich dort nur einloggen, um von zu Hause aus arbeiten zu können. Die Installation einer Software ist nicht nötig. Zudem überzeugen solche Lösungen durch eine ausgeprägte Usability und einen frei skalierbaren Funktionsumfang. Somit entfallen unnötige Funktionalitäten und aufwendige Schulungen, wodurch das ortsunabhängige Arbeiten mit deutlich geringeren Kosten verbunden ist, als viele Unternehmer befürchten.

Ortsunabhängiges Arbeiten – Mit uns auf der sicheren Seite

Eine weitere Sorge vieler Unternehmer sind rechtliche Aspekte. Wer jedoch für das mobile Arbeiten auf eine DMS-Lösung setzt, kann sicher sein, die Vorgaben von DSGVO und GoBD einzuhalten. So schützen beispielsweise die bereits erwähnten Nutzerprofile personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff. Zudem sind gängige Fristen zur Aufbewahrung von Dokumenten in den Systemen hinterlegt, sodass diese automatisiert eingehalten werden.

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