Problemlose Einführung und hohe Anwenderakzeptanz innerhalb der dfv Mediengruppe

Die dfv Mediengruppe nutzt bereits eine Palette etablierter Lösungen für das unternehmensweite Enterprise Content Management. ECM-Software unterstützt die administrativen Abläufe der dfv Mediengruppe und ermöglicht einen optimierten Informationsüberblick und verbesserte Prozessklarheit in den Bereichen des allgemeinen DMS, der Archivierung und FiBu.

• Dokumenten- und Prozessmanagement mit SAP
• FiBU- Lösung mit SAP FI
• Archiv- und Scan-Lösungen anderer Fremdanbieter

Das Prozessmanagement wird über SAP abgebildet. Die Finanzbuchhaltung nutzt das SAP Modul SAP FI zum Buchen und Kontieren von Belegen und Rechnungen. Hinterlegt sind die u.a. für die FiBu relevanten Dokumente in digitalisierter Form in einem elektronischen Archiv.

PHOENIX INVOICE soll als Fachanwendung zur Verwaltung und Lenkung von Eingangsrechnungen in diese Infrastruktur eingepasst werden.

Ein Workshop mit Projektleitern der dfv Mediengruppe und der IQUADRAT AG skizzierte vorab die Parameter für PHOENIX INVOICE. Ziel war es, den Anwendern unter Einhaltung aller technischen Voraussetzungen eine komfortable und einfach zu bedienende Fachanwendung zur Verwaltung digitaler Rechnungen und Belege zu bieten.

Nachdem der konkrete Bedarf und die bestehende Infrastruktur ermittelt waren, wurde innerhalb von zehn Wochen das System wie gewünscht in der dfv Mediengruppe eingeführt. PHOENIX Invoice ist sehr anwenderfreundlich und ermöglicht den Mitarbeitern, Eingangsrechnungen bequem zu verwalten und zu steuern.

Der neue Invoice-Workflow bildet den gesamten Kontext eines Rechnungsvorgangs ab. Jede Eingangsrechnung wird vor der Weitergabe an SAP FI auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft, so dass nur komplette und richtig berechnete Buchungssätze an den Gesamt-Workflow übergeben werden.

PHOENIX Invoice gewährleistet, dass die Rechnungsdaten und Suchkriterien den Anforderungen und Bedürfnissen der dfv Mediengruppe und ihrer Mitarbeiter exakt entsprechen. Die kundenangepassten Workflow Data Sheets ermöglichen es, die etablierten Grundsätze und Richtlinien zur Kategorisierung und Verschlagwortung von Informationen, Dokumenten und eben auch Eingangsrechnungen exakt fortzuführen.

Das System managt eingehende digitale Eingangsrechnungen, z.B. in Form von Emails und PDFs, genauso wie per Scan-Client digitalisierte Papier-Rechnungen. Der Scan-Client wie auch ein Archiv zur elektronischen Ablage der Daten sind von einem Fremd-Anbieter und konnten reibungslos in den Workflow integriert werden. Das Eingangsrechnungsmanagement von IQUADRAT ermöglicht es, die jeweiligen Vorgänge verknüpft zu allen relevanten Dokumenten und Daten digital abzulegen, also inklusive zugehöriger Angebote, Bestellungen und Lieferscheinen. Dadurch ermöglicht PHOENIX Invoice der dfv Mediengruppe eine optimale Nachvollziehbarkeit zu allen Zahlungsvorgängen der gesamten Unternehmensgruppe.

Fristen und Fälligkeiten lassen sich transparent nachvollziehen, so dass Skonto- und Preisabschläge problemlos zu realisieren sind. Der Status eines Buchungsvorgangs kann bequem verfolgt werden, damit stets Klarheit herrscht, an welcher Station, bei welchem Mitarbeiter und in welchem Bearbeitungsstatus ein Vorgang vorliegt. Geschützt wird diese Übersicht mittels eines rollenorientierten Rechtesystems, welches die Einsicht reguliert und einen Zugriff nicht berechtigter Personen verhindert.

PHOENIX Invoice hat der papier- und zeitintensiven Verwaltung von Eingangsrechnungen ein Ende bereitet. Besonders in puncto Zeitersparnis überzeugt der Invoice-Workflow: Das Suchen und Finden auch älterer Rechnungen ist für die Anwender unmittelbar erfolgreich erledigt. Die Aufbewahrung erfolgskritischer Dokumente ist in digitaler Form sicherer und zuverlässiger geworden: Papierakten können verloren gehen oder vernichtet werden. Die digitalen Dokumente der dfv Mediengruppe sind dagegen stets redundant an verschiedenen Orten gesichert, verschlüsselt und vor Vernichtung geschützt. Ein vollständiger Datenverlust ist damit nahezu ausgeschlossen.
Rein betriebswirtschaftlich betrachtet ermöglicht PHOENIX Invoice die konsequente Realisierung von Skontovorteilen, so dass innerhalb kürzester Zeit der Return-of-Invest durch den Invoice-Workflow erreicht werden konnte.