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Mehr wissen, richtig entscheiden

Problemlose Einführung und hohe Anwenderakzeptanz innerhalb der dfv Mediengruppe

Wir haben unser Ziel, einen effektiveren und transparenteren Rechnungsdurchlauf, mit PHOENIX INVOICE erreicht.

Menschen in ihrem Beruf und ihrem Geschäft erfolgreicher zu machen – das sieht die dfv Mediengruppe als ihre zentrale Aufgabe. „Wer unsere Medien liest, unsere Veranstaltungen besucht und unsere Angebote nutzt, hat den Kompass zum eigenen Erfolg in der Hand“, so Klaus Kottmeier, Aufsichtsratsvorsitzender der dfv Mediengruppe. „Denn mit uns ist man ganz nah dran: an den Menschen, den Themen und den Branchenentwicklungen. Wir bieten echte Informationsvorteile und attraktive Werbeumfelder.“

Im Jahr 1946 gegründet, zählt die dfv Mediengruppe heute in Deutschland und Europa zu den erfolgreichsten Unternehmen ihrer Branche. Sie beschäftigt 970 Mitarbeiter im In- und Ausland und erzielte 2015 einen Umsatz von 147,3 Millionen Euro. Spezialisiert ist die dfv Mediengruppe auf die Business-to-Business-Kommunikation.

Für elf bedeutende Wirtschaftsbereiche bietet sie aktuell über 100 Fachpublikationen. Alles bedeutende Medienmarken, die sämtliche Kanäle moderner Fachinformation bedienen. Von der gedruckten Zeitschrift über digitale Angebote wie Newsletter und Apps bis hin zu spezialisierten Veranstaltungen – dies alles ist in der dfv Mediengruppe vertreten. Abgerundet wird das dfv Portfolio von rund 400 Fachbuchtiteln, die als praxisnahe Ratgeber dienen, sowie zahlreichen Serviceangeboten wie beispielsweise Marktforschung.

iquadrat Leitsatz und Geschäftsmann
PHOENIX INVOICE – nach problemloser Einführung und einer hohen Anwenderakzeptanz konnten wir schnell unser Ziel eines effektiveren und transparenteren Rechnungsdurchlaufs erreichen.

Bedarf

  • Digitales Eingangsrechnungsmanagement
  • Reibungslose Einbindung in die bestehende ECM- und IT-Infrastuktur
  • Benutzerfreundliche, unkomplizierte Anwendung
  • Potentiell erweiterbare Workflowlösung

Zielsetzung

  • Überwachung von Fristen und Fälligkeiten
  • Steuerung und Automatisierung von Verwaltungsprozessen
  • Effizienzsteigerung durch Automatisierungen
  • Effizienzsteigerung durch schnelle Such- und Nachschlagefunktion
  • Digitalisierung der Rechnungsprüfung und Buchhaltung

Umsetzung und Ergebnis

  • Nach Ermittlung des genauen Bedarfs und der vorhandenen Infrastruktur erfolgte innerhalb von zehn Wochen ein erfolgreiches Roll-out in der dfv Mediengruppe.
  • In der Pilotphase vor dem unternehmensweiten Roll-out wurde PHOENIX INVOICE im Bereich IT-Services eingesetzt und getestet.
  • Kundenwunschanpassungen – Integrationen, Add-Ins, angepasste Labels und Schaltflächen – wurden exakt umgesetzt.
  • Eine Mitarbeiterschulung wurde zum Roll-out durchgeführt, um allen Anwendern den sicheren und selbstverständlichen Umgang mit PHOENIX INVOICE von Anfang an zu ermöglichen.

„Mehr wissen, richtig entscheiden“, das ist der Leitsatz der dfv Mediengruppe. Danach richtet sich das Engagement der Unternehmensführung, sowohl für das Wohl ihrer Kunden als auch selbstverständlich ihrer Mitarbeiter.

Die dfv Mediengruppe möchte auch in Zukunft bestmöglich aufgestellt sein, um diesem Leitsatz weiter gerecht zu werden und das Wachstum des Unternehmens voranzutreiben. Ein modernes Dokumentenmanagement kann betriebswirtschaftlich einen wichtigen Teil dazu beitragen. Daher hat sich die Unternehmensführung dazu entschieden, ihre Buchhaltung mit dem Eingangsrechnungsmanagement der IQUADRAT AG, PHOENIX Invoice, zu unterstützen.

In der IT-Infrastruktur der dfv Mediengruppe ist bereits sowohl Software von SAP als auch Software von weniger verbreiteten Anbietern integriert. Eine spezialisierte Lösung zur Prüfung und Lenkung eingehender Rechnungen sollte im nächsten Schritt implementiert werden.

Die Entscheidung, die IQUADRAT AG in die Auswahl der potenziellen Lösungsanbieter aufzunehmen, erfolgte frühzeitig aufgrund einer Kundenempfehlung der Rechnungsverwaltung PHOENIX Invoice. Für die Entscheidungsfindung wurden die Lösungsangebote aller Anbieter eingehend auf Kosten und Nutzen geprüft und bewertet.

Aufgabenstellung
Mit der Entscheidung, PHOENIX INVOICE in die bestehende ECM- und IT-Infrastruktur zu integrieren, mussten allgemeine Aufgaben und Anforderungen sowie die Grenzen und Verbindungen zu anderen Unternehmensprozessen definiert werden. Voraussetzung des neuen Rechnungsworkflow-Prozesses und dessen Software war es, sich nahtlos in die bestehende Gesamt-Infrastruktur einzufügen.

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