Menschen in ihrem Beruf und ihrem Geschäft erfolgreicher zu machen – das sieht die dfv Mediengruppe als ihre zentrale Aufgabe. „Wer unsere Medien liest, unsere Veranstaltungen besucht und unsere Angebote nutzt, hat den Kompass zum eigenen Erfolg in der Hand“, so Klaus Kottmeier, Aufsichtsratsvorsitzender der dfv Mediengruppe. „Denn mit uns ist man ganz nah dran: an den Menschen, den Themen und den Branchenentwicklungen. Wir bieten echte Informationsvorteile und attraktive Werbeumfelder.“
Im Jahr 1946 gegründet, zählt die dfv Mediengruppe heute in Deutschland und Europa zu den erfolgreichsten Unternehmen ihrer Branche. Sie beschäftigt 970 Mitarbeiter im In- und Ausland und erzielte 2015 einen Umsatz von 147,3 Millionen Euro. Spezialisiert ist die dfv Mediengruppe auf die Business-to-Business-Kommunikation.
Für elf bedeutende Wirtschaftsbereiche bietet sie aktuell über 100 Fachpublikationen. Alles bedeutende Medienmarken, die sämtliche Kanäle moderner Fachinformation bedienen. Von der gedruckten Zeitschrift über digitale Angebote wie Newsletter und Apps bis hin zu spezialisierten Veranstaltungen – dies alles ist in der dfv Mediengruppe vertreten. Abgerundet wird das dfv Portfolio von rund 400 Fachbuchtiteln, die als praxisnahe Ratgeber dienen, sowie zahlreichen Serviceangeboten wie beispielsweise Marktforschung.
Bedarf
Zielsetzung
Umsetzung und Ergebnis
Das Arbeiten mit PHOENIX INVOICE macht den gesamten Prozess effizienter und transparenter. Das Bearbeiten der Eingangsrechnungen ist deutlich schneller und auch das „Ordner wälzen“ entfällt. Die Dokumentensuche ist jetzt komfortabel und viel gezielter möglich – ein Auffinden der Belege in jedem Fall gewährleistet. Wertvoll ist weiterhin die gewonnene Transparenz durch die Beleghistorie: Status- und Beleglauf sowie der Bearbeiter sind problemlos zu ermitteln.
Auch durch die einfache Handhabung ist der Rechnungsdurchlauf mit PHOENIX INVOICE im Schnitt zwei Tage schneller, was zu einer deutlich höheren Ausschöpfung beim Skonto führt.
Durch die Einführung von PHOENIX INVOICE ist ein schneller Rechnungslauf gewährleistet. Die Rechnungen und Dokumente sind immer einsehbar, Kontierungen sind mittels der Drop-Down-Menüs unkompliziert durchzuführen und der Freigabe-Status ist überprüfbar. Die Dokumentation ist übersichtlich und nachvollziehbar – auch über einen längeren Zeitraum. Das ist hilfreich, um die geplanten und tatsächlichen Kosten für unseren kompletten Verlagsbereich immer im Blick zu haben. PHOENIX INVOICE ist für mich schnell, sicher und komfortabel in der Anwendung.
Dank einer problemlosen Einführung und einer hohen Anwenderakzeptanz konnten wir schnell unser Ziel eines effektiveren und transparenteren Rechnungsdurchlaufs erreichen.
„Mehr wissen, richtig entscheiden“, das ist der Leitsatz der dfv Mediengruppe. Danach richtet sich das Engagement der Unternehmensführung, sowohl für das Wohl ihrer Kunden als auch selbstverständlich ihrer Mitarbeiter.
Die dfv Mediengruppe möchte auch in Zukunft bestmöglich aufgestellt sein, um diesem Leitsatz weiter gerecht zu werden und das Wachstum des Unternehmens voranzutreiben. Ein modernes Dokumentenmanagement kann betriebswirtschaftlich einen wichtigen Teil dazu beitragen. Daher hat sich die Unternehmensführung dazu entschieden, ihre Buchhaltung mit dem Eingangsrechnungsmanagement der IQUADRAT AG, PHOENIX Invoice, zu unterstützen.
In der IT-Infrastruktur der dfv Mediengruppe ist bereits sowohl Software von SAP als auch Software von weniger verbreiteten Anbietern integriert. Eine spezialisierte Lösung zur Prüfung und Lenkung eingehender Rechnungen sollte im nächsten Schritt implementiert werden.
Die Entscheidung, die IQUADRAT AG in die Auswahl der potenziellen Lösungsanbieter aufzunehmen, erfolgte frühzeitig aufgrund einer Kundenempfehlung der Rechnungsverwaltung PHOENIX Invoice. Für die Entscheidungsfindung wurden die Lösungsangebote aller Anbieter eingehend auf Kosten und Nutzen geprüft und bewertet.
Die dfv Mediengruppe nutzt bereits eine Palette etablierter Lösungen für das unternehmensweite Enterprise Content Management. ECM-Software unterstützt die administrativen Abläufe der dfv Mediengruppe und ermöglicht einen optimierten Informationsüberblick und verbesserte Prozessklarheit in den Bereichen des allgemeinen DMS, der Archivierung und FiBu.
Das Prozessmanagement wird über SAP abgebildet. Die Finanzbuchhaltung nutzt das SAP Modul SAP FI zum Buchen und Kontieren von Belegen und Rechnungen. Hinterlegt sind die u.a. für die FiBu relevanten Dokumente in digitalisierter Form in einem elektronischen Archiv.
PHOENIX INVOICE soll als Fachanwendung zur Verwaltung und Lenkung von Eingangsrechnungen in diese Infrastruktur eingepasst werden.
Ein Workshop mit Projektleitern der dfv Mediengruppe und der IQUADRAT AG skizzierte vorab die Parameter für PHOENIX INVOICE. Ziel war es, den Anwendern unter Einhaltung aller technischen Voraussetzungen eine komfortable und einfach zu bedienende Fachanwendung zur Verwaltung digitaler Rechnungen und Belege zu bieten.
Mit der Entscheidung, PHOENIX INVOICE in die bestehende ECM- und IT-Infrastruktur zu integrieren, mussten allgemeine Aufgaben und Anforderungen sowie die Grenzen und Verbindungen zu anderen Unternehmensprozessen definiert werden. Voraussetzung des neuen Rechnungsworkflow-Prozesses und dessen Software war es, sich nahtlos in die bestehende Gesamt-Infrastruktur einzufügen.
Nachdem der konkrete Bedarf und die bestehende Infrastruktur ermittelt waren, wurde innerhalb von zehn Wochen das System wie gewünscht in der dfv Mediengruppe eingeführt. PHOENIX Invoice ist sehr anwenderfreundlich und ermöglicht den Mitarbeitern, Eingangsrechnungen bequem zu verwalten und zu steuern.
Der neue Invoice-Workflow bildet den gesamten Kontext eines Rechnungsvorgangs ab. Jede Eingangsrechnung wird vor der Weitergabe an SAP FI auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft, so dass nur komplette und richtig berechnete Buchungssätze an den Gesamt-Workflow übergeben werden.
PHOENIX Invoice gewährleistet, dass die Rechnungsdaten und Suchkriterien den Anforderungen und Bedürfnissen der dfv Mediengruppe und ihrer Mitarbeiter exakt entsprechen. Die kundenangepassten Workflow Data Sheets ermöglichen es, die etablierten Grundsätze und Richtlinien zur Kategorisierung und Verschlagwortung von Informationen, Dokumenten und eben auch Eingangsrechnungen exakt fortzuführen.
Das System managt eingehende digitale Eingangsrechnungen, z.B. in Form von Emails und PDFs, genauso wie per Scan-Client digitalisierte Papier-Rechnungen. Der Scan-Client wie auch ein Archiv zur elektronischen Ablage der Daten sind von einem Fremd-Anbieter und konnten reibungslos in den Workflow integriert werden. Das Eingangsrechnungsmanagement von IQUADRAT ermöglicht es, die jeweiligen Vorgänge verknüpft zu allen relevanten Dokumenten und Daten digital abzulegen, also inklusive zugehöriger Angebote, Bestellungen und Lieferscheinen. Dadurch ermöglicht PHOENIX Invoice der dfv Mediengruppe eine optimale Nachvollziehbarkeit zu allen Zahlungsvorgängen der gesamten Unternehmensgruppe.
Fristen und Fälligkeiten lassen sich transparent nachvollziehen, so dass Skonto- und Preisabschläge problemlos zu realisieren sind. Der Status eines Buchungsvorgangs kann bequem verfolgt werden, damit stets Klarheit herrscht, an welcher Station, bei welchem Mitarbeiter und in welchem Bearbeitungsstatus ein Vorgang vorliegt. Geschützt wird diese Übersicht mittels eines rollenorientierten Rechtesystems, welches die Einsicht reguliert und einen Zugriff nicht berechtigter Personen verhindert.
PHOENIX Invoice hat der papier- und zeitintensiven Verwaltung von Eingangsrechnungen ein Ende bereitet. Besonders in puncto Zeitersparnis überzeugt der Invoice-Workflow: Das Suchen und Finden auch älterer Rechnungen ist für die Anwender unmittelbar erfolgreich erledigt. Die Aufbewahrung erfolgskritischer Dokumente ist in digitaler Form sicherer und zuverlässiger geworden: Papierakten können verloren gehen oder vernichtet werden. Die digitalen Dokumente der dfv Mediengruppe sind dagegen stets redundant an verschiedenen Orten gesichert, verschlüsselt und vor Vernichtung geschützt. Ein vollständiger Datenverlust ist damit nahezu ausgeschlossen.
Rein betriebswirtschaftlich betrachtet ermöglicht PHOENIX Invoice die konsequente Realisierung von Skontovorteilen, so dass innerhalb kürzester Zeit der Return-of-Invest durch den Invoice-Workflow erreicht werden konnte.
Nutzen
Leistung
