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Mehr wissen, richtig entscheiden

Problemlose Einführung und hohe Anwenderakzeptanz innerhalb der dfv Mediengruppe

Wir haben unser Ziel, einen effektiveren und transparenteren Rechnungsdurchlauf, mit PHOENIX INVOICE erreicht.

Menschen in ihrem Beruf und ihrem Geschäft erfolgreicher zu machen – das sieht die dfv Mediengruppe als ihre zentrale Aufgabe. „Wer unsere Medien liest, unsere Veranstaltungen besucht und unsere Angebote nutzt, hat den Kompass zum eigenen Erfolg in der Hand“, so Klaus Kottmeier, Aufsichtsratsvorsitzender der dfv Mediengruppe. „Denn mit uns ist man ganz nah dran: an den Menschen, den Themen und den Branchenentwicklungen. Wir bieten echte Informationsvorteile und attraktive Werbeumfelder.“

Im Jahr 1946 gegründet, zählt die dfv Mediengruppe heute in Deutschland und Europa zu den erfolgreichsten Unternehmen ihrer Branche. Sie beschäftigt 970 Mitarbeiter im In- und Ausland und erzielte 2015 einen Umsatz von 147,3 Millionen Euro. Spezialisiert ist die dfv Mediengruppe auf die Business-to-Business-Kommunikation.

Für elf bedeutende Wirtschaftsbereiche bietet sie aktuell über 100 Fachpublikationen. Alles bedeutende Medienmarken, die sämtliche Kanäle moderner Fachinformation bedienen. Von der gedruckten Zeitschrift über digitale Angebote wie Newsletter und Apps bis hin zu spezialisierten Veranstaltungen – dies alles ist in der dfv Mediengruppe vertreten. Abgerundet wird das dfv Portfolio von rund 400 Fachbuchtiteln, die als praxisnahe Ratgeber dienen, sowie zahlreichen Serviceangeboten wie beispielsweise Marktforschung.

Finger zeigt auf verschiedene Branchen der dfv Mediengruppe
PHOENIX INVOICE – nach problemloser Einführung und einer hohen Anwenderakzeptanz konnten wir schnell unser Ziel eines effektiveren und transparenteren Rechnungsdurchlaufs erreichen.

Bedarf

  • Digitales Eingangsrechnungsmanagement
  • Reibungslose Einbindung in die bestehende ECM- und IT-Infrastuktur
  • Benutzerfreundliche, unkomplizierte Anwendung
  • Potentiell erweiterbare Workflowlösung

Zielsetzung

  • Überwachung von Fristen und Fälligkeiten
  • Steuerung und Automatisierung von Verwaltungsprozessen
  • Effizienzsteigerung durch Automatisierungen
  • Effizienzsteigerung durch schnelle Such- und Nachschlagefunktion
  • Digitalisierung der Rechnungsprüfung und Buchhaltung

Umsetzung und Ergebnis

  • Nach Ermittlung des genauen Bedarfs und der vorhandenen Infrastruktur erfolgte innerhalb von zehn Wochen ein erfolgreiches Roll-out in der dfv Mediengruppe.
  • In der Pilotphase vor dem unternehmensweiten Roll-out wurde PHOENIX INVOICE im Bereich IT-Services eingesetzt und getestet.
  • Kundenwunschanpassungen – Integrationen, Add-Ins, angepasste Labels und Schaltflächen – wurden exakt umgesetzt.
  • Eine Mitarbeiterschulung wurde zum Roll-out durchgeführt, um allen Anwendern den sicheren und selbstverständlichen Umgang mit PHOENIX INVOICE von Anfang an zu ermöglichen.

„Mehr wissen, richtig entscheiden“, das ist der Leitsatz der dfv Mediengruppe. Danach richtet sich das Engagement der Unternehmensführung, sowohl für das Wohl ihrer Kunden als auch selbstverständlich ihrer Mitarbeiter.

Die dfv Mediengruppe möchte auch in Zukunft bestmöglich aufgestellt sein, um diesem Leitsatz weiter gerecht zu werden und das Wachstum des Unternehmens voranzutreiben. Ein modernes Dokumentenmanagement kann betriebswirtschaftlich einen wichtigen Teil dazu beitragen. Daher hat sich die Unternehmensführung dazu entschieden, ihre Buchhaltung mit dem Eingangsrechnungsmanagement der IQUADRAT AG, PHOENIX Invoice, zu unterstützen.

In der IT-Infrastruktur der dfv Mediengruppe ist bereits sowohl Software von SAP als auch Software von weniger verbreiteten Anbietern integriert. Eine spezialisierte Lösung zur Prüfung und Lenkung eingehender Rechnungen sollte im nächsten Schritt implementiert werden.

Die Entscheidung, die IQUADRAT AG in die Auswahl der potenziellen Lösungsanbieter aufzunehmen, erfolgte frühzeitig aufgrund einer Kundenempfehlung der Rechnungsverwaltung PHOENIX Invoice. Für die Entscheidungsfindung wurden die Lösungsangebote aller Anbieter eingehend auf Kosten und Nutzen geprüft und bewertet.

Aufgabenstellung
Mit der Entscheidung, PHOENIX INVOICE in die bestehende ECM- und IT-Infrastruktur zu integrieren, mussten allgemeine Aufgaben und Anforderungen sowie die Grenzen und Verbindungen zu anderen Unternehmensprozessen definiert werden. Voraussetzung des neuen Rechnungsworkflow-Prozesses und dessen Software war es, sich nahtlos in die bestehende Gesamt-Infrastruktur einzufügen.

Die dfv Mediengruppe nutzt bereits eine Palette etablierter Lösungen für das unternehmensweite Enterprise Content Management. ECM-Software unterstützt die administrativen Abläufe der dfv Mediengruppe und ermöglicht einen optimierten Informationsüberblick und verbesserte Prozessklarheit in den Bereichen des allgemeinen DMS, der Archivierung und FiBu.

  • Dokumenten- und Prozessmanagement mit SAP
  • FiBU- Lösung mit SAP FI
  • Archiv- und Scan-Lösungen anderer Fremdanbieter

Das Prozessmanagement wird über SAP abgebildet. Die Finanzbuchhaltung nutzt das SAP Modul SAP FI zum Buchen und Kontieren von Belegen und Rechnungen. Hinterlegt sind die u.a. für die FiBu relevanten Dokumente in digitalisierter Form in einem elektronischen Archiv.

PHOENIX INVOICE soll als Fachanwendung zur Verwaltung und Lenkung von Eingangsrechnungen in diese Infrastruktur eingepasst werden.

Ein Workshop mit Projektleitern der dfv Mediengruppe und der IQUADRAT AG skizzierte vorab die Parameter für PHOENIX INVOICE. Ziel war es, den Anwendern unter Einhaltung aller technischen Voraussetzungen eine komfortable und einfach zu bedienende Fachanwendung zur Verwaltung digitaler Rechnungen und Belege zu bieten.

Der Anforderungs-Workshop ist eine wesentliche, vorbereitende Maßnahme zur exakten Bedarfsermittlung und Klärung infrastruktureller Gegebenheiten.

Mit der Entscheidung, PHOENIX INVOICE in die bestehende ECM- und IT-Infrastruktur zu integrieren, mussten allgemeine Aufgaben und Anforderungen sowie die Grenzen und Verbindungen zu anderen Unternehmensprozessen definiert werden. Voraussetzung des neuen Rechnungsworkflow-Prozesses und dessen Software war es, sich nahtlos in die bestehende Gesamt-Infrastruktur einzufügen.

iquadrat Foto von Klaus Kottmeier

Nachdem der konkrete Bedarf und die bestehende Infrastruktur ermittelt waren, wurde innerhalb von zehn Wochen das System wie gewünscht in der dfv Mediengruppe eingeführt. PHOENIX Invoice ist sehr anwenderfreundlich und ermöglicht den Mitarbeitern, Eingangsrechnungen bequem zu verwalten und zu steuern.

Der neue Invoice-Workflow bildet den gesamten Kontext eines Rechnungsvorgangs ab. Jede Eingangsrechnung wird vor der Weitergabe an SAP FI auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft, so dass nur komplette und richtig berechnete Buchungssätze an den Gesamt-Workflow übergeben werden.

PHOENIX Invoice gewährleistet, dass die Rechnungsdaten und Suchkriterien den Anforderungen und Bedürfnissen der dfv Mediengruppe und ihrer Mitarbeiter exakt entsprechen. Die kundenangepassten Workflow Data Sheets ermöglichen es, die etablierten Grundsätze und Richtlinien zur Kategorisierung und Verschlagwortung von Informationen, Dokumenten und eben auch Eingangsrechnungen exakt fortzuführen.

Das System managt eingehende digitale Eingangsrechnungen, z.B. in Form von Emails und PDFs, genauso wie per Scan-Client digitalisierte Papier-Rechnungen. Der Scan-Client wie auch ein Archiv zur elektronischen Ablage der Daten sind von einem Fremd-Anbieter und konnten reibungslos in den Workflow integriert werden. Das Eingangsrechnungsmanagement von IQUADRAT ermöglicht es, die jeweiligen Vorgänge verknüpft zu allen relevanten Dokumenten und Daten digital abzulegen, also inklusive zugehöriger Angebote, Bestellungen und Lieferscheinen. Dadurch ermöglicht PHOENIX Invoice der dfv Mediengruppe eine optimale Nachvollziehbarkeit zu allen Zahlungsvorgängen der gesamten Unternehmensgruppe.

Fristen und Fälligkeiten lassen sich transparent nachvollziehen, so dass Skonto- und Preisabschläge problemlos zu realisieren sind. Der Status eines Buchungsvorgangs kann bequem verfolgt werden, damit stets Klarheit herrscht, an welcher Station, bei welchem Mitarbeiter und in welchem Bearbeitungsstatus ein Vorgang vorliegt. Geschützt wird diese Übersicht mittels eines rollenorientierten Rechtesystems, welches die Einsicht reguliert und einen Zugriff nicht berechtigter Personen verhindert.

PHOENIX Invoice hat der papier- und zeitintensiven Verwaltung von Eingangsrechnungen ein Ende bereitet. Besonders in puncto Zeitersparnis überzeugt der Invoice-Workflow: Das Suchen und Finden auch älterer Rechnungen ist für die Anwender unmittelbar erfolgreich erledigt. Die Aufbewahrung erfolgskritischer Dokumente ist in digitaler Form sicherer und zuverlässiger geworden: Papierakten können verloren gehen oder vernichtet werden. Die digitalen Dokumente der dfv Mediengruppe sind dagegen stets redundant an verschiedenen Orten gesichert, verschlüsselt und vor Vernichtung geschützt. Ein vollständiger Datenverlust ist damit nahezu ausgeschlossen.
Rein betriebswirtschaftlich betrachtet ermöglicht PHOENIX Invoice die konsequente Realisierung von Skontovorteilen, so dass innerhalb kürzester Zeit der Return-of-Invest durch den Invoice-Workflow erreicht werden konnte.

Nutzen

  • Kontrolle von Fälligkeiten und Fristen, Skonto- und Preisabschläge
  • Nachvollziehbare Prozesssteuerung für das Eingangsrechnungsmanagement
  • Verbesserte Transparenz und Übersicht zu allen Eingangsrechnungen
  • Sicher dokumentierte und vor Zugriff Unberechtigter geschützte Daten
  • Komfortables und effizientes Verwalten von Eingangsrechnungen

Leistung 

  • Senkung der Kosten durch Verringerung des Aufwandes für die Prüfung und Buchhaltung
  • Beschleunigung der Prüfung durch Verringerung der Liegezeiten
  • Automatisieren und Beschleunigen des Durchlaufes durch einen regelbasiertes Prozessmanagement
  • Automatische Übergabe von Buchungssätzen an SAP FI
  • Reibungslose Integration in die bestehende ECM- und IT-Infrastruktur