Nachdem der konkrete Bedarf und die bestehende Infrastruktur ermittelt waren, wurde innerhalb von zehn Wochen das System wie gewünscht in der dfv Mediengruppe eingeführt. PHOENIX Invoice ist sehr anwenderfreundlich und ermöglicht den Mitarbeitern, Eingangsrechnungen bequem zu verwalten und zu steuern.
Der neue Invoice-Workflow bildet den gesamten Kontext eines Rechnungsvorgangs ab. Jede Eingangsrechnung wird vor der Weitergabe an SAP FI auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft, so dass nur komplette und richtig berechnete Buchungssätze an den Gesamt-Workflow übergeben werden.
PHOENIX Invoice gewährleistet, dass die Rechnungsdaten und Suchkriterien den Anforderungen und Bedürfnissen der dfv Mediengruppe und ihrer Mitarbeiter exakt entsprechen. Die kundenangepassten Workflow Data Sheets ermöglichen es, die etablierten Grundsätze und Richtlinien zur Kategorisierung und Verschlagwortung von Informationen, Dokumenten und eben auch Eingangsrechnungen exakt fortzuführen.
Das System managt eingehende digitale Eingangsrechnungen, z.B. in Form von Emails und PDFs, genauso wie per Scan-Client digitalisierte Papier-Rechnungen. Der Scan-Client wie auch ein Archiv zur elektronischen Ablage der Daten sind von einem Fremd-Anbieter und konnten reibungslos in den Workflow integriert werden. Das Eingangsrechnungsmanagement von IQUADRAT ermöglicht es, die jeweiligen Vorgänge verknüpft zu allen relevanten Dokumenten und Daten digital abzulegen, also inklusive zugehöriger Angebote, Bestellungen und Lieferscheinen. Dadurch ermöglicht PHOENIX Invoice der dfv Mediengruppe eine optimale Nachvollziehbarkeit zu allen Zahlungsvorgängen der gesamten Unternehmensgruppe.
Fristen und Fälligkeiten lassen sich transparent nachvollziehen, so dass Skonto- und Preisabschläge problemlos zu realisieren sind. Der Status eines Buchungsvorgangs kann bequem verfolgt werden, damit stets Klarheit herrscht, an welcher Station, bei welchem Mitarbeiter und in welchem Bearbeitungsstatus ein Vorgang vorliegt. Geschützt wird diese Übersicht mittels eines rollenorientierten Rechtesystems, welches die Einsicht reguliert und einen Zugriff nicht berechtigter Personen verhindert.