Die PHOENIX Documents Cloud Lösung von Scopevisio Content Solutions hat uns überzeugt, da sie offensichtlich alle Anforderungen erfüllt hat.
Geschäftsführer und Inhaber
Tradition. Trifft. Zukunft.
Die Luckhaus GmbH ist von unserem Dokumentenmanagementsystem in der Cloud überzeugt.
Aus einem kleinen Klempnerbetrieb entwickelte sich ein kompetenter Fachmann für moderne Haustechnik. Der Name Luckhaus steht für fast 90-jährige Tradition – eine lange Zeit, in der viel Erfahrung gesammelt wurde, die sich in konsequent weiterentwickelten Arbeitsabläufen und Verfahrenstechniken widerspiegelt. Bei der Luckhaus GmbH bekommt man eine umfassende, kompetente und individuelle Beratung, Planung und Umsetzung rund um das Thema Bäder.
Bei Fragen und Wünschen zu natürlichen, erneuerbaren sowie klassischen Heizsystemen ist die Luckhaus GmbH ebenfalls der richtige Ansprechpartner.
An Altbewährtem festhalten und trotzdem das Ohr am Puls der Zeit haben – auch das ist Luckhaus.
Kurzportrait zur Umsetzung von Veränderungen
Herr Luckhaus und sein Team sind mit Leib und Seele Handwerker, die auf die Erfüllung der Kundenwünsche fokussiert sind. Mit Fragen zum DMS hat Herr Luckhaus sich nur am Rande beschäftigt, stand aber nun auf Grund neuer rechtlicher Vorschriften und wachsenden Volumens vor der Aufgabe, sich näher mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Initial hatte die Luckhaus GmbH die Aufgabe zu lösen, per E-Mail eingehende Rechnungen GoBD-gerecht zu verwalten und die bisherige Ablage im Dateisystem aufzulösen.
Die Entscheidung für die Einführung eines DMS wurde nicht leichtfertig getroffen, weil unnötiger Installations- und Schulungsaufwand unbedingt vermieden werden sollte.
Anforderungen an das DMS
- Rechtssicheres Dokumentenmanagementsystem in der Cloud.
- Einführung des DMS ohne großen technischen Aufwand.
- Möglichkeit des Datenaustauschs mit dem externen Steuerbüro.
- Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen.
- Integriertes revisionssicheres Archiv.
- Ablösung der Ablage im Dateisystem.
- Benutzerfreundliche Bedienung.
- Niedrige Anschaffungskosten.
- Scannen und direkte Übernahme der Rechnung ins System.
Fazit / Nutzen
- Hosting der Cloud erfolgt über das Hochsicherheitsrechenzentrum der deutschen Telekom.
- Die PHOENIX Documents Lösung ist auch für ein kleines Budget mit einer geringen monatlichen Rate realisierbar und belastet nicht durch eine einmalige große Investition.
- Inbetriebnahme des Systems in kürzester Zeit.
- Nur eine kurze Einweisung der wichtigsten Funktionalitäten für die Mitarbeiter notwendig, da das System intuitiv zu bedienen ist.
- Ablage ist wesentlich übersichtlicher.
- Suchfunktionen im System sparen viel Zeit.
- Kein Verpassen von Abgabeterminen von gemieteten Werkzeugen und Maschinen.
- Zahlungen an Lieferanten können auf Termin gesetzt werden.
- Verbesserte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
- Eingangsrechnungen können vom Steuerberater direkt aus dem System eingesehen werden und Personaldokumente (wie z. B. Lohnbelege, Krankmeldungen usw.) werden problemlos über die Cloud ausgetauscht.
Über die Website der Scopevisio Content Solutions konnten wir die DMS-Lösung vier Wochen kostenfrei testen und waren von PHOENIX Documents Cloud schnell überzeugt.
Assistentin der Geschäftsführung
Das zusätzliche Modul Capture Client wurde für das Scannen an allen Arbeitsplätzen eingerichtet. Damit können die „restlichen“ noch vorhandenen Papierrechnungen ebenso bearbeitet werden wie die Vielzahl an elektronischen Rechnungen.
Assistentin der Geschäftsführung
Die PHOENIX Documents Cloud hat uns sofort überzeugt, da sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Auch der Datenaustausch mit unserem Steuerbüro ist sicher und sehr praktisch. Das spart meinen Kollegen und mir einiges an Zeit, die wir lieber nutzen, um die Wünsche unserer Kunden zu erfüllen.
Inhaber und Gesellschafter, Gas- und Wasserinstallateurmeister, Zentralheizungs- und Lüftungsbaumeister
