Nachdem der konkrete Bedarf und die bestehende Infrastruktur ermittelt waren, wurden innerhalb kürzester Zeit auf einem eigens dafür bereitgestellten virtuellen Server die Softwarekomponenten per Remote-Zugriff durch IQUADRAT installiert.
Die finale Einrichtung erfolgte in zwei Terminen zu jeweils einem halben Tag vor Ort. Dabei wurde die PUKY IT-Abteilung direkt in die Handhabung und Administration der Software eingewiesen.
Auf dieser Basis konnte die PUKY IT allen Anwendern schnell und unkompliziert den Umgang mit dem Programm näher bringen und eine kurze Testphase starten.
PHOENIX Contract ist sehr anwenderfreundlich und ermöglicht den Mitarbeitern, Vertragsakten bequem zu verwalten und zu steuern. An jede digitale Vertragsakte lassen sich beliebig viele Dokumente, wie z.B. Nachträge und Zertifikate, aber auch beliebig viele Termine, wie z.B. Kündigungsfristen und Zahlungsfälligkeiten, anhängen. Über alle anstehenden Termine werden die Mitarbeiter automatisch per Email erinnert. Fristen und Fälligkeiten lassen sich transparent nachvollziehen, so dass Skonto- und Preisabschläge problemlos zu realisieren sind. Der Status eines Bearbeitungsvorgangs kann bequem verfolgt werden, damit stets Klarheit darüber besteht, an welcher Station, bei welchem Mitarbeiter und in welchem Bearbeitungsstatus sich ein Vorgang befindet. Geschützt wird diese Übersicht mittels eines rollenorientierten Rechtesystems, welches die Einsicht reguliert und einen Zugriff nicht berechtigter Personen verhindert.
Weitere Modifikationen wurden durch den umfangreichen Standard von PHOENIX Contract, den im Vorfeld erfolgten Workshops sowie die sorgfältige Umsetzung nicht notwendig.