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Für uns Kinder gemacht.

AUS TRADITION – ANDERS.

Puky Firmenansicht

PUKY GmbH & Co. KG – Kinderfahrzeuge aus dem Bergischen Land

Unsere Entscheidung pro IQUADRAT war richtig.

Das PUKY® Erfolgskonzept ist in seiner Form einzigartig und prägt maßgeblich die Produkte und das Image der Marke. Ein starkes Wertesystem steht im Vordergrund und wirkt nach innen wie nach außen. Konsequent, verantwortungsvoll und verlässlich. Motivation und Antrieb für einzigartige Qualität „Made in Germany“.

Die PUKY GmbH & Co. KG (im weiteren Text kurz „PUKY“ genannt) befasst sich seit 1949 mit der Herstellung und dem Vertrieb von Kinderfahrzeugen.

Zunächst wurden in Düsseldorf im ehem. Hohenzollernwerk überwiegend Ballonroller, später auch Kinderfahrräder gefertigt. Seit 1960 ist der Sitz des Werkes in Wülfrath.

Beschäftigt werden derzeit ca. 100 PUKY Mitarbeiter. Neben der eigenen Produktion in Wülfrath werden Montage- und Verpackungsarbeiten in selbstständigen Werkstätten für angepasste Arbeit durchgeführt.
Das PUKY® Konzept basiert in Deutschland auf einem konsequenten Vertrieb über den Fachhandel.

blaues Puky Fahrrad mit Fußball Design
Logo Puky Bär
PHOENIX Vertragsmanagement: Eine clevere Entscheidung!
schwarzes Puky Kettcar

Bedarf

  • Standardsoftware zur einfachen Installation in die eigene IT-Landschaft
  • Kostengünstiges und nachvollziehbares Lizenzmodell
  • Einfache Handhabung
  • Abbilden aller Verträge im Unternehmen mit Dokumenten und Stammdaten
  • Automatische Informationen per Mail an zuständige Personen
  • Einfache Administration (Stammdaten, Benutzerverwaltung etc.)

Zielsetzung

  • Zentrale Ablage und zentraler Zugriff auf die wichtigsten Informationen
  • Sichere Überwachung von vertraglich festgelegten Terminen und ToDos
  • Überwachung von Fristen (unterschiedliche Kündigungsverfahren)

Umsetzung und Ergebnis

  • Nach detaillierter Analyse der Anforderungen wurde das Projekt im Rahmen
    von 3 Tagen realisiert.
  • Die Schulung der Mitarbeiter konnte durch das interne Projektteam erfolgen.
  • Alles in allem erstreckte sich die Umsetzung über wenige Wochen.
  • Kundenwünsche – Integrationen und Schaltflächen – wurden exakt umgesetzt.

Die PUKY GmbH & Co. KG plante die Realisierung einer Lösung zur Verwaltung von Vertragsdokumenten sowie dazugehörigen Informationen und Fristen.
Wir wollten zentral und einheitlich in einer strukturierten Ablage unsere vielfältigen Verträge pflegen und überwachen. Dabei sollten Bedürfnisse aus den unterschiedlichsten Abteilungen mit verschiedenen Verantwortlichen, Termingegebenheiten und Sicherheitsbelangen (Lesen, Schreiben, Ablegen oder Löschen von Verträgen) abgedeckt werden.

Verschiedene Mitarbeiter sollten in der Lage sein, Verträge einsehen und kontrollieren zu können, ohne dabei in der Handhabung einer Software langwierig geschult werden zu müssen.

Die Informationen über anstehende Termine zu Verträgen sollten idealerweise automatisiert per Mail an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden.

Das Standardprodukt sollte unseren Bedarf möglichst komplett abdecken oder uns alternativ die Möglichkeit bieten, es eigenständig auf unsere Belange hin konfigurieren zu können.
Über die klassische Internetrecherche sind wir auf die IQUADRAT AG in Wuppertal aufmerksam geworden. Nach einem intensiven und aufwändigen Auswahlverfahren konnten wir die Suche zunächst auf drei Anbieter für Vertragsverwaltungssoftware eingrenzen.

Mit der Entscheidung, PHOENIX Contract in die bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren, mussten allgemeine Aufgaben und Anforderungen sowie die Grenzen und Verbindungen zu anderen Unternehmensprozessen definiert werden.

IT-Infrastruktur der PUKY GmbH und Co.KG
Bisherige Technologie

PUKY nutzte im Bereich der Vertragsverwaltung bisher keine digitale Überwachung oder Steuerung. Teilweise hat jeder Verantwortliche seine eigenen Listen zur Unterstützung gepflegt.

Ein Workshop mit internen Vertragsspezialisten der PUKY GmbH und Co.KG und IQUADRAT skizzierte die Parameter für PHOENIX Contract. Unsere laufenden Verträge und besondere Sachverhalte wurden näher geprüft. Ziel war es, den Anwendern unter Einhaltung aller gewünschten Funktionen eine komfortable und einfach zu bedienende Fachanwendung zur Verwaltung digitaler Verträge zu bieten.

Der Anforderungs-Workshop ist eine wesentliche, vorbereitende Maßnahme zur exakten Bedarfsermittlung und Klärung aller infrastruktureller Gegebenheiten.

Nachdem der konkrete Bedarf und die bestehende Infrastruktur ermittelt waren, wurden innerhalb kürzester Zeit auf einem eigens dafür bereitgestellten virtuellen Server die Softwarekomponenten per Remote-Zugriff durch IQUADRAT installiert.

Die finale Einrichtung erfolgte in zwei Terminen zu jeweils einem halben Tag vor Ort. Dabei wurde die PUKY IT-Abteilung direkt in die Handhabung und Administration der Software eingewiesen.

Auf dieser Basis konnte die PUKY IT allen Anwendern schnell und unkompliziert den Umgang mit dem Programm näher bringen und eine kurze Testphase starten.

PHOENIX Contract ist sehr anwenderfreundlich und ermöglicht den Mitarbeitern, Vertragsakten bequem zu verwalten und zu steuern. An jede digitale Vertragsakte lassen sich beliebig viele Dokumente, wie z.B. Nachträge und Zertifikate, aber auch beliebig viele Termine, wie z.B. Kündigungsfristen und Zahlungsfälligkeiten, anhängen. Über alle anstehenden Termine werden die Mitarbeiter automatisch per Email erinnert. Fristen und Fälligkeiten lassen sich transparent nachvollziehen, so dass Skonto- und Preisabschläge problemlos zu realisieren sind. Der Status eines Bearbeitungsvorgangs kann bequem verfolgt werden, damit stets Klarheit darüber besteht, an welcher Station, bei welchem Mitarbeiter und in welchem Bearbeitungsstatus sich ein Vorgang befindet. Geschützt wird diese Übersicht mittels eines rollenorientierten Rechtesystems, welches die Einsicht reguliert und einen Zugriff nicht berechtigter Personen verhindert.

Weitere Modifikationen wurden durch den umfangreichen Standard von PHOENIX Contract, den im Vorfeld erfolgten Workshops sowie die sorgfältige Umsetzung nicht notwendig.

Bei der manuellen Übernahme der Verträge in PHOENIX Contract nutzte PUKY die Gelegenheit, die Aktualität alle Verträge noch einmal zu prüfen. So konnten z.B. einige „Karteileichen“ ausgefiltert
werden.
PHOENIX Contract hilft PUKY, die vertraglich festgelegten Termine einzuhalten.

„20 Mitarbeiter verwalten sämtliche Verträge über einen zentralen Ort, die zuvor überall im Unternehmen zu finden waren. Das erspart uns Zeit und schafft Transparenz.“ (Lukas Mazurkiewicz, PUKY GmbH)

Dadurch, dass nun die Verträge in mindestens zweifacher Ausführung auf zwei unterschiedlichen Medien (Original auf Papier im Archiv und als digitale Version in der Vertragsverwaltung) vorliegen, gibt dies PUKY eine hohe Datensicherheit.

Ergebnis

  • Senkung der Kosten und des Zeitaufwandes bei der Ablage und Recherche
  • Mehr Transparenz im Unternehmen
  • Alle Vertragsdaten und Vertragsdokumente werden zentral und sicher verwaltet

Nutzen für PUKY

  • Kontrolle über Fälligkeiten und Fristen, Skonto- und Preisabschläge
  • Komfortableres und effizienteres Verwalten von Verträgen
  • Komplette Übersicht über alle vorhandenen Verträge und die zentrale Historie
  • Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte können eindeutig festgelegt werden