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Rechtssicheres Dokumentenmanagement für Verbände, Organisationen und soziale Einrichtungen

Warum sollten Verbände und Organisationen auf ein rechtssicheres Dokumentenmanagement achten?

Nicht nur Unternehmen müssen Dokumente rechtssicher archivieren. Auch Verbände, NGOs und soziale Einrichtungen sind dazu angehalten. DMS-Software unterstützt beim rechtssicheren Dokumentenmanagement.

Datensicherheit und Datenschutz sind nicht nur für Unternehmen relevant. Auch Vereine, Verbände und Organisationen müssen zum Beispiel den Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgen. Was das Thema Buchführung angeht, müssen Vereine laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) in gegenüber ihren Mitgliedern in der Mitgliederversammlung Auskunft über die Einnahmen und Ausgaben geben können. Sobald ein Verein eingetragen ist, ist er auch ohne Gewinnerzielungsabsicht zur Buchführung verpflichtet, die sich wiederum an den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung (GoB und GoBD) orientieren sollte. Zudem müssen Vereine Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente beachten, die in der Abgabenordnung (AO) geregelt sind.

Theoretisch benötigen Vereine, Verbände oder Organisationen dazu keine Software. In der Praxis entlasten digitale Lösungen jedoch erheblich dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Neben der Rechtssicherheit bietet entsprechende Software jedoch noch viel mehr Vorteile.

Folgende Vorgaben („Betroffenenrechte“) sind laut DSGVO im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten relevant:

  • Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
  • Zweckbindung
  • Auskunftsrecht
  • Recht auf Löschung („Vergessenwerden“)
  • Speicherbegrenzung
  • Integrität und Vertraulichkeit

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Gut zu wissen:
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt die „Verarbeitung von personenbezogenen Daten natürlicher Personen durch natürliche Personen, Unternehmen oder Organisationen in der EU“, so die Website der EU. Das umfangreiche Regelwerk sieht Kriterien für die rechtmäßige Verarbeitung dieser Daten vor, etwa die Einwilligung des Betroffenen. Zudem gibt es auf der Seite der verarbeitenden Stellen Informationspflichten und auf der anderen Seite Betroffenenrechte, unter anderem das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten. Darüber hinaus sind in der DSGVO auch die verschiedenen Anforderungen an das Datenschutzmanagement niedergelegt.

Beispiel Auskunftsrecht

Die DSGVO sieht unter anderem ein Auskunftsrecht von Betroffenen vor. Danach muss eine Organisation in der Lage sein, alle Informationen – und somit auch Dokumente – über die betroffene Person innerhalb eines Monats an diese auszuhändigen.

Auch ein Mitglied eines Verbandes kann diese Auskunft verlangen. Ohne Software bedeutet das eine mühevolle Suche in Ordnern, Ablagen und Archiven. Einen vollständigen Überblick in Informationssilos zu erhalten, ist oft schwierig. Ein DMS liefert dagegen alle personenbezogenen Dokumente auf Knopfdruck, denn es fungiert als zentrales Dokumentenarchiv.

Ordnungsgemäße Buchführung (GoB und GoBD)

Auch Vereine – egal ob eingetragen oder nicht – sind zur Buchführung verpflichtet. Dies ergibt sich aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Mit Hilfe der Buchführung können Vorstand und Mitgliedersammlung die finanzielle Entwicklung des Vereins nachvollziehen.

Ist ein Verein im Vereinsregister aufgenommen, gilt er als juristische Person. Damit ist er auch ohne Gewinnerzielungsabsicht ab diesem Zeitpunkt zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen verpflichtet, um diese dem Finanzamt übermitteln zu können.

Anders als für Unternehmen gibt es für Vereine allerdings keine Vorgaben, was Buchführung und Rechnungslegung angeht. Nichtsdestotrotz ist auch für Vereine und Organisationen empfehlenswert, die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB) und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ zu beachten.

Gut zu wissen:
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung – abgekürzt GoB – sind eine Sammlung allgemeiner Regeln für die Buchführung für Unternehmen und Selbstständige mit einem Handelsregistereintrag. Sie beinhalten zum Teil Richtlinien des HGB, umfassen aber auch „ungeschriebene“ Regeln, die sich aus der Praxis ergeben.

GoB: Allgemeine Grundsätze der Buchführung

GoBD: Spezifizierung der GoB im Rahmen der elektronischen Buchführung

Grundsätze der GoBD

  • Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Zeitgerechte Belegsicherung
  • Ordnung
  • Unveränderbarkeit

Mit Hilfe von Buchhaltungssoftware und DMS-Software lassen sich die GoBD viel leichter einhalten.

Beispiel Unveränderbarkeit

Belege müssen in ihrem Originalzustand erhalten bleiben. Das heißt jedoch nicht, dass Änderungen ausgeschlossen sind. Diese müssen jedoch immer nachvollziehbar sein. In einer Papierablage ist das kaum zu gewährleisten. In einem DMS dagegen erzeugt jede Änderung eine neue Version des Dokuments, wobei die Originalversion immer erhalten bleibt. Ein DMS hilft somit dabei, Belege revisionssicher zu speichern.

Beispiel Aufbewahrungsfristen laut Abgabenordnung (AO)

Laut AO § 147 müssen steuerlich relevante Vereinsunterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden (z. B. Rechnungen).

Schränke voll mit Aktenordnern sind im digitalen Zeitalter nicht mehr zeitgemäß und sprengen das Raumangebot von Vereinen, Organisationen und Einrichtungen. Doch auch externe Festplatten bieten keine rechtssichere Alternative für die langfristige Speicherung von Dokumenten. Sicher und auch datenschutzrechtlich unbedenklich sind cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme. Daten liegen hier verschlüsselt auf Servern in hochsicheren Rechenzentren. Wichtige Funktionalitäten sind in diesem Zusammenhang die Zugriffssteuerung, das Rechtemanagement und die revisionssichere Archivierung. Außerdem lassen sich Löschfristen setzen.

Fazit

Die Anforderungen an den Datenschutz sind in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen. Auch das Thema Buchführung ist für Vereine relevant, insbesondere wenn es sich um eingetragene Vereine handelt, die nicht nur gegenüber der Mitgliederversammlung, sondern auch gegenüber dem Finanzamt Rechenschaft abgeben müssen. Zudem müssen Vereine Aufbewahrungspflichten zum Beispiel von Rechnungen beachten, die sich aus der Abgabenordnung ergeben. Bei all diesen Aufgaben helfen moderne Dokumentenmanagementsysteme: Mit DMS können Verbänden, Organisationen und sozialen Einrichtungen rechtssicheres Dokumentenmanagement einfach und bequem umsetzen.

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