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Revisionssichere Archivierung mit einem Dokumenten­managementsystem

Revisionssichere Archivierung – ein sperriger Begriff, der ein für Unternehmen und Selbstständige wichtiges Prinzip beschreibt. Da in Deutschland Steuerpflichtige ihre Unterlagen für das Finanzamt zehn Jahre aufbewahren müssen, wurden entsprechende gesetzliche Regelungen erlassen, wie diese revisionssicher zu archivieren seien. Natürlich sind hiervon vor allem Unternehmen betroffen. Die zentralen gesetzlichen Anforderungen definieren in diesem Zusammenhang des Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB), die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) sowie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Revisionssichere Archivierung – Das geben die Gesetze vor

Zunächst muss man festhalten, dass in den entsprechenden Gesetzen nie davon gesprochen wird, dass Steuerpflichtige revisionssicher archivieren müssen. Dies ergibt sich vielmehr aus den Grundsätzen, die sich auch den gesetzlichen Regelungen ableiten lassen. Diese lauten:

  • Richtigkeit: Dokumente sind ordnungsgemäß nach rechtlichen und organisationsinternen Forderungen zu archivieren.
  • Vollständigkeit: Es reicht natürlich nicht, nur einen Teil der Dokumente revisionssicher zu archivieren. Die Vorgaben beziehen sich auf die Gesamtheit aller steuerlich relevanten Daten.
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens: Dieser Punkt meint, dass die Dokumente zum frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert werden müssen, da sonst – so der Gesetzgeber – eine Gefährdung für den gesamten Prozess eintritt. Die Annahme: Es steige die Wahrscheinlichkeit, dass Dokumente verloren oder manipuliert werden.
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung: Manipulation ist der nächste entscheidende Punkt. Die elektronische Archivkopie muss dauerhaft mit dem Original übereinstimmen.
  • Sicherung vor Verlust: Auch dieser Punkt ist recht offensichtlich. Wer revisionssicher archiviert, muss sicherstellen, dass die Dokumente zu jeder Zeit auffindbar sind und reproduziert – also beispielsweise ausgedruckt – werden können.
  • Nutzung nur durch Berechtigte: Der Zugriff auf das revisionssichere Archiv muss einer kleinen Gruppe berechtigter Personen vorbehalten werden. Auch dies soll vor Verlust, Manipulation usw. schützen.
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: In aller Regel müssen die Dokumente zehn Jahre revisionssicher archiviert werden. Für manche gelten noch längere Fristen. Erst nachdem diese Fristen ausgelaufen sind, dürfen die Dokumente gelöscht werden.
  • Dokumentation des Verfahrens: Als Steuerpflichtiger müssen Sie auf Nachfrage dem Finanzamt erläutern, wie Ihre revisionssichere Archivierung funktioniert. Hierbei müssen Sie auf Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit achten.

Revisionssichere Archivierung – Eine Herausforderung

Die obige Liste legt bereits nahe, dass an Steuerpflichtige enorme Anforderungen für die revisionssichere Archivierung gestellt werden. Diese betreffen sowohl organisatorische und rechtliche als auch technische Aspekte. Welche Dokumente müssen wie lange archiviert werden? Wie können die Dokumente, die zum Teil aus heterogenen Quellen stammen, leicht dem zentralen Archiv zugeführt werden? Wie kann gewährleistet werden, dass die Sicherheit, der Manipulationsschutz und die Vergabe von Zugriffsrechten für das revisionssichere Archiv eingehalten werden?

Mit einem Dokumenten­managementsystem revisionssicher archivieren

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet Ihnen zahlreiche Features, mit denen der Aufbau eines revisionssicheren Archivs gelingt. Das DMS fungiert dabei als zentrale Datendrehscheibe, sodass alle steuerrelevanten Dokumente leicht zentral archiviert werden können. Die Vergabe von Benutzerrechten stellt sicher, dass nur befugte User Zugriff auf das Archiv haben. Zudem stellt das Dokumentenmanagementsystem sicher, dass Dokumente weder verändert werden noch verlorene gehen können. Ebenso garantiert es die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und ermöglicht es Ihnen, die Grundsätze Ihrer revisionssicheren Archivierung dem Finanzamt verständlich und nachprüfbar zu erläutern. Sie haben in diesem Kontext Fragen zu einem DMS oder weiteren Funktionalitäten? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt zu unseren Experten auf.

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