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Sie möchten digital gestärkt ins neue Jahr gehen?

Haben Sie Fragen zum Thema, wie sich Ihr Unternehmen zukünftig digital aufstellen kann?

Hier finden Sie die wichtigsten Antworten.

Laut einer repräsentativen Umfrage unter 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom gibt es deutliche Veränderungen zum Vorjahr bei den Gründen, die Unternehmen bei ihren Digitalisierungsbemühungen bremsen.
So beklagen 79 Prozent die Datenschutz-Anforderungen. Das ist ein Anstieg um 10 Prozentpunkte verglichen mit dem Vorjahr. Und fast jedes zweite Unternehmen (46 Prozent) sagt, es fehle an Zeit im Alltagsgeschäft, um die Digitalisierung voranzubringen (2020: 37 Prozent).

Wir von der IQUADRAT AG beraten Sie bei Ihrem Digitalisierungsvorhaben und beantworten gerne Ihre Fragen, um Ihre Digitalisierungsprojekte voranzutreiben.

Wie schnell habe ich eine Dokumentenmanagement-Software eingerichtet?

Das ist sehr unterschiedlich und hängt von der Größe Ihres Unternehmens bzw. Ihren Anforderungen ab. Ein Kleinstunternehmen mit geringen Anforderungen benötigt wenig Zeit und hat die Einführung des DMS in einem Tag erledigt, Unternehmen mittlerer Größe oder Großunternehmen brauchen eventuell 3-5 Tage zur komplexen Einführung. Um Ihnen einen schnellen Einstieg zu ermöglichen, bieten wir vorkonfigurierte Lösungen. Lassen Sie sich von diesen Beispielen inspirieren, Ihre eigene Struktur zu schaffen. Nutzen Sie auch gerne während der Testphase unseren Premiumstart. Damit erhalten Sie Unterstützung bei der Einrichtung und können sich eventuell aufkommende Fragen beantworten lassen.

Langwierige Entscheidungsprozesse, die die Digitalisierung bremsen, beklagen laut der oben genannten Umfrage 30 Prozent und damit deutlich mehr als im Vorjahr (2020:19 Prozent). Seltener genannte Digitalisierungshemmnisse sind dagegen Anforderungen an die technische Sicherheit (42 Prozent), zu geringe finanzielle Mittel (34 Prozent) und die fehlende Verfügbarkeit marktfähiger Lösungen (23 Prozent). „Datenschutz entwickelt sich immer mehr zur Digitalisierungsbremse Nummer eins. Dabei geht es nicht nur um die gesetzlichen Vorgaben. In Deutschland besteht eine riesige Verunsicherung, befeuert durch ein weltweit einmaliges Auslegungswirrwarr mit 17 Datenschutzaufsichten in den Ländern und einer im Bund“, so Berg.

Welche Gesetze muss ich bei der Einführung eines DMS beachten?

Die GoBD-Richtlinien (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geben vor, wie unternehmensbezogene Dokumente digital erfasst und archiviert werden müssen. Mit unserer zertifizierten revisionssicheren Software können Sie allen gesetzlichen Anforderungen nachkommen.

Welche Vorteile ergeben sich durch Homeoffice?

Eine Information bietet nur dann einen unternehmerischen Vorteil, wenn Sie zu jeder Zeit und ortsunabhängig von jedem berechtigten Mitarbeiter abgerufen werden kann. Ein DMS aus der Cloud erfüllt diese Bedingungen für das Homeoffice. Unternehmen, die jetzt in entsprechende Lösungen investieren, profitieren von einem Maximum an Flexibilität. Ihre Mitarbeiter können die gleiche Arbeit bequem von zu Hause aus verrichten. Transparent, sicher und komfortabel. (nur Cloud?)

Wie löse ich ein bestehendes Papierarchiv schnell auf oder wie lange brauche ich für ein papierfreies Büro?

Je nach Umfang kann das Einscannen relevanter Unterlagen einige Zeit in Anspruch nehmen. Wir arbeiten mit Partnern zusammen, die schnell und vertrauenswürdig DSGVO-konform die Digitalisierung Ihrer Dokumente vornehmen. Sprechen Sie uns gerne an!

Wieviel Zeit spare ich durch ein DMS?

Laut einer Studie der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung sinkt die Bearbeitungszeit um 50-90 %, wobei der Kundenservice deutlich verbessert wird. Bei der Einführung eines DMS werden auch meist bestehende Prozesse überarbeitet, sodass man von einer Verringerung der Arbeitsschritte in Höhe von 10-40 % sprechen kann – bei gleichzeitig verbesserter Qualität der Vorgangsbearbeitung.

Was kostet eine Software für ein papierloses Büro?

Wir unterscheiden zwischen den Varianten „On-Premises“ und „Cloud“. Abhängig sind die Kosten von der Anzahl der Einzelbenutzer, der Anzahl der zu archivierenden Vorgänge, dem Archiv-Volumen sowie zu buchbarer Module. Dadurch, dass die Bearbeitungszeit um 20-40 % sinkt, ist eine Kosteneinsparung garantiert. Beim Kauf unseres DMS gehen wir von einem Return-On-Investment von 12-18 Monaten aus.

Die monatlichen Kosten für die Cloud-Lösung können Sie selbstverständlich steuerlich absetzen. Für beide Varianten gibt es ebenfalls staatliche Fördermöglichkeiten (z. B. „Digital Jetzt“).

Papierlos arbeiten – Ein erster Blick ins digitale Dokumentenmanagementsystem

Unser  DMS ist so individuell anpassbar, dass sich Ihre gesamten Daten und Dokumente archivieren und nahezu alle Geschäftsprozesse und betriebliche Anforderungen abbilden lassen.

Unsere Lösung beinhaltet viele nützliche Funktionen – und das für alle Branchen und Unternehmensgrößen. Möglich macht dies die freie Skalierbarkeit unseres Dokumentenmanagementsystems.

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PHOENIX Documents vereinfacht, erleichtert und verbessert Ihren Arbeitsalltag

Sie können Ihre gesamten Daten und Dokumente in unterschiedlichsten Formaten verwalten und archivieren. Starten Sie jetzt mit einer vorkonfigurierten DMS-Lösung für Ihr Unternehmen und auf Wunsch auch mit unserem Premiumstart! Testen Sie 30 Tage kostenlos unsere vorkonfigurierte Cloud Lösung. Nutzen Sie alle Vorteile in einer wunderbar einfachen Anwendung.

Haben Sie Fragen zu unseren Produkten?

Dann nehmen Sie jetzt Kontakt auf – Wir sind persönlich für Sie da.

Mitarbeiterin Natascha Mathes

Natascha Wermelskirchen-Mathes

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