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Mann hält Tablet mit verschiedenen darüber leuchtenen Symbolen

So führen Sie ein erfolgreiches Dokumenten­managementsystem ein

Was für immense Vorteile ein leistungsfähiges Enterprise Content Management System (ECM) Ihnen bietet, haben wir in unseren letzten Blogbeiträgen bereits dargelegt. Dennoch zögern viele Mittelständler bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Die Gründe hierbei sind vielfältig: Von den zunächst anfallenden Investitionskosten über die Frage der Datensicherheit bis hin zur Sorge, dass bei der Umstellung Reibungsverluste entstehen können. Wir erklären Ihnen, warum diese Vorbehalte unbegründet sind.

Kosten durch Einführung eines Dokumenten­managementsystems reduzieren

Natürlich fallen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zunächst Kosten an. Hierbei sind natürlich die Beträge für Lizenzen, aber auch für etwaige Schulungen der Mitarbeiter und andere flankierende Posten zu beachten. Dennoch sollten Mittelständler die Einsparpotenziale als Gegenwert in die Gleichung mit einbeziehen. Durch die gesteigerte Effizienz, die sich nach der Implementierung des Dokumentenmanagementsystems ergibt, können weniger Mitarbeiter mehr leisten. Die Folge: Ihre Prozesse werden wirtschaftlicher und sie sparen im Tagesgeschäft ein. So rechnen sich die anfänglichen Investitionskosten schnell. Zudem sind viele ECM Systeme modular aufgebaut. Auch unsere Lösungen entsprechen dieser Architektur. So können Sie einzelne Module beispielsweise schrittweise lizenzieren und damit die Investitionskosten aufsplitten, um die finanzielle Erstbelastung zu senken.

Sind meine Daten nach Einführung des Dokumenten­managementsystems sicher?

Mangelnde Datensicherheit ist eine der zentralen Sorgen, wenn es darum geht, ein Dokumentenmanagementsystem zu implementieren. Dabei können Sie beruhigt sein: Auch Lösungen aus der Cloud sind heute nicht nur sicher, sondern bieten Ihnen in aller Regel gerade im Bereich der europäischen Datenschutzgrundverordnung Rechtssicherheit. Wir garantieren Ihnen beispielsweise mit unseren Lösungen die strenge Einhaltung der Datensicherheit nach DSGVO-Vorgaben. Ihre Daten sind zudem permanent verfügbar und werden rechtssicher archiviert. Mehr zur Sicherheit in der Cloud erfahren Sie in einem eigenen Beitrag.

Drohen bei Einführung eines ECM Reibungsverluste?

Können Daten beim Implementieren eines Dokumentenmanagementsystems verloren gehen? Die Antwort: Wenn Sie mit einem erfahrenen Anbieter arbeiten, ist dies in der Regel ausgeschlossen. Ebenso sind hochwertige ECM Lösungen intuitiv aufgebaut, dass sich Ihre Mitarbeiter dank optimaler Usability schnell in deren Bedienung einarbeiten können. Zudem ist es möglich, individuelle Workflows definiert werden, die sich an den bewährten Prozessen in Ihrem Unternehmen orientieren. Auch hierdurch sinken die Einstiegshürden beim Einführen eines Dokumentenmanagementsystems. Wenn Sie hierzu Fragen haben, nehmen Sie gerne Kontakt auf.

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