Das papierlose Büro samt der digitalen Belegverwaltung ist aus gutem Grund mehr als nur ein Schlagwort. Denn analoge Belege bringen einige Nachteile mit sich. Die Bearbeitung nimmt in der Regel wesentlich mehr Zeit in Anspruch, da die Dokumente nicht per Mausklick abgelegt, weitergeleitet oder anderweitig erfasst und verwaltet werden können. Die Verfahren bieten zudem wenig Transparenz und das Trägermedium Papier ist kostspielig. Für Versand und Lagerung von Papierdokumenten fallen weitere Kosten an. All diese Punkte lassen sich mit einer digitalen Belegverwaltung optimieren. Wir erklären Ihnen, was hierbei die zentralen Vorteile sind und was Sie für eine erfolgreiche Umsetzung beachten müssen.
Vorteile der digitalen Belegverwaltung
Die Vorteile der digitalen Belegverwaltung sind im Wesentlichen spiegelbildlich zu den Nachteilen der analogen Belegverwaltung zu sehen. Digitale Belege bieten Ihnen viel mehr Möglichkeiten, effektive Workflows in Ihrem Unternehmen zu definieren. Sie können beispielsweise mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem individuelle Prozesse für bestimmte Dokumente festlegen. So können Sie genau bestimmen, welche Mitarbeiter bestimmte Arbeitsschritte ausführen, welche Dokumente wie gegengezeichnet werden müssen und welche Bearbeitungsbefugnisse verschiedene Mitarbeiter besitzen. Letzteres lässt sich über die Vergabe von Zugriffsrechten regeln. Zudem können Ihre Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig auf die Dokumente zugreifen. Dies ist für flexible Home-Office-Lösungen oder auch im Fall von Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen und natürlich für die standortübergreifende Kollaboration äußerst nützlich.
Digitale Belegverwaltung umfasst originär digitale und analoge Dokumente
Laut einer Studie des Digitalverbandes BITKOM vom September 2018 werden bei jedem vierten deutschen Unternehmen noch immer 75 Prozent aller Vorgänge papiergestützt abgewickelt. Dies hat viele Gründe, wie beispielsweise die Dauer von Change-Prozessen. Hinzu kommt ein pragmatischer Grund: Auch wenn ein Unternehmen die Vorteile der digitalen Belegverwaltung erkannt hat und nutzen möchte, erhält es immer noch viele eingehende Belege in Papierform. Zudem haben die meisten Unternehmen noch keine Prozesse etabliert, um diese Dokumente standardisiert und GoBD-konform zu scannen.
Analoge Belege für die digitale Belegverwaltung scannen
Wer analoge Belege scannen möchte, muss laut den GoBD einige Aspekte beachten, damit diese Belege unter anderem den Anforderungen der Finanzbehörden genügen. So müssen die Belege zeitnah, dauerhaft, vollständig, richtig und revisionssicher abgespeichert werden, wobei das genutzte Verfahren zur Überprüfbarkeit dokumentiert werden muss. Dadurch ergeben sich auch Anforderungen an den Scan-Prozess als solchen. Wer Dokumente für die digitale Belegverwaltung scannen möchte, sollte deswegen am besten eine darauf spezialisierte Lösung nutzen.
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Als Anbieter des PHOENIX Dokumentenmanagementsystems haben wir mit PHOENIX CAPTURE eine spezialisierte und zu einhundert Prozent gesetzeskonforme Lösung für das Scannen von Dokumenten entwickelt. Profitieren Sie von einer intuitiven Bedienbarkeit und nützlichen Features wie einer automatischen oder manuellen Verschlagwortung. PHOENIX CAPTURE ist zudem nicht nur mit unseren Lösungen, sondern auch anderen DMS kompatibel.
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