So ist die Datenarchivierung gesetzeskonform

Es gibt viele gute Gründe für eine vollständige Datenarchivierung. Im Kern drehen sie sich immer darum, dass man auch in Zukunft auf bestimmte Dokumente zugreifen möchte oder diese Behörden zur Verfügung stellen muss. Im Zuge der Digitalisierung ist die elektronische Datenarchivierung immer mehr in den Fokus des Gesetzgebers gerückt. Immerhin müssen auch sensible Daten wie etwa steuerrelevante Unterlagen dauerhaft verfügbar gemacht werden können. Um hier Missbrauch und anderen Problemfällen vorzubeugen, hat der Gesetzgeber einige rechtliche Grundlagen geschaffen. Diese möchten wir Ihnen vorstellen und erläutern, damit Sie bei Ihrer elektronischen Datenarchivierung auf der sicheren Seite stehen.

Rechtliche Grundlagen der digitalen Datenarchivierung

Einer der zentralen Gründe für die Datenarchivierung ist das Vorhalten von Informationen für die Finanzbehörden. Damit auch digitalisierte Dokumente ihre Beweiskraft erhalten, hat der Gesetzgeber klare Regeln für die elektronische Datenarchivierung formuliert. Die zentralen gesetzlichen Anforderungen definieren in diesem Zusammenhang das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB), die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) sowie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Um Ihnen einen Leitfaden für die digitale Datenarchivierung an die Hand geben zu können, haben wir die wesentlichen Eckpunkte der jeweiligen Gesetzestexte zusammengefasst. Diese ersetzen aber keinerlei rechtliche Beratung und sollen Ihnen als erste Orientierung dienen.

So gelingt die digitale Datenarchivierung

Zunächst gilt es, die zu archivierenden Dokumente unter dem Aspekt der Richtigkeit zu digitalisieren. Dies mag banal klingen, doch der Punkt ist entscheidend. Der Gesetzgeber will damit gegen Manipulation vorgehen, das heißt: Ein Dokument muss im Originalzustand eingescannt werden. In diesen Kontext gehört auch der Punkt Vollständigkeit, denn nicht nur das Verändern von Dokumenten kommt einer Fälschung nahe. Auch das Weglassen von einzelnen Passagen oder größeren Abschnitten wäre Manipulation.

Das Gesamtverfahren bei der Datenarchivierung beachten

Im Zusammenhang mit diesen beiden Punkten steht die Forderung des Gesetzgebers, bei der Datenarchivierung die Sicherheit des Gesamtverfahrens zu beachten. Dem liegt eine schlichte Annahme zu Grunde: Neben bewusster Manipulation kann es auch zu verschiedenen Fehlern im Rahmen der Digitalisierung kommen. Deswegen müssen für diesen Prozess klare Prozesse etabliert werden, bei denen der Grundsatz gilt, dass steuerrechtlich relevante Dokumente frühestmöglich archiviert werden müssen. Andernfalls, so die Argumentation des Gesetzgebers, steige die Wahrscheinlichkeit, dass es Fehler im Prozess gibt.

Archivierte Dokumente schützen

Haben Sie alle Dokumente auf Basis dieser Vorgaben digitalisiert, sind die ersten wichtigen Hürden gemeistert. Doch es kommen noch weitere Herausforderungen auf Sie zu. Im Zuge der elektronischen Datenarchivierung müssen digitalisierte Dokumente natürlich auch danach vor Manipulation geschützt werden. Das heißt, sie müssen dauerhaft mit dem analogen Ausgangsdokument übereinstimmen. Um dies zu gewährleisten, darf die Nutzung der Dokumente lediglich einer kleinen und klar definierten Gruppe berechtigter Personen obliegen. Neben der Bewältigung diesen personell-organisatorischen Aspekten stehen Sie auch vor der Herausforderung, die Dokumente ausreichend vor Verlust zu schützen, der im Zusammenhang mit Datenverlust steht. Hierbei müssen Sie IT-Problemen genauso wie Hackerangriffen vorbeugen. Elektronische Back-Ups in der Cloud können hierfür eine gute Lösung darstellen.

Bei der Datenarchivierung auf alle Fälle vorbereitet sein

Es gibt aber noch viele weitere Fälle, bei denen elektronische Back-Ups in der Cloud Sie vor Datenverlust schützen können. So müssen Sie auch höhere Gewalt wie Brände und Wasserschäden, aber auch mutwillige Zerstörung in Form von Vandalismus als reale Gefahr sehen. Dies soll Sie nicht unnötig besorgen, sondern vielmehr für die Notwendigkeit sensibilisieren, entsprechende Systeme vorzuhalten, mit denen Sie auf die exemplarisch genannten Ereignisse vorbereitet sind.

Bürokratische Hürden: Aufbewahrungsfristen und Verfahrensdokumentation

In aller Regel müssen die Dokumente zehn Jahre revisionssicher archiviert werden. In bestimmten Fällen sind die Fristen jedoch noch länger. Erst nach Ablauf dieser Fristen dürfen die archivierten Daten gelöscht werden. Es ist naheliegend, dass bei all diesen verschiedenen Aspekten diverse Fehler auftreten können. Um die Nachvollziehbarkeit des Prozesses zu gewährleisten, schreibt der Gesetzgeber außerdem eine umfangreiche Dokumentation im Rahmen der Datenarchivierung vor.

Herausforderung Datenarchivierung? Ein DMS hilft Ihnen!

Die genannten Punkte sind schon in der einzelnen Umsetzung, aber erst recht in ihrem Zusammenspiel eine Herausforderung. Auch diese Aussage soll Sie nicht einschüchtern – täglich werden Unmengen von Daten fachgerecht und sicher archiviert. Dafür greifen Unternehmen allerdings aus gutem Grund auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zurück. Das DMS unterstützt Sie dabei, die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Richtlinien umzusetzen, indem es dafür einige maßgeschneiderte Features bereithält. So lassen sich eingescannte Dokumente revisionssicher, also gegen nachträgliche Manipulation geschützt, abspeichern. Dabei können auch direkt Löschfristen gesetzt und Zugriffsrechte an User vergeben werden. Die Möglichkeit, ein Back-Up in der Cloud zu erstellen, schützt außerdem vor Datenverlust. Sie haben in diesem Kontext Fragen zu einem DMS oder weiteren Funktionalitäten? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt zu unseren Experten auf.