Daten und Informationen gelten aus gutem Grund als das Erdöl der Zukunft: Ihre Verfügbarkeit entscheidet in aller Regel über den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen, da sie wichtige Entscheidungsgrundlagen bieten. Doch es reicht hierbei keinesfalls, dass eine bestimmte Information in der Theorie abgerufen werden kann. Den Mitarbeitern muss es auch möglich sein, die gewünschten Daten schnell und unkompliziert zu finden. Deswegen spielen Suchfunktionen beim digitalen Dokumentenmanagement eine entscheidende Rolle.
Volltextsuche für Ihr Dokumentenmanagementsystem
Es mag banal klingen, aber bei einem Dokumentenmanagementsystem entfaltet eine leistungsstarke Volltextsuche die größte Wirkung. Hierbei ist es jedoch entscheidend, dass die Suchfunktion des DMS alle relevanten Systeme betrifft. Das heißt: Es müssen auch Daten angezeigt werden, die nicht nur auf dem lokalen Server gespeichert sind. Hierzu gehören beispielsweise E-Mails. Nachdem diese in unserem DMS archiviert wurden, können User sie schnell und komfortabel über unsere Suchfunktion finden und aufrufen. Es zeigt sich, erst hierdurch kann die Volltextsuche eines DMS in der Praxis ihren vollen Nutzen entfalten. Ein gängiges Beispiel soll dies genauer erläutern: Durch Krankheit fällt ein Mitarbeiter in einem großen Unternehmen aus. Dieser Mitarbeiter hat ein wichtiges Dokument nicht in einem zentralen Ordner abgelegt. Damit seine Kollegen nun den Workflow fortführen können, ist es unerlässlich, dass diese per Volltextsuche auch Daten angezeigt bekommen, die der erkrankte Mitarbeiter beispielsweise nur in seinen archivierten E-Mails im DMS gespeichert hat. So erfüllt das DMS seine Funktion als zentrale Datendrehscheibe.
Die Informationsflut bändigen – Filter für die Volltextsuche im DMS
Unser Plädoyer für einen maximalen Datenfluss bietet auch Nachteile. So ist es naheliegend, dass eine umfangreiche Volltextsuche im Dokumentenmanagementsystem je nach Suchbegriff eine gewaltige Masse an Treffern liefern wird. Hier kommen Filteroptionen ins Spiel, mit denen sich die Summe der ausgespielten Treffer gezielt auf die wesentlichen reduzieren lässt. Beispielsweise können hier Suchparameter wie letztes Änderungsdatum einer Datei oder deren Urheber für mehr Übersicht sorgen. Wie Sie eigene Filter im DMS anlegen können, erfahren Sie auch in unserem Tutorial.
Volltextsuche im DMS: So schützen Sie sensible Daten
Leicht auffindbare und stets verfügbare Daten mögen viele Prozesse in Unternehmen beschleunigen. Beide Aspekte stellen mit Blick auf den Datenschutz oder interne Betriebsgeheimnisse aber auch ein Problem dar. Eine einfache Lösung hierfür sind freigestaltbare Zugriffsrechte. Hierdurch können Unternehmer jedem einzelnen Mitarbeiter bestimmte Rechte zuweisen. Dadurch kann der Zugriff auf bestimmte Daten beispielsweise einer klar definierten Mitarbeitergruppe vorbehalten bleiben. Ebenso ist es möglich, dass Dateien von bestimmten Nutzern gelesen, aber nicht bearbeitet werden können. Die Verwaltungsmöglichkeiten rund um Zugriffsrechte sind vielfältig und ergänzen die Volltextsuche im Dokumentenmanagementsystem sinnvoll.
Möchten Sie sich bei unseren Experten darüber informieren, wie Sie Suchfunktionen im Dokumentenmanagementsystem optimal nutzen? Dann nehmen Sie gerne jetzt Kontakt auf.
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