Die digitale Personalakte bietet Ihnen alle Vorteile eines klassischen Dokumentenmanagementsystems mit einem Unterschied: Sie wurde speziell für die Personalabteilungen von Unternehmen entwickelt und auf deren Bedürfnisse abgestimmt. Durch die Arbeit mit einer elektronischen Personalakte eröffnen sich Ihnen zahlreiche administrative Vorteile, die sich im Wesentlichen mit effizienteren Workflows und ausgeprägterer Informationstransparenz zusammenfassen lassen. Dennoch scheuen sich viele Unternehmen davor, Ihre Personalakten zu digitalisieren. Die zentralen Fragen sind hierbei: Welche gesetzlichen Vorgaben müssen bezüglich des Datenschutzes beachtet werden? Wie lassen sich analoge Personalakten zuverlässig und rechtskonform digitalisieren? Wir erklären es Ihnen.
Was muss eine digitale Personalakte können?
Die Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung sehen sich täglich mit einer Vielzahl anspruchsvoller Aufgaben konfrontiert, denn hier laufen alle Personalangelegenheiten für administrative oder auch transaktionale Aufgaben in den Personalakten zusammen. Beispielsweise können sich Daten eines langjährigen Mitarbeiters ändern oder müssen aus verschiedenen Gründen abgerufen werden, ebenso gehört das Einpflegen der Daten neuer Mitarbeiter zu Routinearbeiten in einer Personalabteilung. Ein zentraler Bestandteil ist zudem die Bereitstellung sensibler Daten und Dokumente an andere interne Abteilungen sowie externe Behörden. Ein klassisches Beispiel hierfür sind Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die an das Steuerbüro übermittelt werden. Die Prozesse in der Personalabteilung sind komplex: Hier muss jeglicher Informationsfluss samt der verschiedenen Freigabe- und Prüfprozesse zwischen Fachabteilungen, Personalverantwortlichen und Bewerbern gesteuert, bearbeitet und rechtssicher archiviert werden.
Die größten Vorteile der digitalen Personalakte
Wer für die oben genannten Aufgaben noch immer analoge Akten nutzt, sieht sich mit einer zeitraubenden Arbeit konfrontiert. Die moderne digitale Personalakte und Bewerberakte optimiert alle administrativen Tätigkeiten, sodass Ihre Mitarbeiter über mehr Zeit für strategische Aufgaben verfügen. Das Potenzial zur Kostenoptimierung fällt in diesem Zusammenhang groß aus. Zudem können Unternehmen die Anforderungen in Bezug auf die Sicherheit sensibler Mitarbeiterdaten mit elektronischen Personalakten besser umsetzen.
Sicherer Dokumentenzugriff von jedem Standort aus mit digitaler Personalakte
Großen Firmen mit verschiedenen Standorten bietet die digitale Personalakte den Vorteil, dass jeder zugriffsberechtigte Mitarbeiter von jedem Ort aus und zu jeder Zeit auf die aktuellsten Informationen zugreifen kann. So vermeiden sie Mehrfachablagen (Redundanzen) und erzielen eine spürbare Steigerung der Effizienz. Hierdurch lassen sich zudem viele Vorgänge deutlich transparenter verwalten wie zum Beispiel digitale Antrags- und Genehmigungsverfahren bei Urlaubsanträgen, Weiterbildungsmaßnahmen, Jahresgespräche, Jubiläen, Sicherheitsschulungen, Führerscheinvorlagen, Übersichten über Gehälter und deren Entwicklung, Protokollierungen der Vorgangshistorie und viele mehr.
Digitale Personalakte bietet Sicherheit durch Rechtskonzepte und Verschlüsselung
Die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) regelt den gesetzlichen Rahmen für die Speicherung personenbezogener Daten. Das für die elektronische Personalakte benötigte Dokumentenmanagement hilft Ihnen dabei, diese und weitere Vorgaben einzuhalten und teuren Bußgeldern zu entgehen. So verwalten Sie wichtige und sensible Personaldokumente zentral und rechtskonform. Das rollenbasierte Rechtesystem steuert zuverlässig Sicht- und Nutzungsrechte für Ihre Dokumente und Daten. Zudem können Sie Prozessbeteiligten Aufgaben zuzuweisen und diese mit Fristen- und einem Eskalationsmanagement überwachen. Zusätzlich sorgt eine verschlüsselte Ablage für die größtmögliche Sicherheit. Der kontrollierte Zugriff eines Mitarbeiters auf die eigenen Personaldokumente nach §83 BtrVG wird ebenfalls ermöglicht.
So digitalisieren Sie Ihre Personalakten
Wenn Sie Ihre Personalakten digitalisieren möchten, um von den genannten Vorteilen einer elektronischen Personalakte zu profitieren, bieten wir Ihnen zu Beginn Ihres Projekts kompetente Unterstützung im Rahmen eines Beratungs- und Anforderungsworkshops. Aus Ihren individuellen Wünschen, Anforderungen und der vorhandenen Infrastruktur resultiert ein maßgeschneidertes Anforderungsprofil sowie ein konkreter Terminplan für Ihr Projekt. Bestehende Personalakten können unter Einhaltung aller Datenschutzrichtlinien durch einen darauf spezialisierten externen Dienstleister in unsere Lösung übernommen werden.
Entscheiden Sie sich für eine Lösung von IQUADRAT, reduziert sich der Aufwand in Ihrer Personalabteilung erheblich. Ihr Mitarbeiterengagement wird gesteigert und Ihr Unternehmen hebt sich von anderen Arbeitgebern positiv ab. Digitalisieren und beschleunigen Sie mit uns Ihre Prozesse unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben. Hier finden Sie weitere Informationen zu Dokumentenmanagement, Prozesse und rechtssichere Archivierung für Personalabteilungen.
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Elektronische Personalakten rechtssicher und kostensparend verwalten