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Das papierlose Büro – Vision versus Wirklichkeit

Während vielerorts schon Diskussionen laufen, ob das digitale Dokumentenmanagement denn immer noch ein klassisches Enterprise Content Management System (ECM) oder schon ein Enterprise Information Management System (EIM) ist, offenbart ein Blick auf die Wirklichkeit, dass der Weg zum papierlosen Büro noch weit ist. Laut einer Studie des Digitalverbunds Bitkom aus September 2018 hat jedes vierte deutsche Unternehmen noch keine einzige Akte digitalisiert. Gerade einmal sechs Prozent der an der Studie beteiligten Unternehmen gaben an, dass ihre gesamten Verwaltungs- und Büroprozesse bereits digitalisiert sind. Oftmals sind verschiedene Vorbehalte die Ursache für die schleichende digitale Transformation. Wir möchten Ihnen in diesem Beitrag die wichtigsten Gründe darlegen, warum das papierlose Büro dennoch das erklärte Ziel eines jeden Unternehmens sein sollte.

Das papierlose Büro sorgt für Effizienz und Transparenz

Papier unterliegt als analoges Medium einer Reihe physikalischer Beschränkungen. Die auf ihm abgebildeten Informationen sind ortsgebunden und sind nur einmal vorhanden, sprich: Nur ein Sachbearbeiter kann beispielsweise mit einem bestimmten Dokument arbeiten. Zudem lässt sich auch nicht abbilden, welche Mitarbeiter mit einer Papierakte gearbeitet haben. Im papierlosen Büro ermöglicht hingegen ein Dokumentenmanagementsystem jederzeit und ortsungebunden den Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter auf ein Dokument. Dies steigert die Effizienz signifikant und Durchlaufzeiten für Dokumente werden spürbar kürzer. Eine smarte Rechteverwaltung für den Zugriff beugt hierbei Datenmissbrauch vor. Zudem können im papierlosen Büro alle Bearbeitungsschritte, die an einem digitalen Dokument durchgeführt werden, für mehr Transparenz dokumentiert werden.

Papierloses Büro ist ökonomisch und ökologisch sinnvoll

Das papierlose Büro schont Ressourcen – und damit ist keinesfalls nur das Papier gemeint. Hinzukommen auch Kosten für Lagerflächen und deren entsprechende Klimatisierung, denn: Insbesondere bei gesetzesrelevanten Dokumenten müssen bestimmte Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Eine Archivierung unter Idealbedingungen ist hierbei eine obligatorische Voraussetzung. Im papierlosen Büro liegen die Daten hingegen auf sicheren Servern, wodurch Kosten für die Lagerung gespart werden und die Umwelt entlastet wird.

Datensicherheit beim papierlosen Büro

Noch immer hält sich hartnäckig das Gerücht, dass ein zentraler Nachteil beim papierlosen Büro die geringere Sicherheit der Daten sei. Dies ist jedoch falsch. Auch ECM Lösungen auf Cloud-Basis sind heute ausgesprochen sicher. Zudem sind Dokumentenmanagementsysteme per se so aufgebaut, dass auch die Anforderungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingehalten werden. Damit liefert das papierlose Büro entgegen gängiger Meinung sogar einen entscheidenden Beitrag zu einer verbesserten Datensicherheit.

Sie möchten Unterstützung beim Weg hin zum papierlosen Büro? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu unseren Experten auf.

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