Wissen ist Macht“ – das stellte bereits der englische Philosoph Francis Bacon vor über 400 Jahren fest. Heute gilt dies umso mehr, denn: Unternehmen können aus Informationen nur dann Kapital schlagen, wenn diese uneingeschränkt verfügbar sind. Deswegen ist es für Unternehmen unerlässlich, ihr digitales Dokumentenmanagement mit einem DMS-System zu optimieren. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag die wichtigsten Funktionalitäten einer solchen Software und erklären Ihnen, welche Mehrwerte sich ergeben.
Digitales Dokumentenmanagement steigert die Auffindbarkeit von Informationen
Egal ob Sie es nun Dokumentenmanagement (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) nennen, das Ziel der digitalen Dokumentenverwaltung ist identisch: Dokumente beziehungsweise Informationen sollen leichter und schneller auffindbar sein. Wichtig ist hierbei, dass dies benutzerübergreifend gilt. Ist beispielsweise ein Kollege krank oder im Urlaub, darf deswegen nicht der gesamte Workflow zusammenbrechen, weil ein wichtiges Dokument im System nicht gefunden werden kann. Deswegen stellt das digitale Dokumentenmanagement die zentrale Informationsdrehscheibe in jedem Unternehmen dar. Hier gehen MS Office-Daten, Scans, Belege, Vorlagen und viele weitere Daten ein. Benutzer sollen diese Dokumente per Volltextsuche direkt, ortsunabhängig und zugriffsgesichert finden und per Drag & Drop intuitiv verwalten und nutzen können. Eine gute Software für das digitale Dokumentenmanagement bietet zudem die Möglichkeit, Dokumente revisionssicher und rechtssicher in Archiven zu speichern.
Informationsfluss ist für das digitale Dokumentenmanagement wichtig
Um seine Funktion als zentrale Informationsdrehscheibe zu erfüllen, muss für das digitale Dokumentenmanagement ein ungehinderter Informationsfluss sichergestellt werden. Deshalb sollte eine leistungsfähige DMS-Lösung auch immer über ein breites Spektrum an Schnittstellen verfügen. Erst durch diese APIs können andere ECM-Systeme und ERP-Lösungen integriert und die dort vorliegenden Informationen genutzt werden. In diesem Kontext ist es auch sinnvoll, wenn das digitale Dokumentenmanagement modular aufgebaut und dadurch erweiterbar ist – beispielweise mit Speziallösungen, die extra auf das Invoice Management zugeschnitten sind. Lesen Sie auch gerne mehr über die Eingangsrechnungsverarbeitung.
Abläufe mit dem digitalen Dokumentenmanagement optimieren
Die Auffindbarkeit von Informationen ist die eine Stärke eines digitalen Dokumentenmanagements. Die Möglichkeit, die Informationsverarbeitung beziehungsweise deren Verwaltung zu standardisieren, ist der nächste Vorteil eines DMS. Optimieren Sie Ihre Workflows, indem Sie individuell auf Ihre Prozesse zugeschnittene Abläufe definieren. Hierdurch steigern Sie Ihr Qualitätsmanagement und die Transparenz im Workflow. Zudem sollte eine Dokumentenversionierung zur konsistenten Bearbeitung aktueller Dokumente in die Lösung integriert sein.
Berechtigungen im digitalen Dokumentenmanagement – Setzen Sie gezielt Grenzen
Neben der Definition von Abläufen für die Verwendung von Dokumenten spielen auch Zugriffsrechte eine zentrale Rolle im digitalen Dokumentenmanagement. Zum einen möchten Sie sicherlich nicht, dass jeder Mitarbeiter über unbegrenzten Zugriff auf alle Dokumente verfügt. Zum anderen müssen hierbei auch rechtliche Aspekte bei sensiblen Daten berücksichtig werden. Aus diesem Grund sollte ein gutes digitales Dokumentenmanagement immer auch über eine intuitiv bedienbare und fein differenzierte Rechtevergabe verfügen.
Möchten Sie mehr zu diesem Thema lesen? Dann informieren Sie sich gerne hier über weitere Details zum digitalen Dokumentenmanagement.
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