Scopevisio Content Solutions GmbH ist auf die Beratung und den Verkauf ihrer eigenen PHOENIX- und Scopevisio Software-Lizenzen für Dokumenten- und Prozessmanagementsysteme spezialisiert.

Produktportfolio:

• PHOENIX Workflow ist ein regelbasiertes Prozessmanagementsystem, welches Arbeitsschritte rationalisiert und sich wiederholende Prozesse automatisiert.
• PHOENIX QM unserem digitalen Qualitätsmanagement strukturieren, erleichtern und verbessern Sie systematisch Prüf- und Freigabeprozesse und ermöglichen Ihrem Team mehr Transparenz.
• PHOENIX HR RECRUITING – DSGVO-konformer und effizienter Recruiting-Prozess
• PHOENIX CARE – Rechtsicheres und effizientes Bewohnerakten-Management
• PHOENIX DOCUMENTS bietet Dokumenten- und Prozessmanagement sowie digitale Archivierung On-Premises und in der Cloud.
• PHOENIX DOCUMENTS CONTRACT ist ein elektronisches Vertragsmanagement. Dank sinnvoller Verschlagwortung werden Verträge mühelos gesucht und gefunden.
• PHOENIX DOCUMENTS HR ist ein elektronisches Personalaktenmanagement. Damit können wichtige und sensible Personaldokumente zentral verwaltet werden und halten die Anforderungen des Datenschutzes ein.
• PHOENIX DOCUMENTS INVOICE ist ein ZUGFeRD-konformes Rechnungsmanagement.
• PHOENIX CAPTURE / PHOENIX CAPTURE READER ist eine gesetzeskonforme Scan-Software die Papierdokumente digital erfassen oder indexieren kann. Auch ZUGFeRD und X-Rechnung können automatisch übernommen werden.

Zusätzlich zum Verkauf der o.g. Produkte bietet Scopevisio Content Solutions Beratungsleistungen, um spezifische Anforderungen an das Dokumentenmanagementsystem zu erfassen und auf Kundenwunsch individuell umzusetzen.

Des Weiteren erfolgt durch die Firma Scopevisio Content Solutions GmbH der Vertrieb, der Verkauf, die Verwaltung sowie die Abwicklung von Dienstleistungen auf Basis von Verträgen und allen damit verbundenen Nebengeschäften, außerdem die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

Das sind:

• Firmen mit Anschrift und Telefonnummer
• Personalien (der Ansprechpartner) (z.B. Name, Beruf/Branche)
• Vertragsdaten (zu Herstellern und Distributoren)
• Beabsichtigte Nutzung und zu erwartende Umsätze der Vertragsbeziehung.

Vertragliche Vereinbarung zwischen IQUADRAT AG und

• Kunden
• Distributoren/Lieferanten
• Dienstleistern
• Serviceunternehmen und deren Mitarbeitern
• der damit verbundenen Erfüllung diesbezüglicher Pflichten wie z.B. Übermittlung von Bestellungen, Zusendung von Ware, Bezahlung von Rechnungen/Gehältern, Einhaltung von Serviceleistungen, die Übermittlung an Behörden usw.

Wir informieren unsere Kunden und Interessenten regelmäßig über Neuigkeiten betreffend Software und Dienstleistungen. Wenn unsere Kunden keine Informationen mehr von uns erhalten möchten, informieren sie uns unter Angabe der Firma, Name, Anschrift sowie der E-Mail-Adresse.

5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten bzw. Datenkategorien

Soweit diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich sind, werden im Wesentlichen zu folgenden Gruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt:

• Kunden (Adressdaten, Identifikationsdaten, Steueridentifikationsnummer Vertragsdaten, Steuerungsdaten (soweit zur Vertragsabwicklung erforderlich) und ggf. sonstige Daten, die für die ordnungsgemäße und sachgerechte Abwicklung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind).
• Mitarbeiter, Auszubildende, Praktikanten, ehemalige Mitarbeiter (Vertrags-/Stamm- und Abrechnungsdaten einschließlich Daten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, zur Lohnsteuer und Sozialversicherung; Angaben zur Privatadresse, Tätigkeitsbereich; Transaktions- und Leistungsdaten; Name und Alter von Angehörigen, die für Sozialleistungen relevant sind; Bankverbindungsdaten, dem Mitarbeiter anvertraute Vermögensgegenstände; Kontaktinformationen; Mitarbeiterstatus; Qualifikationen; Mitarbeiterbeurteilungen; beruflicher Werdegang; Gesundheitsdaten; Notfallkontaktdaten wie vom Mitarbeiter gemachte Angaben zu ausgewählten Personen, die im Notfall kontaktiert werden sollen, Angaben zu Zwecken der Personalverwaltung und -steuerung, der Kommunikation sowie der Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen), Bewerber (Bewerbungsdaten wie Angaben zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung und zu Qualifikationen).
• Geschäftspartner und Agenturen, Vermittler und Makler (zur Verwaltung und Steuerung, zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen, Bankverbindungen, Abrechnungs- und Leistungsdaten)
• Lieferanten (Adress- und Funktionsdaten) und
• Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen, auch soweit es sich dabei um juristische Personen handelt (Kontaktkoordinaten sowie Betreuungsinformationen).

6. Empfänger / Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

• Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden).
• Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing, Vertrieb, Telekommunikation und EDV).
• Weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Lieferantenrechnungen), gruppenzugehörige Unternehmen oder andere externe Stellen zur Erfüllung der oben genannten Zwecke, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigtem Interesse zulässig ist.

7. Regelfristen für die Löschung der Daten:

• Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen, die im Wesentlichen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren erfordert, zum Teil aber auch darunter liegen. Darüber hinaus können sich Abweichungen durch satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen ergeben.
• Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht.
• Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die Zweckbestimmung entfällt.

8. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten:

Es erfolgt keine Datenübermittlung in Drittstaaten.

9. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Jede betroffene Person kann sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

Markus Zechel
Datenschutzbeauftragter der Scopevisio Content Solutions GmbH
c/o migosens GmbH
Wiesenstr. 35
45473 Mülheim an der Ruhr
E-Mail: dsb-iquadrat@migosens.net 

Scopevisio Content Solutions GmbH ist Mitglied im Bundesverband Informations- und Kommunikations-Systeme e. V. (Bitkom).