Unser Dokumentenmanagementsystem ist wie ein strukturiertes Inhaltsverzeichnis für Daten und Dokumente. Schnell können Dokumente aus einer E-Mail, dem Explorer oder anderen Anwendungen ablegt und vielleicht auch erst zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeitet werden. Das können Sie direkt auf dem Windows-Desktop über den PHOENIX SmartClient. Neben dieser komfortablen Funktion bietet Ihnen unser SmartClient zudem eine Suchfunktion direkt auf dem Windows-Desktop. So öffnen Sie mit einer selbstgewählten Tastenkombination, sprich „Hotkey“ das von Ihnen benötigte Dokument.
Das Archiv dagegen ist die keine reine Ablage der Dokumente – Im PHOENIX Documents Archiv sind Ihre Dokumente revisionssicher archiviert. Revisionssicher bedeutet, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher abgelegt sind. Sehr flexibel können in PHOENIX Documents aus Archiven Views gebildet werden. Dazu werden Archivinhalte gefiltert (z.B. alle Rechnungen des aktuellen Jahres).