So verschieden Ihre Branchen auch sind, es gibt für alle gute Gründe die Prozesse im Mittelstand zu digitalisieren:
Zertifizierte Sicherheit
Ob es um den erhöhten Dokumenten- und Zugriffsschutz (DSGVO) geht oder um Ihre Dokumentations- bzw. Löschpflichten – unsere PHOENIX-Produktfamilie erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, die an Ihr Unternehmen gestellt werden. Natürlich auch die Anforderungen der Abgabenordnung, der GoBD und des Handelsgesetzbuchs.
Transparente Verwaltung der Dokumente
Die Aufwendungen für die Suche nach oder das Warten auf Informationen steigen mit zunehmender Informationsflut kontinuierlich. Ablage, Verlagerung, Archivraum und spätere Dokumentenvernichtung verursachen hohen Aufwand und Kosten.
Geschäftsvorgänge setzen sich aus Daten und Dokumenten unterschiedlichster Herkunft zusammen. Oft existieren zudem noch dezentrale Ablagen oder Handakten, sodass eine Transparenz der Vorgangsunterlagen oft nicht gegeben ist. Eine interne Weiterleitung von Dokumenten ist oft umständlich und intransparent.
Sie möchten Ihr Dokumentenmangement im Griff haben?
Für diese und viele weitere Herausforderungen bietet wir Ihnen eine intuitiv zu handhabende und zertifizierte revisionssichere Lösung. Ein modulares Dokumenten- und Prozessmanagement, mit dem Sie Ihre Komplettlösung aufbauen können. Maßgeschneidert für den Ablauf in einem mittelständischen Unternehmen und deren Budget. Ihr Return on Investment liegt in der Regel bei 12–18 Monaten!
– Umgehende Verfügbarkeit aller Dokumente und Informationen
– Komfortable Archivierung und Recherche aus jeder Oberfläche und Anwendung
– Regelbasierte Workflows zur Vermeidung von Skontoverlusten
– Auslesung vor Übergabe in den Rechnungsworkflow
– Rechtssichere Archivierung und Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben
– Automatische Übergabe der Buchungsdaten an Ihr Finanzbuchhaltungssystem
– Für alle Eingangskanäle, auch ZUGFeRD und XRechnung
– Überblick über alle Termine wie Wiedervorlage, Fristenkontrolle, Verhandlungstermine usw.
– Mobiler und ortsunabhängiger Überblick über alle Verträge und Informationen
– Vertragsmanagement-Prozesse: Von einfachen Freigabeworkflows bis zu komplexen Schritten zur Überprüfung eines Vertrags
– Einfache Bedienbarkeit durch eine durchdachte Software-Oberfläche in der Cloud- oder On-Premises-Lösung
– Korrespondenzen rund um die Verträge, Ergänzungs- sowie Änderungsdokumente lassen sich in bestehende Vorgänge integrieren
– Sie können Finanzdaten zu Verträgen erfassen
– Revisionssichere Archivierung und Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben
– Detaillierte Rollen- und Rechteverwaltung für einen gesicherten Zugriff auf Ihre Verträge
– Strukturierte Verwaltung der Personalakten
– Mobiler und ortsunabhängiger Überblick über alle Stammdaten und Dokumente
– Verschlüsselte Ablage der Dokumente
– Vorkonfigurierte indiviuell anpassbare Workflows
– Rollenbasiertes Rechtesystem steuert zuverlässig Sicht- und Nutzungsrechte
– Fristenverwaltung für Wiedervorlage, Terminverwaltung
– Effiziente Übernahme der Papierakten
– Einfache Bedienbarkeit dank einer durchdachten Software-Oberfläche
– Dokumentenlenkung durch regelbasierte Workflows und Vorlagenverwaltung
– Festlegung individueller Geltungsbereiche, Zuordnung von QMBs, Fachprüfern und Freigebern
– Aufgabenüberwachung und Eskalationsmanagement
– Einbindung Ihrer Prozesslandkarte möglich
– Individuelle Zugriffs-, Bearbeitungs- und Freigaberechte
– Zugriff auf die veröffentlichten Dokumente per Webclient
– Einbindung in das kundeneigene Intranet
Das PHOENIX ARCHIV empfehlen wir unseren Kunden als professionelle Lösung zur revisionskonformen elektronischen Archivierung. Die Sicherheitsverfahren sind erstklassig, die Anbindung und Integration in vorhandene IT-Umgebungen problemlos.
Es gibt selten eine Software die so wenig Probleme erzeugt wie PHOENIX INVOICE.
Seit dem Produktivgang von PHOENIX sparen wir Verarbeitungszeit und vor allem Durchlaufzeit. Der größte Vorteil für uns ist, dass die langen Suchzeiten entfallen. Die Rechnungen und Dokumente sind jederzeit auffindbar. PHOENIX DMS war die richtige Wahl!
Ich entdecke die Bereiche unserer Klinik im Strukturbaum und kann mich dort deshalb sehr schnell zurecht finden – auch wenn ich das Programm einige Tage nicht genutzt habe. Sehr hilfreich ist die Bereitstellung von Favoriten, so dass ich mit nur zwei Klicks an oft genutzte Dokumente schnell herankomme. Gerade im operativen Geschäft kann ich bei Fragen schnell auf das Wissen unserer Klinik zurückgreifen. Der Workflow ist ähnlich dem bei meiner Arztbrieferstellung – Ich finde mich in dem Prozess wieder.
Was für eine Arbeitserleichterung – wir verwalten mit PHOENIX HR unsere digitalen Personaldokumente jetzt zentral und rechtskonform.
Die Integration von PHOENIX hat zu erheblichen Verbesserungen bei der Bearbeitung der Dokumente in den Punkten Qualität und Sicherheit geführt. Die Bedienbarkeit ist intuitiv beherrschbar. Das Design ist gelungen und PHOENIX definitiv die richtige Wahl.
Das Engineering-DMS von IQUADRAT zeichnet sich durch beste Integrationen und Schnittstellen aus und ermöglicht uns das konsistentente Dokumentenmanagement für unsere technischen Projekte.
Nach der Einführung von PHOENIX DOCUMENTS haben sich die Ad-hoc-Workflows als sehr komfortabel und anwenderfreundlich erwiesen.
Die Integration von PHOENIX hat zu erheblichen Verbesserungen bei der Bearbeitung der Dokumente in den Punkten Qualität und Sicherheit geführt. Die Bedienbarkeit ist intuitiv beherrschbar. Das Design ist gelungen und PHOENIX definitiv die richtige Wahl.
Das Arbeiten mit PHOENIX INVOICE macht den gesamten Prozess effizienter und transparenter. Das Bearbeiten der Eingangsrechnungen ist deutlich schneller und auch das „Ordner wälzen“ entfällt. Die Dokumentensuche ist jetzt komfortabel und viel gezielter möglich – ein Auffinden der Belege in jedem Fall gewährleistet. Wertvoll ist weiterhin die gewonnene Transparenz durch die Beleghistorie: Status- und Beleglauf sowie der Bearbeiter sind problemlos zu ermitteln.
Vertragsverwaltung überwacht Fristen: Seit dem Einsatz von PHOENIX CONTRACT werden Kündigungsfristen nicht mehr übersehen. Gerade bei uns in der IT hat sich das bewährt, weil wir eine große Anzahl an Verträgen haben, die auf unbestimmte Zeit mit einer vierteljährlichen Kündigungsfrist zum Jahresende abgeschlossen werden.
Mit PHOENIX CONTRACT haben wir das richtige System für unsere Vertragsverwaltung und die zugehörigen Prozesse gefunden. Neben den Leistungsmerkmalen gefällt uns vor allem die komfortable und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche.
Dank einer problemlosen Einführung und einer hohen Anwenderakzeptanz konnten wir schnell unser Ziel eines effektiveren und transparenteren Rechnungsdurchlaufs erreichen.
Mit PHOENIX können wir an allen Standorten Entwurf, Abnahme und Freigabe unserer Entwicklungen steuern. Es ist konkret auf unsere Wünsche hin angepasst worden und erfüllt seine Aufgaben als wichtiger Teil unseres Qualitätsmanagements.
Sowohl unsere zusätzlichen Wünsche als auch die Einstellungen in PHOENIX wurden von IQUADRAT eins zu eins umgesetzt. Unsere Produktivität konnte nochmals gesteigert werden.
Keine Rechnung geht mehr verloren. Wir haben permanent Transparenz über den Verbleib und den Bearbeitungsstand einer Eingangsrechnung. Unsere Zweigstellen sind an das System angeschlossen, sodass keine Rechnung gefaxt werden muss. Die Mitarbeiter sind 100-prozentig zufrieden und werden durch das System täglich erheblich entlastet.
PHOENIX ist direkt in unsere Autodesk Inventor Software integriert und erleichtert das Arbeiten an bestehenden und neuen CAD-Projekten. Es stellt sicher, dass den Entwicklern jederzeit und an allen Standorten die korrekten Daten zur Bearbeitung vorliegen.
Durch die Einführung von PHOENIX INVOICE ist ein schneller Rechnungslauf gewährleistet. Die Rechnungen und Dokumente sind immer einsehbar, Kontierungen sind mittels der Drop-Down-Menüs unkompliziert durchzuführen und der Freigabe-Status ist überprüfbar. Die Dokumentation ist übersichtlich und nachvollziehbar – auch über einen längeren Zeitraum. Das ist hilfreich, um die geplanten und tatsächlichen Kosten für unseren kompletten Verlagsbereich immer im Blick zu haben. PHOENIX INVOICE ist für mich schnell, sicher und komfortabel in der Anwendung.
Seitdem wir PHOENIX INVOICE nutzen, ist der Belegfluss deutlich schneller geworden. Unser großes Belegvolumen können wir so stressfrei und fehlerlos bewältigen.
Das Qualitätsmanagement von IQUADRAT ermöglicht uns, die bisherige Dokumentenlenkung in einen intelligenten und anwenderorientierten Prozess zu überführen. Das Programm fügt sich ideal in unsere vorhandene klinikeigene IT-Infrastruktur ein und schafft durch seine Mandantenfähigkeit Synergieeffekte innerhalb unserer gemeinsamen IT-Struktur in der Gesundheitsholding Lüneburg.
Aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen sammelten sich über Jahre unzählige Dokumente an. Die elektronische Lösung legt die Dokumente automatisch im PDF-Format ab. Zuverlässig funktioniert PHOENIX ARCHIV als unsere revisionssichere Dokumentenablage.
PHOENIX stellt sicher, dass den Entwicklern jederzeit und an allen Standorten die korrekten Daten zur Bearbeitung vorliegen.
Auch durch die einfache Handhabung ist der Rechnungsdurchlauf mit PHOENIX INVOICE im Schnitt zwei Tage schneller, was zu einer deutlich höheren Ausschöpfung beim Skonto führt.
PHOENIX HR ermöglicht es uns, einfach und sicher die Akteninhalte unseres Personals zu verwalten. Die Handhabung ist selbsterklärend und sehr übersichtlich. Wir sind von PHOENIX HR überzeugt!
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen sprechen.
