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Verwalten Sie Ihre gesamten Dokumente und Prozesse jetzt digital.

Mann sitzt neben PC und lächelt

Effizientes Dokumentenmanagement für Mittelstand, Familien- und Eigentümerunternehmen

Zeit und Kosten sparen, durch die digitale zentrale Verarbeitung Ihrer Daten und Dokumente

So verschieden Ihre Branchen auch sind, es gibt für alle gute Gründe die Prozesse im Mittelstand zu digitalisieren:

  • Ihr Unternehmen benötigt Rechtssicherheit (DSGVO, GoBD, HGB, AO uvm.).
  • Digitales Dokumentenmanagement bietet Ihnen hohes Potenzial zur Kostenoptimierung.
  • Die Notwendigkeit zur Steigerung der Effizienz und Prozesstransparenz nimmt zu.

Zertifizierte Sicherheit
Ob es um den erhöhten Dokumenten- und Zugriffsschutz (DSGVO) geht oder um Ihre Dokumentations- bzw. Löschpflichten – unsere PHOENIX-Produktfamilie erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, die an Ihr Unternehmen gestellt werden. Natürlich auch die Anforderungen der Abgabenordnung, der GoBD und des Handelsgesetzbuchs.

Transparente Verwaltung der Dokumente
Die Aufwendungen für die Suche nach oder das Warten auf Informationen steigen mit zunehmender Informationsflut kontinuierlich. Ablage, Verlagerung, Archivraum und spätere Dokumentenvernichtung verursachen hohen Aufwand und Kosten.
Geschäftsvorgänge setzen sich aus Daten und Dokumenten unterschiedlichster Herkunft zusammen. Oft existieren zudem noch dezentrale Ablagen oder Handakten, sodass eine Transparenz der Vorgangsunterlagen oft nicht gegeben ist. Eine interne Weiterleitung von Dokumenten ist oft umständlich und intransparent.

Sie möchten Ihr Dokumentenmangement im Griff haben?
Für diese und viele weitere Herausforderungen bietet wir Ihnen eine intuitiv zu handhabende und zertifizierte revisionssichere Lösung. Ein modulares Dokumenten- und Prozessmanagement, mit dem Sie Ihre Komplettlösung aufbauen können. Maßgeschneidert für den Ablauf in einem mittelständischen Unternehmen und deren Budget. Ihr Return on Investment liegt in der Regel bei 12–18 Monaten!

Ihre Vorteile auf einen Blick:

Schnelle Einarbeitungszeit ohne Schulung
Individuelle Zugriffs-, Bearbeitungs- und Freigaberechte und Verschlüsselung
Minimaler Wartungsaufwand
Zertifizierte und rechtssichere Archivierung, auch ohne teure Hardware
Rechtssicherer Umgang mit E-Mail-Rechnungen, auch für ZUGFeRD und XRechnungen
Leisten Sie einen wichtigen Beitrag zum Erhalt und Schutz unserer Umwelt
Mobiles/ortsunabhängiges Arbeiten
Zeitersparnis und Mitarbeiterzufriedenheit
Direkte Suchfunktion aus Ihrem vorhandenen System
Direkt und ohne Installation in Ihrem Webbrowser verfügbar
Regelbasierte und spezifische Workflows – z. B. Compliance-Nachweise, Risikomanagement, Investitionsanträge, Reisekostenanträge, Bestellwesen, Office Dokumente
Keine oder geringere Druck-, Papier- und Lagerkosten
Logo Phoenix Invoice neu grün grau

PHOENIX INVOICE –

transparente Eingangsrechnungsbearbeitung und steuersichere Archivierung

– Übersicht über alle Rechnungsvorgänge
– Einhaltung rechtlicher Vorschriften
– Automatisches Erfassen von Rechnungsdaten
– Abgleich mit Bestelldaten
– Beschleunigung von Durchlaufzeiten – keine Skontotermine verpassen
– Individuelle Freigabeprozesse
– Rechtssicherer Umgang mit E-Mail-Rechnungen, auch für ZUGFeRD und XRechnungen

Logo Phoenix Contract neu grün grau

PHOENIX CONTRACT –

zentrale Verwaltung aller Verträge

– Übersicht über alle Verträge
– Sicherer Zugriffsschutz
– Fristenüberwachung und Eskalationsmanagement
– keine wichtigen Termine mehr verpassen
– Einnahmen-/Ausgaben-Verwaltung
– Verschlüsselte Ablage der Dokumente
– Prozessbegleitete Vertragserstellung

Logo Phoenix Archiv neu grün grau

PHOENIX Archiv –

revisionssichere Archivierungslösung

– Zertifizierte und rechtssichere Archivierung, auch ohne teure Hardware
– Automatisierbare Dokumentenübernahme aus beliebigen Systemen
– Benutzergesteuerte und automatisierte E-Mail-Archivierung
– Intelligente Suchfunktion auch auf mobilen Geräten
– Sicherer Zugriffsschutz und Verschlüsselung

Logo Phoenix HR Center neu grün grau

PHOENIX HR CENTER –

gesetzeskonforme digitale Personalakte

– Strukturierte Verwaltung der Personalakten
– Verschlüsselte Ablage der Dokumente
– Sicherer Zugriffsschutz, kontrollierte Einsichtnahme
– Fristenverwaltung für Wiedervorlage, Terminverwaltung
– DSGVO-konformer und effizienter Recruiting-Prozess
– Effiziente Übernahme der Papierakten

Logo Phoenix QM neu grün grau

PHOENIX QM –

sichere Dokumentenlenkung von QM-Dokumenten

– Dokumentenlenkung durch regelbasierte Workflows und Vorlagenverwaltung
– Festlegung individueller Geltungsbereiche, Zuordnung von QMBs, Fachprüfern und Freigebern
– Aufgabenüberwachung und Eskalationsmanagement
– Einbindung Ihrer Prozesslandkarte möglich
– Individuelle Zugriffs-, Bearbeitungs- und Freigaberechte
– Zugriff auf die veröffentlichten Dokumente per Webclient
– Einbindung in das kundeneigene Intranet

Unsere Lösungen schaffen Begeisterung in Ihrer Branche:

Telefon – E-Mail – Persönlich
Wir sind für Sie da.

Sie erhalten neben unseren professionellen Software-Lösungen zu Beginn Ihres Projekts auch eine kompetente Beratung und wir versprechen Ihnen eine persönliche und effektive Herangehensweise an jedes Projekt.
Mitarbeiter Detlef Deisler

Detlef Deisler

+49-202-94701-137

Untere Lichtenplatzer Str. 100, 42289 Wuppertal

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