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Verwalten Sie Ihre gesamten Dokumente und Prozesse jetzt digital.

Mann sitzt neben PC und lächelt

Effizientes Dokumentenmanagement für Mittelstand, Familien- und Eigentümerunternehmen

Zeit und Kosten sparen, durch die digitale zentrale Verarbeitung Ihrer Daten und Dokumente

So verschieden Ihre Branchen auch sind, es gibt für alle gute Gründe die Prozesse im Mittelstand zu digitalisieren:

  • Ihr Unternehmen benötigt Rechtssicherheit (DSGVO, GoBD, HGB, AO uvm.).
  • Digitales Dokumentenmanagement bietet Ihnen hohes Potenzial zur Kostenoptimierung.
  • Die Notwendigkeit zur Steigerung der Effizienz und Prozesstransparenz nimmt zu.

Zertifizierte Sicherheit
Ob es um den erhöhten Dokumenten- und Zugriffsschutz (DSGVO) geht oder um Ihre Dokumentations- bzw. Löschpflichten – unsere PHOENIX-Produktfamilie erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, die an Ihr Unternehmen gestellt werden. Natürlich auch die Anforderungen der Abgabenordnung, der GoBD und des Handelsgesetzbuchs.

Transparente Verwaltung der Dokumente
Die Aufwendungen für die Suche nach oder das Warten auf Informationen steigen mit zunehmender Informationsflut kontinuierlich. Ablage, Verlagerung, Archivraum und spätere Dokumentenvernichtung verursachen hohen Aufwand und Kosten.
Geschäftsvorgänge setzen sich aus Daten und Dokumenten unterschiedlichster Herkunft zusammen. Oft existieren zudem noch dezentrale Ablagen oder Handakten, sodass eine Transparenz der Vorgangsunterlagen oft nicht gegeben ist. Eine interne Weiterleitung von Dokumenten ist oft umständlich und intransparent.

Sie möchten Ihr Dokumentenmangement im Griff haben?
Für diese und viele weitere Herausforderungen bietet wir Ihnen eine intuitiv zu handhabende und zertifizierte revisionssichere Lösung. Ein modulares Dokumenten- und Prozessmanagement, mit dem Sie Ihre Komplettlösung aufbauen können. Maßgeschneidert für den Ablauf in einem mittelständischen Unternehmen und deren Budget. Ihr Return on Investment liegt in der Regel bei 12–18 Monaten!

Ihre Vorteile auf einen Blick:

Schnelle Einarbeitungszeit ohne Schulung
Individuelle Zugriffs-, Bearbeitungs- und Freigaberechte und Verschlüsselung
Minimaler Wartungsaufwand
Zertifizierte und rechtssichere Archivierung, auch ohne teure Hardware
Rechtssicherer Umgang mit E-Mail-Rechnungen, auch für ZUGFeRD und XRechnungen
Leisten Sie einen wichtigen Beitrag zum Erhalt und Schutz unserer Umwelt
Mobiles/ortsunabhängiges Arbeiten
Zeitersparnis und Mitarbeiterzufriedenheit
Direkte Suchfunktion aus Ihrem vorhandenen System
Direkt und ohne Installation in Ihrem Webbrowser verfügbar
Regelbasierte und spezifische Workflows – z. B. Compliance-Nachweise, Risikomanagement, Investitionsanträge, Reisekostenanträge, Bestellwesen, Office Dokumente
Keine oder geringere Druck-, Papier- und Lagerkosten

Transparente Eingangsrechnungsbearbeitung und steuersichere Archivierung

– Umgehende Verfügbarkeit aller Dokumente und Informationen
– Komfortable Archivierung und Recherche aus jeder Oberfläche und Anwendung
– Regelbasierte Workflows zur Vermeidung von Skontoverlusten
– Auslesung vor Übergabe in den Rechnungsworkflow
– Rechtssichere Archivierung und Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben
– Automatische Übergabe der Buchungsdaten an Ihr Finanzbuchhaltungssystem
– Für alle Eingangskanäle, auch ZUGFeRD und XRechnung

Zentrale Verwaltung aller Verträge

– Überblick über alle Termine wie Wiedervorlage, Fristenkontrolle, Verhandlungstermine usw.
– Mobiler und ortsunabhängiger Überblick über alle Verträge und Informationen
– Vertragsmanagement-Prozesse: Von einfachen Freigabeworkflows bis zu komplexen Schritten zur Überprüfung eines Vertrags
– Einfache Bedienbarkeit durch eine durchdachte Software-Oberfläche in der Cloud- oder On-Premises-Lösung
– Korrespondenzen rund um die Verträge, Ergänzungs- sowie Änderungsdokumente lassen sich in bestehende Vorgänge integrieren
– Sie können Finanzdaten zu Verträgen erfassen
– Revisionssichere Archivierung und Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben
– Detaillierte Rollen- und Rechteverwaltung für einen gesicherten Zugriff auf Ihre Verträge

Gesetzeskonforme digitale Personalakte

– Strukturierte Verwaltung der Personalakten
– Mobiler und ortsunabhängiger Überblick über alle Stammdaten und Dokumente
– Verschlüsselte Ablage der Dokumente
– Vorkonfigurierte indiviuell anpassbare Workflows
– Rollenbasiertes Rechtesystem steuert zuverlässig Sicht- und Nutzungsrechte
– Fristenverwaltung für Wiedervorlage, Terminverwaltung
– Effiziente Übernahme der Papierakten
– Einfache Bedienbarkeit dank einer durchdachten Software-Oberfläche

Logo Phoenix QM neu grün grau

PHOENIX QM –

sichere Dokumentenlenkung von QM-Dokumenten

– Dokumentenlenkung durch regelbasierte Workflows und Vorlagenverwaltung
– Festlegung individueller Geltungsbereiche, Zuordnung von QMBs, Fachprüfern und Freigebern
– Aufgabenüberwachung und Eskalationsmanagement
– Einbindung Ihrer Prozesslandkarte möglich
– Individuelle Zugriffs-, Bearbeitungs- und Freigaberechte
– Zugriff auf die veröffentlichten Dokumente per Webclient
– Einbindung in das kundeneigene Intranet

Unsere Lösungen schaffen Begeisterung in Ihrer Branche:

Telefon – E-Mail – Persönlich
Wir sind für Sie da.

Sie erhalten neben unseren professionellen Software-Lösungen zu Beginn Ihres Projekts auch eine kompetente Beratung und wir versprechen Ihnen eine persönliche und effektive Herangehensweise an jedes Projekt.

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