Fristgerechte Vertragsverwaltung und einfache Prozessoptimierung
Mit der stetig steigenden Zahl von Verträgen und den dazugehörigen Dateien aus unterschiedlichen Quellen, wie z.B. Papier, E-Mails, intern erzeugten Dateien, Fotos uvm., steigt auch der Bedarf nach Struktur, Kontrolle und Transparenz. Wir bieten Ihnen mit PHOENIX CONTRACT eine an Ihre Unternehmensanforderungen angepasste und maßgeschneiderte Lösung für das digitale Vertragsmanagement. Durch das digitale Vertragsmanagement ist eine Fristeneinhaltung ganz einfach. Sie erzielen Prozesstransparenz und Sicherheit, erfreuen sich an einem geringen Suchaufwand und sind gewiss, die richtige Entscheidung zu treffen.
Ihr PHOENIX CONTRACT ist anwenderfreundlich, übersichtlich und lässt sich auf Ihrem lokalen Unternehmensserver oder aus der Cloud nutzen.
Mit der integrierten Einnahmen-/Ausgaben-Verwaltung und der Rechnungsverknüpfung zu PHOENIX INVOICE haben Sie stets eine aktuelle Zusammenfassung über die mit den Verträgen verknüpften Finanzdaten.
Rechtssicherheit gewinnt im Vertragsmanagement immer mehr an Bedeutung.
Stehen die aktuellsten intern freigegebenen Vertrags- und Korrespondenzvorlagen wirklich jedem berechtigten Mitarbeiter zur Verfügung? Verfügen alle am Vertragsmanagement beteiligten Mitarbeiter über den vollständigen und aktuellen Bestand aller Dokumente und Dateien zu den jeweiligen Verträgen? Sind alle vorhandenen wichtigen Originaldokumente bzw. Dateien und E-Mails aus lokalen Systemen, anderen Niederlassungen oder auch einzelnen Büros integriert?
Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten und Aufwendungen für das bisherige „klassische“ Vertragsmanagement?
Die Gründe für PHOENIX CONTRACT als Lösung für digitales Vertragsmanagement sind überzeugend. Nutzen Sie die klaren Strukturen in Ihrem Vertragsmanagementprozess und profitieren durch die gewonnene Transparenz, Rechtssicherheit, Termin- und Fristenüberwachung. Und das von der Erstellung Ihres Vertrages an, über die Abstimmung bis zur rechtssicheren verschlüsselten Ablage, Kündigung und Kündigungsbestätigung.
Vertragsverwaltung überwacht Fristen: Seit dem Einsatz von PHOENIX CONTRACT werden Kündigungsfristen nicht mehr übersehen. Gerade bei uns in der IT hat sich das bewährt, weil wir eine große Anzahl an Verträgen haben, die auf unbestimmte Zeit mit einer vierteljährlichen Kündigungsfrist zum Jahresende abgeschlossen werden.
Thomas Dinkel
Leiter IT
Mit PHOENIX CONTRACT haben wir das richtige System für unsere Vertragsverwaltung und die zugehörigen Prozesse gefunden. Neben den Leistungsmerkmalen gefällt uns vor allem die komfortable und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche.
Birgit Pommerenke
Projektleitung
Von der günstigen Starter-Lösung bis hin zur Enterprise- Edition für große Unternehmen finden Sie bei uns die ideale Plattform für Ihr professionelles Vertragsmanagement.
Verwalten Sie mit PHOENIX CONTRACT übersichtlich und intuitiv sämtliche für Sie wichtigen Vertragsdaten und Zusatzinformationen. Ihre Rahmenverträge weisen einen direkten Bezug zu allen zugehörigen Verträgen auf. Ob zuverlässige Fristenüberwachung (mit Ampel-Farbskala), Erinnerungsfunktion per E-Mail oder mehrstufiges Eskalationsmanagement zur Einhaltung Ihrer Fristen – PHOENIX CONTRACT bietet alle wichtigen Funktionen. Ad-hoc- und regelbasierter Workflow sind ebenfalls Bestandteile jeder Edition unserer Lösung, wie auch ein leistungsfähiges Berichtstool für Ihre individuellen Berichte und Auswertungen. Natürlich können berechtigungsabhängig auch Daten zu anderen Anwendungen, wie z.B. MS-Excel, exportiert werden.
Sie erhalten in Ihren Vertragsakten eine strukturierte Darstellung aller Vertragsdokumente sowie die sichere Verwaltung aller aktuellen Vertrags- und Korrespondenzvorlagen, eine direkte Übersicht hinsichtlich vertragsbezogener Einnahmen und Ausgaben und eine flexible Gruppierung der Verträge und Dokumente. Selbstverständlich bietet Ihnen PHOENIX CONTRACT standardmäßig die Darstellung der gesamten Vorgangshistorie, ebenso eine (rechts-)sichere verschlüsselte Ablage.
Übrigens: Die Gestaltung Ihrer PHOENIX CONTRACT Windows- oder Webclient-Oberfläche können Sie anpassen – auf Wunsch auch in der Cloud.
Wir bieten Ihnen folgende Informationen zum Download:
PHOENIX CAPTURE – Komfortables Scannen und Indizieren
PHOENIX HR CENTER – Gesetzeskonforme digitale Personalakte
PHOENIX QM – Sichere Dokumentenlenkung von QM-Dokumenten
PHOENIX ARCHIV – Revisionssichere Archivlösung
