fbpx

PHOENIX Documents – so geht digitales Dokumentenmanagement.

Erfolgreiches digitales Dokumentenmanagement bedeutet für Sie Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Ihren Daten und Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben.

Nutzen Sie unser digitales revisionssicheres DMS für Ihre Daten und Dokumente lokal auf Ihrem Server. Vorab können Sie alle Features 30 Tage kostenlos in der Cloud testen!

PHOENIX DOCUMENTS – Software für digitales Dokumentenmanagement, lokal auf Ihrem Server

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem ist ein wertvolles Investment für die Zukunft.

Dokumentenmanagement – wie wünschen Sie es sich?
Sie haben die Wahl: Nutzen Sie unser DMS als On-Premises-Lösung oder in der Cloud. Fordern Sie jetzt einen Cloud Testzugang an, der nahezu alle Features der On-Premises-Lösung beinhaltet. Starten Sie mit einer maßgeschneiderten DMS-Lösung und führen Sie Ihre Dokumente in sicheren digitalen Akten zusammen. Beispielarchive mit Musterdokumenten und Workflows sind bereits für Ihr Unternehmen eingerichtet, um Ihnen einen schnellen Einstieg zu ermöglichen. Während der Testphase können Sie einmalig für 49,‑ € (zzgl. MwSt.) unseren Premiumstart hinzubuchen. Dieser beinhaltet neben dem E-Mail- und Telefonsupport auch Onlinemeetings, in denen Sie Unterstützung bei der Einrichtung Ihrer individuellen Lösung erhalten und eventuell aufkommende Fragen beantworten lassen können.

Was versteht man unter einer Software für Dokumentenmanagementsysteme?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet Ihnen für alle Dokumentenarten zahlreiche Vorteile. Laut Digitalverbund Bitkom dient es der Organisation und Koordination der Erstellung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung sowie geordneten Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art über ihren gesamten Lebenszyklus bzw. ihre vorgegebene Aufbewahrungsfrist im Unternehmen. Neben der Aufbewahrung für rein betriebliche Belange ist eine Vielzahl von Dokumenten aufgrund gesetzlicher Pflichten aufzubewahren.

Gesetzeskonform arbeiten

Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen (DSGVO, HGB, AO, UStG).

Alles rechtssicher in einem System

Ständige Kontrolle über alle Prozesse und Dokumente, die revisionssicher und digital archiviert sind.

Nutzen Sie Ihre IT-Infrastruktur

Völlige Flexibilität durch eine On-Premises-Lösung auf Ihrem eigenen Server.

Return-on-Investment

Sofort im ersten Jahr rechnet sich die Investition in unser DMS PHOENIX Documents.

Weitere Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems?
Mit einem digitalen Dokumentenmanagement können komplexe Geschäftsprozesse automatisiert und digital abgebildet werden. Z. B. sorgt der vorkonfigurierte Workflow unserer Business-Lösung INVOICE für PHOENIX Documents für eine zügige rechnerische und sachliche Prüfung inklusive Freigabe und Buchungsvorbereitung für das FiBu-System. So haben Sie jederzeit den Überblick über die aktuellen Status aller Eingangsrechnungen und alle Bearbeitungsschritte werden in der Historie protokolliert.

Kombinieren Sie die Flexibilität eines freien Workflows mit den Vorteilen regelbasierter Prozesse – und das entsprechend Ihrer individuellen Anforderungen.

Sie wünschen sich zertifizierte Sicherheit und rechtskonformes Arbeiten?
Cloudbasiert oder On-Premises: Unser DMS ist geprüft und zertifiziert. Ob es um die Sicherheit Ihrer Dokumente geht oder um die Rechtssicherheit von Verfahren – PHOENIX Documents wird Ihren höchsten Ansprüchen gerecht. Unsere Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet Ihnen optimale Sicherheit.

Sie sparen mit unserem DMS wertvolle Zeit und steigern auch die Sicherheit in Ihren Arbeitsprozessen. Mit PHOENIX Documents haben Sie jederzeit und ortsunabhängig mit einer sicheren VPN Leitung, die Ihnen Ihre IT einrichtet, Zugriff auf Ihre Dokumente.

Leistungfähige & flexible Suche

Unser DMS bietet Suchfunktionen mit flexiblen Suchfiltern, auch aus Fremdapplikationen mit konfigurierbarem Hotkey.

Automatisches Verschlagworten

Beim KI-gestützten Auslesen, z. B. von Eingangsrechnungen, werden alle Rechnungsdaten bei der Übernahme erfasst.

Freie und regelbasierte Prozesse

Leistungsfähige Prozesssteuerung unseres DMS passt für alle Anforderungen.

Mobil / ortsunabhängig

Jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf Ihre Dokumente – die sichere VPN Leitung richtet Ihnen Ihre IT ein.

Viele nützliche Funktionen für Ihr erfolgreiches Dokumentenmanagement

PHOENIX DOCUMENTS ermöglicht Ihnen einen einfachen Start in die digitale Verwaltung Ihrer Daten und Dokumente – und das für alle Branchen und Unternehmensgrößen. Ob Rechnungen, Verträge, Angebote, Gehaltsabrechnungen, Aufträge, Projektdokumente, Urlaubs- oder Investitionsanträge: Unsere Dokumentenmanagement-Software ist so individuell anpassbar, dass sich Ihre gesamten Daten und Dokumente in unterschiedlichsten Formaten archivieren und nahezu alle Geschäftsprozesse und betriebliche Anforderungen abbilden lassen. Unsere DMS-Software bietet Ihnen viele nützliche Funktionen und eine professionelle Unterstützung für einen schnellen Start in ein erfolgreiches digitales Dokumentenmanagement.

Automatisieren Sie Ihre Prüf- und Freigabeprozesse für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Für gewöhnlich wird ein DMS zuerst in den Abteilungen eines Unternehmens eingeführt, die am meisten davon profitieren. Das ist in fast jedem Unternehmen die Buchhaltung, da der Prüf- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen sehr effizient mit unserem DMS abgewickelt werden kann. Mit unserer Business-Lösung INVOICE für PHOENIX Documents ermöglichen wir Ihnen eine schnelle und strukturierte Eingangsrechnungserfassung. Nach einer automatischen Erfassung der Rechnungsdaten sorgt der vorkonfigurierte Workflow für eine zügige rechnerische und sachliche Prüfung inklusive Freigabe und Buchungsvorbereitung für das FiBu-System.

Sie haben jederzeit den Überblick über den aktuellen Status aller Eingangsrechnungen und alle Bearbeitungsschritte werden in der Historie protokolliert. Dank beschleunigter Durchlaufzeit und Erinnerungsfunktion können Skontoerträge gesichert werden. Sie sind schon jetzt auf die Zukunft vorbereitet und können ZUGFeRD- und X-Rechnungen automatisch verarbeiten. So sparen Sie Zeit und Geld.

Automatische Verschlagwortung vereinfacht die Digitalisierung

Bei der Erfassung von Dokumenten unterscheiden wir zwei Arten von Dokumenten: strukturierte und semi-strukturierte Dokumente. Strukturierte Dokumente sind Formulare – z. B. ein Überweisungsträger. Hier stehen die gleichen Informationen immer an der gleichen Positionen.
Bei semi-strukturierten Dokumenten sind auch wiederkehrende, gleiche Informationen auf den Belegen enthalten, jedoch nicht immer an der gleichen Position. Ein Beispiel sind Rechnungen. Auf jeder Rechnung stehen die Rechnungsdaten, vergleicht man aber die Rechnungen von unterschiedlichen Unternehmen, so stehen die Daten an unterschiedlichen Positionen.

Wir setzten KI-gestützte Technologien ein, um alle Rechnungsdaten zu erfassen. Mit der automatischen Verschlagwortung in unserem DMS reduzieren Sie den Aufwand für die Digitalisierung aller Dokumente auf ein Minimum.

Freie und regelbasierte Prozesse für mehr Effizienz

Leistungsfähige Prozesssteuerung passend für alle Anforderungen. Mit unserem DMS sind freie Workflows flexibel und schnell eingerichtet.

Regelbasierte Prozesse, wie die Genehmigung von Urlaubsanträgen, steigern Ihre Effizienz und Prozesstransparenz durch die integrierte Weiterleitung, Terminierung und automatische Wiedervorlage. Selbstverständlich protokolliert die Historien-Funktion auch sämtliche Prozessschritte und bietet hierdurch zusätzliche Rechtssicherheit für Ihr digitales Dokumentenmanagement.

Mit regelbasierten Workflows stellen Sie einen definierten Bearbeitungsablauf Ihrer Vorgänge sicher.

Mit PHOENIX DOCUMENTS ist mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten jederzeit mit einer VPN Leitung möglich, die Ihnen Ihre IT einrichtet. So können Mitarbeiter im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen perfekt in die Arbeitsabläufe in Ihrem digitalen Dokumentenmanagement integriert werden. Sie können von überall Dokumente suchen oder Rechnungen freigeben. Wenn Sie unsere DMS-Lösung nicht in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur, sondern im modernsten Rechenzentren der Telekom nutzen möchten, abonnieren Sie unsere DMS-Software-Lösung PHOENIX Documents Cloud.

iquadrat mobil

Zertifizierte Rechtssicherheit für unser Dokumentenmanagementsystem

hand um paragraph

Ob es um den erhöhten Dokumenten- und Zugriffsschutz (DSGVO) geht oder um Ihre Dokumentations- bzw. Löschpflichten – hierzu, wie auch zu den Anforderungen der Abgabenordnung, der GoBD und des Handelsgesetzbuchs, erfüllt PHOENIX Documents alle Anforderungen, die an Ihr Unternehmen gestellt werden. Mit unserer revisionssicheren und zertifizierten Software stellen Sie die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sicher. Ohne Risiko können Sie Ihr Papierarchiv auflösen. Auf Wunsch stehen Ihnen unsere Partner dabei auch mit Dienstleistungen zur Seite.

Unsere Lösungen für digitales Dokumentenmanagement schaffen Begeisterung in den unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensgrößen:

Testen Sie PHOENIX DOCUMENTS in der Cloud und entscheiden Sie sich danach!

Cloud oder Server? Wir beraten Sie gerne, welche Deployment-Option ideal für Sie geeignet ist. Testen Sie 30 Tage kostenlos unsere DMS-Software-Lösung PHOENIX Documents Cloud. Nutzen Sie alle Vorteile in einer wunderbar einfachen Anwendung.

Während der Testphase können Sie einmalig für 49,-€ (zzgl. MwSt.) unseren Premiumstart hinzubuchen.

Dieser beinhaltet neben dem E-Mail- und Telefonsupport auch Onlinemeetings, in denen Sie Unterstützung bei der Einrichtung Ihrer individuellen Lösung erhalten und eventuell aufkommende Fragen beantworten lassen können. Unsere qualifizierten Mitarbeiter stehen Ihnen persönlich in der Anfangsphase mit Rat und Tat zur Seite.

Lesen Sie auch gerne, wie zufrieden in der Luckhaus GmbH mit der IQUADRAT Software gearbeitet wird.

Telefon – E-Mail – Persönlich
Wir sind für Sie da.

Sie erhalten neben unseren professionellen Software-Lösungen zu Beginn Ihres Projekts auch eine kompetente Beratung und wir versprechen Ihnen eine persönliche und effektive Herangehensweise an jedes Projekt.
Mitarbeiter Detlef Deisler

Detlef Deisler

+49-202-94701-137

Untere Lichtenplatzer Str. 100, 42289 Wuppertal

Fill out this field
Fill out this field
Fill out this field
Fill out this field

Das könnte Sie auch interessieren:

PHOENIX CONTRACT – Zentrale Verwaltung aller Verträge
PHOENIX HR CENTER – Gesetzteskonforme digitale Personalakte
PHOENIX DOCUMENTS CLOUD – Komplettlösung für modernes Dokumentenmanagement in der Cloud

Menü