PHOENIX DOCUMENTS CLOUD – Dokumentenmanagement in der sicheren Cloud

Moderne Komplettlösung für das digitale Dokumentenmanagement in der Cloud

Mit PHOENIX Documents Cloud archivieren und verwalten Sie Ihre gesamten Daten und Dokumente in unterschiedlichsten Formaten in einem Cloud DMS. Ob Rechnungen, Verträge, Angebote, Gehaltsabrechnungen, Aufträge, Projektdokumente, Urlaubs- oder Investitionsanträge: Unsere Cloud DMS ist so individuell anpassbar, dass sich Ihre gesamten Daten und Dokumente archivieren und nahezu alle Geschäftsprozesse und betriebliche Anforderungen abbilden lassen.
Unsere Lösung beinhaltet viele nützliche Funktionen – und das für alle Branchen und Unternehmensgrößen. Möglich macht dies die freie Skalierbarkeit unseres Dokumentenmanagementsystems in der Cloud.

Automatisieren Sie Ihre Prüf- und Freigabeprozesse für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Mit unserer Business-Lösung INVOICE für PHOENIX Documents ermöglichen wir Ihnen eine schnelle und strukturierte Eingangsrechnungserfassung. Der vorkonfigurierte Workflow sorgt für eine zügige rechnerische und sachliche Prüfung inklusive Freigabe und Buchungsvorbereitung für das FiBu-System. Sie haben jederzeit den Überblick über den aktuellen Status aller Eingangsrechnungen und alle Bearbeitungsschritte werden in der Historie protokolliert. Dank beschleunigter Durchlaufzeit und Erinnerungsfunktion können Skontoerträge gesichert werden.
Sie sind schon jetzt auf die Zukunft vorbereitet und können ZUGFeRD- und X-Rechnungen automatisch verarbeiten. So sparen Sie Zeit und Geld.

Vorkonfiguriertes Archiv mit Vertrags-Formular

Automatische Verschlagwortung vereinfacht Digitalisierung

Bei der Erfassung von Dokumenten unterscheiden wir zwei Arten von Dokumenten: strukturierte und semi-strukturierte Dokumente. Strukturierte Dokumente sind Formulare – z. B. ein Überweisungsträger. Hier stehen die gleichen Informationen immer an den gleichen Positionen.
Bei semi-strukturierten Dokumenten sind auch wiederkehrende, gleiche Informationen auf den Belegen enthalten, jedoch nicht immer an der gleichen Position. Ein Beispiel sind Rechnungen. Auf jeder Rechnung stehen die Rechnungsdaten, vergleicht man aber die Rechnungen von unterschiedlichen Unternehmen, so stehen die Daten an unterschiedlichen Positionen.

Um alle Rechnungsdaten zu erfassen setzten wir KI-gestützte Technologien ein. Reduzieren Sie durch die automatische Verschlagwortung den Aufwand für die Digitalisierung auf ein Minimum.

Freie und regelbasierte Workflows in unserem Dokumentenmanagement in der Cloud

Mit unserem Cloud DMS sind freie Workflows flexibel und schnell eingerichtet. Eine leistungsfähige Prozesssteuerung passend für alle Anforderungen erreichen Sie mit regelbasierten Workflows. Sie steigern Ihre Effizienz und Prozesstransparenz durch die integrierte Weiterleitung, Terminierung und automatische Wiedervorlage Ihrer Dokumente. Für mehr Transparenz bieten wir Ihnen eine Protokollierung und Historien-Funktion sämtlicher Prozessschritte. Mit regelbasierten Workflows stellen Sie einen definierten Bearbeitungsablauf Ihrer Vorgänge sicher sorgen für  Rechtssicherheit für Ihr digitales Dokumentenmanagement.

Cloud Dokumentenmanagement für den mobilen Einsatz

Unsere Software-Lösung PHOENIX Documents Cloud eignet sich ideal für den mobilen Einsatz auf Tablets und Smartphones, da unser Cloud DMS in den gängigen Internetbrowsern läuft. So können auch die Mitarbeiter:innen im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen perfekt in die Arbeitsabläufe integriert werden, ohne dass dies auf Kosten der Sicherheit geht.

Zertifizierte Sicherheit für unser Dokumentenmanagement aus der Cloud

Ob es um den erhöhten Dokumenten- und Zugriffsschutz (DSGVO) geht oder um Ihre Dokumentations- bzw. Löschpflichten – hierzu, wie auch zu den Anforderungen der Abgabenordnung, der GoBD und des Handelsgesetzbuchs, erfüllt PHOENIX Documents alle Anforderungen, die an Ihr Unternehmen gestellt werden. Mit unserer revisionssicheren und zertifizierten Software stellen Sie die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sicher. Ohne Risiko können Sie Ihr Papierarchiv auflösen. Auf Wunsch stehen Ihnen unsere Partner dabei auch mit Dienstleistungen zur Seite.