Erfolgreiches digitales Dokumentenmanagement bedeutet für Sie Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Ihren Daten und Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben.
Nutzen Sie unser digitales revisionssicheres DMS für Ihre Daten und Dokumente lokal auf Ihrem Server oder in der Cloud.
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Entdecken Sie jetzt unsere Business-Lösungen INVOICE, CONTRACT und HR für PHOENIX Documents. Jetzt können Ihre komplexen Geschäftsprozesse automatisiert und digital abgebildet werden.
Zertifizierte Sicherheit für das Dokumentenmanagement, lokal auf Ihrem Server oder in der Cloud
Sie haben die Wahl: Nutzen Sie unser DMS als On-Premises-Lösung oder in der Cloud. Wenn Sie Daten in der Cloud speichern, sind Sie mit uns auf der sicheren Seite: Unsere Cloud ist zuverlässig und unsere Verfahren sind zertifiziert. Speichern und verwalten Sie Ihre Daten also komfortabel und mit einem beruhigten Gefühl in der PHOENIX Documents Cloud.
Transparente Verwaltung von Daten & Dokumenten
Mit unserem DMS haben Sie stets den Überblick über Daten und Dokumente. Sie können alle Informationen schnell und zuverlässig finden und verwalten. Möglich macht dies unsere rechtssichere Archivierung. Zudem haben Sie jederzeit und ortsunabhängig Zugriff auf die Daten und Dokumente in der Cloud oder als On-Premises-Lösung über eine sichere VPN Leitung die Ihnen Ihre IT einrichtet.
Effizient & leistungsstark
Sie benötigen die Flexibilität eines freien Workflows oder die Vorteile eines regelbasierten Workflows? Unser Dokumentenmanagement aus der Cloud bietet Ihnen dank Skalierbarkeit beides. Definieren Sie mit unserer modernen Workflow-Editor Prozesse nach Wunsch und profitieren Sie von einer Zeitersparnis und mehr Sicherheit in Ihren Arbeitsprozessen. Der vorkonfigurierte Workflow in unser Business-Lösung INVOICE sorgt für eine zügige rechnerische und sachliche Prüfung inklusive Freigabe und Buchungsvorbereitung für das FiBu-System. Mit unserer Vertragsmanagement-Software CONTRACT für PHOENIX Documents verwalten, steuern und kontrollieren Sie Ihre Verträge zentral und effektiv. Laufzeiten, Konditionen, Kündigungsfristen sowie Vertragsinhalte und Zusammenhänge zwischen Verträgen haben Sie jetzt im Blick.
Unserer Business-Lösung HR enthält alles Notwendige für die Bearbeitung, Verwaltung und Überwachung aller für die Personalverwaltung notwendigen Stammdaten wie Bewerbungen, Arbeitsverträge, Personalgespräche, Zeugnisse und sonstige Korrespondenz.
Mit PHOENIX Documents Cloud archivieren und verwalten Sie Ihre gesamten Daten und Dokumente in unterschiedlichsten Formaten in einem Cloud DMS. Ob Rechnungen, Verträge, Angebote, Gehaltsabrechnungen, Aufträge, Projektdokumente, Urlaubs- oder Investitionsanträge: Unsere Cloud DMS ist so individuell anpassbar, dass sich Ihre gesamten Daten und Dokumente archivieren und nahezu alle Geschäftsprozesse und betriebliche Anforderungen abbilden lassen.
Unsere Lösung beinhaltet viele nützliche Funktionen – und das für alle Branchen und Unternehmensgrößen. Möglich macht dies die freie Skalierbarkeit unseres Dokumentenmanagementsystems in der Cloud.
Mit unserer Business-Lösung INVOICE für PHOENIX Documents ermöglichen wir Ihnen eine schnelle und strukturierte Eingangsrechnungserfassung. Der vorkonfigurierte Workflow sorgt für eine zügige rechnerische und sachliche Prüfung inklusive Freigabe und Buchungsvorbereitung für das FiBu-System. Sie haben jederzeit den Überblick über den aktuellen Status aller Eingangsrechnungen und alle Bearbeitungsschritte werden in der Historie protokolliert. Dank beschleunigter Durchlaufzeit und Erinnerungsfunktion können Skontoerträge gesichert werden.
Sie sind schon jetzt auf die Zukunft vorbereitet und können ZUGFeRD- und X-Rechnungen automatisch verarbeiten. So sparen Sie Zeit und Geld.
Nachdem Sie die Business-Lösung Contract aktiviert haben, sehen Sie bereits in der Benutzeroberfläche das vorkonfigurierte Archiv „Contract: Verträge“.
Dazu liefern wir Ihnen ein dafür eigens entworfenes Vertragsformular.
Hier erhalten Sie direkt eine gute Übersicht über die wichtigsten Vertragsdaten, die Überschriften unterstützen diese übersichtliche Struktur. Sie können direkt aus dem Vertragsformular die Datentabellen bearbeiten und z. B. einen neuen Vertragspartner anlegen.
Die Kategorien und Unterkategorien stehen in einer Abhängigkeit zueinander. Das bedeutet, wenn Sie z. B. einen Finanzvertrag anlegen, werden Ihnen auch nur die passenden Unterkategorien für Finanzverträge, z. B. Darlehen oder Kapitalanlage, angezeigt. Sollten weitere oder andere Datenfelder benötigt werden, können diese von Ihnen als Administrator angepasst werden.
Bei der Erfassung von Dokumenten unterscheiden wir zwei Arten von Dokumenten: strukturierte und semi-strukturierte Dokumente. Strukturierte Dokumente sind Formulare – z. B. ein Überweisungsträger. Hier stehen die gleichen Informationen immer an den gleichen Positionen.
Bei semi-strukturierten Dokumenten sind auch wiederkehrende, gleiche Informationen auf den Belegen enthalten, jedoch nicht immer an der gleichen Position. Ein Beispiel sind Rechnungen. Auf jeder Rechnung stehen die Rechnungsdaten, vergleicht man aber die Rechnungen von unterschiedlichen Unternehmen, so stehen die Daten an unterschiedlichen Positionen.
Um alle Rechnungsdaten zu erfassen setzten wir KI-gestützte Technologien ein. Reduzieren Sie durch die automatische Verschlagwortung den Aufwand für die Digitalisierung auf ein Minimum.
Mit unserem Cloud DMS sind freie Workflows flexibel und schnell eingerichtet. Eine leistungsfähige Prozesssteuerung passend für alle Anforderungen erreichen Sie mit regelbasierten Workflows. Sie steigern Ihre Effizienz und Prozesstransparenz durch die integrierte Weiterleitung, Terminierung und automatische Wiedervorlage Ihrer Dokumente. Für mehr Transparenz bieten wir Ihnen eine Protokollierung und Historien-Funktion sämtlicher Prozessschritte. Mit regelbasierten Workflows stellen Sie einen definierten Bearbeitungsablauf Ihrer Vorgänge sicher sorgen für Rechtssicherheit für Ihr digitales Dokumentenmanagement.
Mit der On-Premises-Lösung von PHOENIX DOCUMENTS ist mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten jederzeit mit einer VPN Leitung möglich, die Ihnen Ihre IT einrichtet. So können Mitarbeiter im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen perfekt in die Arbeitsabläufe in Ihrem digitalen Dokumentenmanagement integriert werden. Sie können von überall Dokumente suchen oder Rechnungen freigeben. Wenn Sie unsere DMS-Lösung nicht in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur, sondern im modernsten Rechenzentren der Telekom nutzen möchten, abonnieren Sie unsere DMS-Software-Lösung PHOENIX Documents Cloud. Diese eignet sich ideal für den mobilen Einsatz auf Tablets und Smartphones, da unser Cloud DMS in den gängigen Internetbrowsern läuft. So können auch die Mitarbeiter:innen im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen perfekt in die Arbeitsabläufe integriert werden, ohne dass dies auf Kosten der Sicherheit geht.
Ob es um den erhöhten Dokumenten- und Zugriffsschutz (DSGVO) geht oder um Ihre Dokumentations- bzw. Löschpflichten – hierzu, wie auch zu den Anforderungen der Abgabenordnung, der GoBD und des Handelsgesetzbuchs, erfüllt PHOENIX Documents alle Anforderungen, die an Ihr Unternehmen gestellt werden. Mit unserer revisionssicheren und zertifizierten Software stellen Sie die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sicher. Ohne Risiko können Sie Ihr Papierarchiv auflösen. Auf Wunsch stehen Ihnen unsere Partner dabei auch mit Dienstleistungen zur Seite.
Die PHOENIX Documents Cloud hat uns sofort überzeugt, da sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Auch der Datenaustausch mit unserem Steuerbüro ist sicher und sehr praktisch. Das spart meinen Kollegen und mir einiges an Zeit, die wir lieber nutzen, um die Wünsche unserer Kunden zu erfüllen.
Mit PHOENIX DOCUMENTS konnten wir ohne Installation direkt in unserem Webbrowser starten. Die schnelle Einarbeitungszeit ohne Schulung hat uns im Anbietervergleich sofort überzeugt.
Das zusätzliche Modul Capture Client wurde für das Scannen an allen Arbeitsplätzen eingerichtet. Damit können die „restlichen“ noch vorhandenen Papierrechnungen ebenso bearbeitet werden wie die Vielzahl an elektronischen Rechnungen.
Testen Sie 30 Tage kostenlos unsere vorkonfigurierte Cloud Lösung. Nutzen Sie alle Vorteile in einer wunderbar einfachen Anwendung.
Während der Testphase können Sie einmalig für 49,-€ (zzgl. MwSt.) unseren Premiumstart hinzubuchen.
Dieser beinhaltet neben dem E-Mail- und Telefonsupport auch Onlinemeetings, in denen Sie Unterstützung bei der Einrichtung Ihrer individuellen Lösung erhalten und eventuell aufkommende Fragen beantworten lassen können. Unsere qualifizierten Mitarbeiter stehen Ihnen persönlich in der Anfangsphase mit Rat und Tat zur Seite.
Wir bieten Ihnen folgende Informationen zum Download:
