Unsere Business-Lösung Invoice für PHOENIX Documents ist genau auf die Bedürfnisse der täglichen Eingangsrechnungsverarbeitung ausgelegt.
Erste Schritte mit der Business-Lösung INVOICE
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Vorkonfiguriertes Archiv mit Eingangsrechnungs-Formular
Nachdem Sie die Business-Lösung aktiviert haben, sehen Sie bereits in der Benutzeroberfläche das vorkonfigurierte Archiv „Eingangsrechnungen“.
Dazu liefern wir Ihnen ein dafür eigens entworfenes Eingangsrechnungsformular. Dies ermöglicht Ihnen bei mehreren Spalten eine gute Übersicht mit Überschriften. Sollten weitere oder andere Datenfelder benötigt werden, können diese vom Administrator angepasst werden.
Rechnungsworkflow mit verschiedenen Freigabeprozessen verringert Durchlaufzeiten
Zum Formular passend haben wir einen Eingangsrechnungsworkflow konfiguriert mit verschiedenen Freigabeprozessen und erweiterten SmartIndexing-Regeln.
Je nach Lieferant und den dazu hinterlegten Angaben durchläuft der Datensatz den Workflow weitestgehend automatisch oder wird zu verschiedenen Prüfungen weitergeleitet. Nach der finalen Freigabe wird die Rechnung an Ihr FiBu-System übergeben. Dort wird wie gewohnt der Zahlungsverlauf durchgeführt.
Mitgelieferte Datentabellen ermöglichen einfachen Import
Des Weiteren haben wir für Sie bestimmte Datentabellen für die kreditorischen Stammdaten vorbereitet, die durch CSV-Dateien aus der Finanzbuchhaltung mit eigenen Inhalten gefüllt werden können. Hier das Beispiel Datentabelle „Lieferant“.
Über den CSV-Datenimport können Sie Ihre eigene Lieferantentabelle hinterlegen. Gleiches gilt für die Zahlungsbedingungen, Sachkonten und Kostenstellen.
Zum Beispiel können sowohl für jeden Lieferanten als auch für Prüfer Freigabegrenzen hinterlegt werden. Abhängig davon wird der Vorgang im Workflow automatisch freigegeben, bei Überschreitung der Freigabegrenze erfolgt eine Weiterleitung des Vorgangs an den zuständigen Verantwortlichen zur Freigabe.
Selbstverständlich ist es in PHOENIX Documents Invoice auch möglich, die Daten automatisch aus Ihren Buchhaltungssystemen heraus zu aktualisieren. Standardisierte Import-Services bieten wir für viele Systeme an.
Für Invoice ist die folgende Rolle angelegt: „Invoice: Standard-Rolle“
Rollen und Gruppen
Die Business-Lösung INVOICE für PHOENIX Documents konnten Sie nur aufgrund Ihrer Administrationsrechte freischalten.
Mit der bereits eingerichteten „Invoice: Standard-Rolle“ können Sie das Archiv vollständig testen. Selbstverständlich können Rollen und Gruppen auch individuell Ihrer tatsächlichen Eingangsrechnungsbearbeitung zugeordnet werden. So können z.B. Gruppen wie „FiBu“ oder „Einkauf“ eingerichtet und im Workflow ergänzt werden. Oder Rollen wie „Rechnungsprüfung“ oder „Geschäftsführung“.
Wenn Sie sich als Administrator für die Anpassung der Datenfelder, des Formulars oder des Workflows oder die Möglichkeiten des Daten-Imports bzw. -Exports interessieren, empfehlen wir Ihnen das Handbuch zu PHOENIX Documents Invoice. Natürlich stehen Ihnen unsere qualifizierten Mitarbeiter auch mit dem während der Testphase zubuchbaren Premiumstart zur Seite.