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schnell und einfach erklärt.

Die häufigsten Fragen rund um das Dokumentenmanagementsystem

Unsere Antworten im Überblick

FAQ
Was ist ein papierloses Büro?

In einem papierlosen Büro verzichtet man auf papiergebundene Dokumente und Verfahren und setzt stattdessen digitale Archivierungsmöglichkeiten inklusive Prozessmanagement ein, so z. B. mithilfe eines DMS (= Dokumentenmanagementsystem).

Wie löse ich ein bestehendes Papierarchiv schnell auf?

Je nach Umfang kann das Einscannen relevanter Unterlagen einige Zeit in Anspruch nehmen. Wir arbeiten mit Partnern zusammen, die schnell und vertrauenswürdig DSGVO-konform die Digitalisierung Ihrer Dokumente vornehmen. Sprechen Sie uns gerne an!

Wieviel Zeit spare ich durch ein DMS?

Laut einer Studie der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung sinkt die Bearbeitungszeit um 50-90 %, wobei der Kundenservice deutlich verbessert wird. Bei der Einführung eines DMS werden auch meist bestehende Prozesse überarbeitet, sodass man von einer Verringerung der Arbeitsschritte in Höhe von 10-40 % sprechen kann – bei gleichzeitig verbesserter Qualität der Vorgangsbearbeitung.

Wie sind die Kündigungsbedingungen bei der Cloud?

Meist sind die Kündigungsbedingungen bei Cloud-Lösungen sehr kurz. Bei uns z. B. können Sie alle Module bis zum 16. eines Monats zum Monatsende kündigen.

Welche Cloud-Edition ist die richtige für mich?

Unser DMS PHOENIX Documents Cloud wird in fünf unterschiedlichen Editionen angeboten, in denen der Umfang der Benutzerlizenzen und des Volumens variieren. Sollten Sie sich in Bezug auf die Wahl der richtigen Edition unsicher sein, stehen Ihnen selbstverständlich unsere qualifizierten Mitarbeiter mit Rat und Tat zur Seite.

Welche Gesetze muss ich bei der Einführung eines DMS beachten?

Die GoBD-Richtlinien (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geben vor, wie unternehmensbezogene Dokumente digital erfasst und archiviert werden müssen. Mit unserer zertifizierten revisionssicheren Software können Sie allen gesetzlichen Anforderungen nachkommen.

Gibt es Anbindungsmöglichkeiten für ERP- und FiBu-Systeme?

Stammdaten aus ERP- und FiBu-Systemen können mit einem Importservice in die systeminternen Datentabellen von PHOENIX Documents Cloud hochgeladen und aktualisiert werden.

Bei PHOENIX Documents On-Premises kann man zusätzlich einen direkten Datenbank-View auf diese Tabellen einrichten.

Die in PHOENIX Documents erfassten Daten werden durch einen Exportservice einem Fremdsystem zur Verfügung gestellt.

Gibt es eine E-Mail-Anbindung an das DMS?

Durch ein Add-in für Outlook ist es möglich, eine ausgewählte E-Mail samt Anlagen komfortabel in PHOENIX Documents zu übernehmen.

Mit dem Modul „Postfachüberwachung“ werden E-Mails eines bestimmten Postfachs automatisch in das DMS übernommen und dem gewünschten Prozess zugeführt.

Wie sicher ist ein DMS?

Technische Sicherheit: Wir hosten unsere Cloud-Server bei der Telekom.

Zugriffssicherheit: Neben der reinen Passwort-Authentifikation bieten wir Ihnen auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer App oder einem Hardware-Schlüssel an.

Mit unserer Zertifizierung stellen wir die gesetzlichen Anforderungen nach Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Wiederfindbarkeit und Nachprüfbarkeit sicher.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) dient laut Digitalverband Bitkom der Organisation und Koordination der Erstellung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung sowie geordneten Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art über ihren gesamten Lebenszyklus bzw. ihre vorgegebene Aufbewahrungsfrist im Unternehmen. Neben der Aufbewahrung für rein betriebliche Belange ist eine Vielzahl von Dokumenten aufgrund gesetzlicher Pflichten aufzubewahren.

Wie schnell habe ich ein Dokumentenmanagement eingerichtet?

Das ist sehr unterschiedlich und hängt von der Größe Ihres Unternehmens bzw. Ihren Anforderungen ab. Ein Kleinstunternehmen mit geringen Anforderungen benötigt wenig Zeit und hat die Einführung des DMS in einem Tag erledigt, Unternehmen mittlerer Größe oder Großunternehmen brauchen eventuell 3-5 Tage zur komplexen Einführung. Um Ihnen einen schnellen Einstieg zu ermöglichen, bieten wir vorkonfigurierte Lösungen. Lassen Sie sich von diesen Beispielen inspirieren, Ihre eigene Struktur zu schaffen. Nutzen Sie auch gerne während der Testphase unseren Premiumstart. Damit erhalten Sie Unterstützung bei der Einrichtung und können sich eventuell aufkommende Fragen beantworten lassen.

Was kostet ein DMS?

Wir unterscheiden zwischen den Varianten „On-Premises“ und „Cloud“. Abhängig sind die Kosten von der Anzahl der Einzelbenutzer, der Anzahl der zu archivierenden Vorgänge, dem Archiv-Volumen sowie zubuchbarer Module. Dadurch, dass die Bearbeitungszeit um 20-40 % sinkt, ist eine Kosteneinsparung garantiert. Beim Kauf unseres DMS gehen wir von einem Return-On-Investment von 12-18 Monaten aus.

Die monatlichen Kosten für die Cloud-Lösung können Sie selbstverständlich steuerlich absetzen. Für beide Varianten gibt es ebenfalls staatliche Fördermöglichkeiten (z. B. „Digital Jetzt“).

Kann ich kurzfristig Volumen oder Module hinzubuchen?

PHOENIX Documents Cloud kann jederzeit Ihren Bedürfnissen angepasst werden. Bei Zubuchungen von Leistungsmerkmalen (Benutzerlizenzen / Volumen) und / oder Modulen bis zum 16. eines Monats wird der volle Monatsbeitrag fällig, bei Zubuchungen zwischen dem 17. und dem Monatsletzten wird der Monatsbeitrag zu 50 % berechnet. So können Sie jederzeit kurzfristig auf Veränderungen reagieren.

Welche zusätzlichen Module stehen mir im DMS zur Verfügung?

Mit unseren Business-Lösungen bieten wir sofort einsetzbare Lösungen für bestimmte Geschäftsprozesse an. Das Besondere daran ist, dass Sie so z. B. einen kompletten Prüfungsprozess für Ihre Eingangsrechnungen mit einem Klick aktivieren können.

Zusätzlich stehen Ihnen neben Lizenz- und Volumenerweiterungen auch noch ein grafischer Workflow-Editor (zur Erstellung und Anpassung regelbasierter Workflows) und Im- und Exportservices sowie Add-ins für Office/Outlook in allen PHOENIX Documents Editionen zur Verfügung.

Welche Dokumente sollte ich trotz DMS im Original aufbewahren?

Wir empfehlen die zusätzliche Aufbewahrung für folgende Dokumentenarten zu prüfen: Amtliche/notarielle Urkunden und Verträge sowie Dokumente mit besonderer Kennzeichnung (Siegel, Prägestempel); Eröffnungsbilanz; Jahresabschlüsse; Original-Vollmachten oder -Dokumente.

Wie lange muss ich Dokumente aufbewahren?

Die GoBD, HGB, AO und DSGVO regeln u.a. den Aufbewahrungsumfang und die -dauer von Unterlagen in einem Unternehmen. Grob lässt sich das Handels- und Steuerrecht in eine Aufbewahrungspflicht für 6 Jahre (z.B. Lieferscheine, Mahnungen, Geschäftsbriefe, Handelsbriefe) und in eine für 10 Jahre (z. B. Buchungsbelege, Bankbelege, Bilanzen, Geschäftsberichte) unterteilen. Eine besonders lange Aufbewahrungsfrist gibt es im Personalwesen. Geht es zum Beispiel um Ansprüche der Altersvorsorge in Bezug auf eine Pensionskasse, beträgt die Frist 30 Jahre.

Wie kann ich Dokumente importieren?

Es gibt mehrere Möglichkeiten des Imports. Sie können in der Benutzeroberfläche einfach Dokumente hinzufügen oder per Drag & Drop in ihren Eingang ziehen. Des Weiteren lassen sich Dokumente über den SmartClient (auch im Offline-Modus) importieren. Ebenfalls können über unsere Scan-Software PHOENIX Capture oder über eine Hotfolder-Anbindung Dokumente ins DMS überführt werden.

Wie kann ich Dokumente exportieren?

Sie können Dokumente und Vorgänge wahlweise aus der Benutzeroberfläche exportieren oder fertige Exportservices, z. B. für Datev, nutzen.

Fachbegriffe

Access Control List (ACL)
→ Liste von Benutzern, die auf ein Objekt zugreifen dürfen.
→ Hier können auch komplexere Zugriffsbedingungen festgelegt sein.

Active Directory (AD)
→ Verzeichnisdienst des Microsoft Windows Servers.
→ Vergleichbar mit einem Telefonbuch im Firmen-Intranet, da  Detailinformationen (bei Benutzer z. B. Name, E-Mail-Adresse) in einer zentralen Datenbank gespeichert werden.

Active Directory Sync (AD Sync)
→ Synchronisiert Benutzerdaten aus lokalen Active Directories (von QualityHosting) → Die synchronisierten Daten sind stets verschlüsselt.
→ Dadurch spart man sich die doppelte Pflege der Benutzerdaten und Passwörter.
→ Sobald ein Benutzer synchronisiert ist, aktiviert man nur noch die gewünschten Dienste bei QualityHosting.

Ad-hoc Workflow
→ Erlaubt Änderungen im Ablauf während der Abarbeitung eines Geschäftsprozesses.
→ Beispiel: Einfache Liste von Status, zwischen denen ein Vorgang beliebig wechseln kann.

Amortisationsrechnung
→ Verfahren der statischen Investitionsrechnung, deren Entscheidungskriterium die Amortisationsdauer eines Investitionsprojekts ist. Unter der Amortisationsdauer versteht man die Zeit, die vergeht, bis alle Auszahlungen durch Einzahlungen gedeckt sind.

AnBu
→ Anlagenbuchhaltung.

Applikation
→ Software, die für den Anwender nützliche Funktionen ausführt.

Application Programming Interface (API)
→ Schnittstelle, welche Softwarekomponenten verbindet (beispielsweise Anwendungen, Festplatten oder Benutzeroberflächen).

Brute Force
→ Ein Hacker überprüft systematisch alle möglichen Passwörter und Passphrasen, bis das richtige gefunden ist.

Byte
→ Maßeinheit für digitale Datenmengen:

  • Kilobyte KB
  • Megabyte MB (1MB=1024KB)
  • Gigabyte GB (1GB=1024MB)
  • Terabyte TB

Computer-Aided Design (CAD)
Softwaresystem, das von Entwurfsexperten für die Entwicklung und Dokumentation realer Objekte eingesetzt wird.
→ 2D und 3D. Derzeit sind AutoCAD und MicroStation die am weitesten verbreiteten CAD-Plattformen für allgemeine Aufgaben.
→ Organisationen aus den Bereichen Engineering, Architektur, Inspektion und Konstruktion verwenden diese, um eine Vielzahl von Services bereitzustellen.

CAD-Daten
CAD-Systeme generieren digitale Daten.
→ CAD-Daten haben verschiedene Zwecke – von einem Entwurfsplan, der als Zeichnung gedruckt oder als rechtliches Dokument eingereicht wird, bis zu einem Repository für laufende Informationen zum ursprünglichen Zustand.
→ Datasets können sich in Größe, Maßstab und Detaillierungsebene unterscheiden; sie können Informationen zum Inneren eines Gebäudes in einem Projektmaßstab oder einen Vermessungsriss in einem regionalen Maßstab in einer projizierten Grid-Zone darstellen.

Collaboration
→ „Zusammenarbeit“.
→ Gemeinsam nutzbare Informationsbasen.
→ Wenn man bspw. gemeinsam an einem Projekt/Dokument arbeitet.

Container
→ Abstraktes Objekt, das Elemente des gleichen Typs speichert.
→ Je nach Anforderung verwendet man dabei unterschiedliche Datenstrukturen, um einen Container zu realisieren.

Content Management System (CMS)
→ Software zur gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung, Organisation und Darstellung digitaler Inhalte zumeist zur Verwendung in Webseiten, aber auch in anderen Medienformen. Diese Inhalte können aus Text- und Multimedia-Dokumenten bestehen.

Computerized Numerical Control (CNC-Software)
→ Übermittelt Steuerungsbefehle an die jeweilige Maschine.
→ Fungiert als Steuerungssoftware.

Customer Relationship Management (CRM-System)
Software zur Verwaltung von Kundenbeziehungen (bspw. Speicherung von Adressen oder Kontaktdaten).

Comma-separated values (CSV)
Beschreibt den Aufbau einer Textdatei zur Speicherung oder zum Austausch einfach strukturierter Daten (Dateiformat).

Dashboard
→ Grafische Benutzeroberfläche zur Visualisierung von Daten.
→ „Zusammenfassungsseite“.

Deskriptor
→ Bezeichnungen, die zur inhaltlichen Beschreibung eines Objektes ausgewählt werden können.

DIN-Norm
Abkürzung für Deutsche Industrie-Norm.
→ Ist ein unter Leitung des DIN (Deutschen Instituts für Normung) erarbeiteter freiwilliger Standard, in dem materielle und immaterielle Gegenstände vereinheitlicht sind.
→ Basieren auf den gesicherten Ergebnissen von Wissenschaft, Technik und Erfahrung und dienen der Allgemeinheit.
→ Beispiel DIN 476 Papierformat: standardisierte Werte für Breite und Höhe von Papier-Blättern.

Dokumentenmanagementsystem (DMS)
→ Bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.

Dublettenprüfung
Existiert eine Datenbank über einen längeren Zeitraum, kann es passieren, dass Werte mit derselben Bedeutung in unterschiedlichen Formen abgelegt werden.
→ Wird beispielsweise die Telefonnummer eines Kunden unbeabsichtigt mit und ohne Ländervorwahl gespeichert, belegt sie den doppelten Platz in der Datenbank. → Ein solcher überflüssiger Datenbankeintrag wird Dublette genannt.
→ Eine Dublettenprüfung wird auf einer Datenbank angewendet, um solche Dubletten zu erkennen und zu bereinigen.

EML-Format
→ EML ist das bevorzugte Dateiformat für E-Mails.
→ E-Mails können mit Hilfe des EML-Formats vollständig inklusive aller Anhänge in einfache Textdateien gespeichert werden.

Enterprise-Content-Management (ECM)
Enterprise-Content-Management umfasst die Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen.

Enterprise-Resource-Planning (ERP)
→ Bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material und Informations- und Kommunikationstechnik im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen, steuern und verwalten (bspw. SAP).

Eskalation (im DMS)
System erkennt, wenn jemand krank ist und leitet bspw. ein Dokument an einen Kollegen weiter.

Extended Module (XM)
Dateiformat für Musikdaten, welche mit einem Tracker erstellt worden sind.

Extensible Markup Language (XML-Datei)
Testdateien, die mit der Entwicklersprache „XML“ erstellt wurden.
→ XML wurde entwickelt, um HTML zu ersetzen.
→ Genutzt wird XML für den Datenaustausch zwischen Computersystemen, der unabhängig von Plattformen und Implementationen erfolgen soll (v. a. über das Internet).

FiBu
Finanzbuchhaltung.

Firewall
Eine Firewall dient dem Zweck, ein- und ausgehenden Verkehr zu anderen (meist im Internet) Rechnern zu überwachen und unerwünschte Verbindungen zu unterbinden.
→ Arbeitsplatzrechner befinden sich hinter der Firewall. Eine Verbindung zum Internet muss also zunächst den Rechner passieren, auf dem die Firewall installiert ist.

Hashfunktion
Reduzieren eine große Datenmenge auf eine kleinere Zeichenfolge.
→ Können als Integritätsschutz dienen, indem ein elektronischer „Fingerabdruck“ berechnet wird.

Hotfolder
Unidirektionale Schnittstelle zur Interprozesskommunikation.
→ Behelfslösung, um zwei oder mehr Programme, die über keine direkte Schnittstelle verfügen, über das Dateisystem kommunizieren zu lassen.

Hot Key Suche
Aus jeder beliebigen Anwendung heraus Volltextsuche in verschiedenen Dateien starten.

Hypertext Transfer Protocol (http)
Kommunikationsprotokoll zwischen Web-Server und Web-Browser, hauptsächlich zur Übertragung von → HTML-Daten.
→ Transaktionsorientiertes Client / Server-Protokoll.
→ Um die Zuverlässigkeit zu erhöhen, verwendet es TCP/IP als Transportprotokoll.
→ Neuere Erweiterungen von HTTP (→ WebDAV) erlauben einfache CMS / DMS-Funktionen wie Check-In, Check-Out etc. direkt aus einer Client-Applikation.

Hypertext Transfer Protocol Secure (https)
→ HTTPS ist ein Protokoll, mit dem sich im Internet Webseiten und Daten verschlüsselt und sicher zwischen Webservern und Webbrowsern austauschen lassen.
→ Es nutzt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Authentifizierung.

Hyperlink
Verknüpfung in einem Dokument, die auf eine andere Textstelle, ein anderes Dokument oder eine andere Ressource verweist.

Hypertext Markup Language (HTML)
Seitenbeschreibungssprache für Webseiten.
→ Eine HTML-Seite ist eine relativ primitiv strukturierte (zumindest im Vergleich zu den Möglichkeiten heutiger Textverarbeitungssysteme) Seite mit der komfortablen Möglichkeit, auf andere Seiten im Internet per Hyperlink zu verweisen. Dem Nachteil der relativen Einfachheit steht der große Vorteil gegenüber, dass HTML-Seiten auf einer Vielzahl von Clients dargestellt werden können.
→ HTML ist die am weitesten verbreitete Anwendung der → SGML Spezifikation.

ICS
Dateiformat für iCalendar (Austausch von Kalenderinhalten).

Index
Ein Datenbankindex, oder kurz Index (im Plural „Indexe“ oder „Indizes“), ist eine von der Datenstruktur getrennte Indexstruktur in einer Datenbank, die die Suche und das Sortieren nach bestimmten Feldern beschleunigt.

Indexierung
Zuordnung von Deskriptoren zu einem Dokument zur Erschließung der darin enthaltenen Sachverhalte

Infrastructure as a Service (IaaS)
Bereitstellung von Hardware-Ressourcen in virtueller Form (Speicherplatz, Prozessoren, Netzwerk); Cloud-Computing

Integrationstest
Bezeichnet eine aufeinander abgestimmte Reihe von Einzeltests, die dazu dienen, verschiedene voneinander abhängige Komponenten eines komplexen Systems im Zusammenspiel miteinander zu testen

ISO
→ International Organization for Standardization. Internationale Normierungsorganisation

JPEG
entwickelt von dem Gremium Joint Photographic Experts Group. JPEG schlägt verschiedene Komprimierungs- und Kodierungsmethoden vor, darunter verlustbehaftete und verlustfreie Kompression, verschiedene Farbtiefen sowie sequenzielle oder progressive Modi (normaler Bildaufbau bzw. allmähliche Verfeinerung). Weithin verbreitet ist nur die verlustbehaftete Komprimierung bei sequenziellem oder progressivem Modus und 8-Bit-Farbkanälen.

Kilobytes (KB)
→ Kilobytes = 1.024 Bytes

Knowledge Management (KM)
→ Ist ein nicht genau definierter Begriff.
→ Umfasst Segmente wie e-Learning, Collaboration, Dokumenten-Management / Dokumentenarchivierung, Report Mining, Internet-Portale, Data Warehouse und andere Technologien, die helfen sollen, das bei den Mitarbeitern und in den Informationssystemen vorhandene Wissen anderen zur Verfügung zustellen.
→ Wissen – Schaffung, Verteilung und Verfügbarmachung.
→ KM-Projekte haben einen holistischen (ganzheitlichen) Ansatz, weil sie auch organisatorische, kulturelle und psychologische Aspekte berücksichtigen.

Kompression
→ Allgemeine Bezeichnung für eine Vielzahl von Technologien zur Reduzierung der Anzahl Bits, die Information darstellen, in einem Übertragungs- oder Speicherobjekt.
→ Bei der Dekompression wird der Originalzustand wieder hergestellt.

Lightweight Directory Access Protocol (LDAP)
→ Eine vereinfachte Form des Directory Access Protocol (DAP) nach → X.500.
→ Erlaubt die system- und standortunabhängige Auffindung von Objekten auf Netzwerken, Rechnern, Verzeichnissen und Diensten.

Mandanten
Wenn ein Kunde mehrere Partner hat.
→ „Vertretungsauftrag“.

Megabyte (MB)
→ Aus dem Englischen übersetzt. Das Megabyte ist ein Vielfaches des Einheitsbytes für digitale Informationen.
→ Megabyte = 1.048.576 Bytes (1 MB = 1024 Kilobytes á 1024 Bytes).

Metadaten
Strukturierte Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten.
→ Durch Metadaten beschriebene Daten sind meist Dokumente, Bücher, … (Datensammlungen).
→ Daten, die ein Dokument beschreiben.

Network Attached Storage (NAS)
→ Bezeichnet einfach zu verwaltende Dateiserver.
→ Allgemein wird ein NAS eingesetzt, um ohne hohen Aufwand unabhängige Speicherkapazitäten in einem Rechnernetz bereitzustellen.

Optical Character Recognition (OCR)
Optische Zeichenerkennung, Texterkennung.
→ Technologie, die die Umwandlung unterschiedlicher Dokumente, wie beispielsweise gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder Digitalbilder in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien ermöglicht.

Offboarding Prozess
Unmittelbar nach einer Kündigung müssen einem Mitarbeiter alle digitalen Rechte entzogen werden.
→ Typischerweise erfordern Compliance-Richtlinien einen prüffähigen Nachweis, dass unbefugte Personen – in diesem Beispiel ein ehemaliger Mitarbeiter – keinen Zugang mehr zu personenbezogenen oder anderen sensiblen Daten erlangen.

On-Premises
Nutzungs- und Lizenzmodell für serverbasierte Computerprogramme.
→ Lokale Nutzung von Software.
→ Lizenznehmer mietet Software und betreibt diese in eigener Verantwortung auf eigener Hardware, ggf. in einem eigenen Rechenzentrum.

Pilotphase
Phase, die der Erprobung dient.

Platform as a Service (PaaS)
Bindeglied zwischen Iaas und SaaS; ermöglicht erst das Zusammenspiel der beiden Ebenen.
→ Auf der Plattformebene werden Entwicklungs- und Laufzeitumgebungen für Software bereitgestellt. → Aufbauend auf IaaS-Ressourcen beispielsweise Betriebssysteme.

Portable Document Format (PDF)
Basiert auf Postscript.
→ Erlaubt die plattformunabhängige Erstellung und Verteilung von Dokumenten, gerade auch bei grafisch anspruchsvollen Inhalten.
→ PDF ist ein Containerformat.
→ PDF Viewer sind kostenlos und für alle gängigen Client-Plattformen verfügbar.

Postscript
eine von der Firma Adobe entwickelte und 1985 vorgestellte Seitenbeschreibungssprache, die es erlaubt, den Inhalt einer kompletten Seite mit komplexem Text und Grafikinhalt zu beschreiben und diese Beschreibung an einen Drucker oder ein anderes Postscript-fähiges Reproduktionssystem (zum Beispiel ein Belichtungssystem) zu senden.

Prozess-Scheduler
Arbitrationslogik, die eine zeitliche Ausführung mehrerer Prozesse in Betriebssystemen regelt.

Regelbasierter Workflow
Fest definierte Übergänge.
→ Beispiel: Befindet sich ein Vorgang in einem Status, ist nur ein Wechsel in solche Status möglich, für die Übergänge definiert sind. → Es ist nicht möglich, beliebig zwischen den konfigurierten Status zu wechseln.

Rendering
Optische Übertragung bzw. Aufwertung von grafischen Inhalten.
→ Z. B. zur optimierten Darstellung von Dokumenten in einem Web-Browser.

Report Generator List & Label
List & Label ist eine Software-Entwicklungskomponente, die in Anwendungen integriert wird und diese um Reporting-Funktionen (Statistiken, Tabellen, Berichte, Formulare, Listen, Diagramme, Etiketten etc.) ergänzt.

Revisionssichere Archivierung
→ Nach den „Grundsätzen der elektronischen Archivierung“ des VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) werden solche elektronischen Archivsysteme als revisionssicher bezeichnet, die den Anforderungen der §§ 146, 147 AO, §§ 239, 257 HGB sowie der GoBS vollständig entsprechen.
→ Der Begriff „Revisionssicherheit“ ist gesetzlich nicht verankert und es existiert keine offizielle Zertifizierung für „revisionssichere“ Archivsystemprodukte.

Schnittstelle
Berührungspunkt innerhalb eines Software-Systems.
→ Durch sie wird der Austausch von Kommandos und Daten zwischen zwei verschiedenen Prozessen und Komponenten ermöglicht.

Software as a Service (SaaS)
Programme werden bedarfsabhängig bereitgestellt.
→ Meist direkt an den Endverbraucher.
→ Nutzung erfolgt über das Internet bzw. den Webbrowser.

Spiegelserver
Hält in Rechnernetzwerken eine exakte Kopie eines Datensatzes vor.

Structured Query Language (SQL)
Datenbanksprache zur Definition von Datenstrukturen in relationalen Datenbanken sowie zum Bearbeiten und Abfragen von darauf basierenden Datenbeständen.
→ Sprache basiert auf der relationalen Algebra, ihre Syntax ist relativ einfach aufgebaut und semantisch an die englische Umgangssprache angelehnt.

STAR
→ 
Programmiersprache, entwickelt von IQUADRAT.

Terrabyte (TB)
→ 1 Terrabyte = 1.099.511.627.776 Bytes (1.024 GB á 1.024 MB á 1.024 KB á 1024 Bytes).

Transmission Control Protocol / Internet Protocol (TCP / IP)
→ Mittlerweile am weitesten verbreitetes Transportprotokoll im LAN und Internet-Bereich.

Thumbnail
→ Kleine Voransicht / Vorschaubild / Miniaturansicht eines Dokuments, Datei oder Videos.

Tagged Image File Format (TIFF)
→ Entwickelt für die Farbseparation bei gescannten Rastergrafiken.
→ Entwickelt von Aldus 1986 unter Beteiligung anderer Firmen (Microsoft, HP u. a.), 1994 von Adobe übernommen.
→ Ist ein Dateiformat zur Speicherung von Bilddaten.

Under Color Removal (UCR)
Verfahren, das bei der Separation digitalisierter Bilddaten im CMYK-Farbraum für den späteren Vierfarbendruck verwendet wird.

Unicode
→ Eine Kodierung für Texte bzw. Textzeichen wie ASCII oder EBCDIC.
→ pro Zeichen wird ein 16-Bit-Code verwendet.
→ erlaubt alle Zeichen der amerikanischen und europäischen Länder im Code.

Uniform Resource Locator (URL)
Standard für die Adressierung einer Webseite im World Wide Web.

Vektorgrafik
→ Eine Vektorgrafik ist eine Computergrafik, die aus grafischen Primitiven wie Linien, Kreisen, Polygonen oder allgemeinen Kurven zusammengesetzt ist.
→ Vektorgrafiken können ohne Qualitätsverluste skaliert werden.

Verfahrensdokumentation
→  Nach GoBD dient eine Verfahrensdokumentation dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.
→ Für bestimmte Branchen gibt es, unabhängig von den Vorgaben der Steuerverwaltung, Vorgaben zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen.

Virtuelle Maschine (VM)
Software-technische Kapselung eines Rechnersystems innerhalb eines lauffähigen Rechnersystems.
→ „Computer im Computer“.

Virtuelles privates Netzwerk (VPN)
Der gesamte Datenverkehr wird durch einen verschlüsselten virtuellen Tunnel geleitet.
→ Dadurch wird die IP-Adresse im Internet verschleiert und der Standort ist nicht mehr für jedermann sichtbar.
→ Beispiel: Bibliothekszugang von zu Hause.

VMware
Börsennotiertes US-amerikanisches Technologie-Unternehmen.
→ Anbieter von Software-Lösungen im Bereich Cloud Computing sowie der Virtualisierung von Rechenzentrumsinfrastrukturen.

Volltextdatenbank
Dient der Indexierung der Dokumenteninhalte und nicht nur ihrer Metadaten, somit sind auch Inhaltssuchen möglich.
→ Fast alle EDM/DMS-Lösungen erlauben neben der strukturierten Indexierung (in relationalen oder anderen Datenbanken zur Verwaltung der Metadaten) auch die Nutzung der Volltextindexierung. PHOENIX basiert z.B. auf einer Volltextdatenbank.

WaWi
Warenwirtschaft.

Wiedervorlage
Frist, bis zu der eine Akte oder ein Vorgang wieder vorgelegt werden soll, im Voraus festgesetzt.
→ Wiedervorlagefristen werden in einen Fristenkalender eingetragen, damit eine Akte nicht in Vergessenheit gerät.
→ Termin mit Erinnerung.

Workflow
Beschreibt definierte Folge von Arbeitsschritten zur Produktion von Ergebnissen.
→ Ablauforganisation von Vorgängen und Geschäftsprozessen.

WORM
Bezeichnet Vorkehrungen in der Informationstechnik, die das Löschen, Überschreiben und Ändern von Daten auf einem Speichermedium dauerhaft ausschließen.
→ Die dabei eingesetzten Datenspeicher können nur gelesen, fortgesetzt und bis zu ihrer Kapazitätsgrenze beschrieben werden.

Zuwendungsbescheid
Hat ein Unternehmen einen Zuschuss beantragt, erhält es bei positivem Bescheid einen sog. Zuwendungsbescheid.
→ Dieser enthält unter anderem die Höhe der Förderung sowie die Auszahlungsmodalitäten und gibt vor, welche Nachweise für den Erhalt der Beihilfen zu erbringen sind.

Zwei-Faktor-Authentifizierung
Bezeichnet den Identitätsnachweis eines Nutzers mittels der Kombination zweier unterschiedlicher und insbesondere unabhängiger Komponenten.

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