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Unsere Updates mit neuen Funktionen und Optimierungen für Ihre PHOENIX Produkte

Release-Änderungen

PHOENIX DOCUMENTS

Einige neue Ergänzungen für Ihre PHOENIX Documents Anwendung

On-Premises oder in der Cloud: Verwalten Sie Ihre Daten und Dokumente einfach, sicher und effizient.

Die neue Feature-Liste:

Verbesserte E-Mail-Benachrichtigungen

Jeder Benutzer kann sich jetzt in seinem Benutzer-Profil detailliert konfigurieren, über welche Aufgaben (z. B. Termine oder neue Postfacheinträge) er per E-Mail informiert werden möchte.

Die tägliche Zusammenfassung ist eine E-Mail, die über die aktuell offenen Aufgaben im Postfach informiert. Es gibt außerdem die Option, sich über neue Dateien im Eingang benachrichtigen zu lassen.

Neben der täglichen Zusammenfassung kann für jeden neuen Postfach-Eintrag und auch für neue Dateien im Eingang weiterhin eine zusätzliche aktuelle E-Mail-Benachrichtigung verschickt werden.

Auch der Zeitraum und die Häufigkeit der Nachrichten kann hier eingestellt werden.

Ersetzen von Dokumenten in einem Archiv

Dateien in Vorgängen innerhalb eines Archivs lassen sich nun ganz einfach durch eine neue Version ersetzen.

Dafür gibt es im Dokumenten-Menü auf der rechten Seite den neuen Button „Ersetzen„, der das aktuell ausgewählte Dokument durch eine andere Datei austauscht.

Das Dokument kann hier aus dem Eingang oder aus einem Unterordner eingefügt werden.

Mehr Sicherheit beim 4-Augen-Prinzip in Workflows

In der Workflow-Aktion „Vorgang versenden“ wurde die neue Option „Versender als Empfänger verbieten“ hinzugefügt.

Wenn diese Option auf „Ja“ eingestellt wird, kann der Versender sich den Vorgang bei nicht mehr selbst zur Prüfung ins Postfach legen. Auch Gruppen, in welchen er Mitglied ist, werden bei der Empfängerauswahl nicht mehr angeboten.

Auf diese Weise kann verhindert werden, dass ein Benutzer sich selbst als Prüfer auswählt und somit ein vorher festgelegtes 4-Augen-Prinzip umgeht.

Erweiterte Funktionen in der Historie

In jeder Archiv-Konfiguration gibt es nun die Checkbox „Öffnen des Vorgangs protokollieren„. Damit wird nun auch für das Öffnen eines Vorgangs ohne eine angehängte Datei ein Historieneintrag angelegt.

In der Rollen-Konfiguration wurde der Befehl „Zugriffshistorie anzeigen“ hinzugefügt. Dieser steuert, ob ein Benutzer in der Historie die Zugriffprotokollierung für Vorgänge und Dokumente sehen darf.

Verbessern Sie Ihren Arbeitsalltag mit PHOENIX Documents Invoice.

Mit unserer Business-Lösung Invoice für PHOENIX Documents lösen Sie Ihre Papierablage auf und erfassen zukünftig Ihre Rechnungen ausschließlich digital. So verpassen Sie nie wieder eine Frist und können jede Rechnung schnell finden.

Verwaltung von Steuerschlüsseln

Es ist nun möglich, Steuerschlüssel pro Kontierungsposition zu hinterlegen. Durch die Auswahl des Steuerschlüssels werden sowohl der Steuersatz als auch der Steuerbetrag automatisch gesetzt.

Neu ist auch die Prüfung von doppelten Rechnungsnummern. Dafür gibt es das neue Feld “Rechnungsnummer eindeutig”. Die Eindeutigkeit der Rechnungsnummer wird im Workflow abgefragt.

Neues Formular-Layout

Das Layout des Rechnungsformular wurde verbessert und übersichtlicher gestaltet. Alle Rechnungsinformationen sind nun auf einen Blick zu sehen.

Neue Features PHOENIX Documents Contract 2.0

Erleichtern Sie Ihren Arbeitsalltag mit unserer Business-Lösung Contract für PHOENIX Documents und haben Sie ab jetzt alle Laufzeiten, Konditionen, Kündigungsfristen und Vertragsinhalte im Blick.

Mandantentrennung

Auch in der Business-Lösung Contract sind die Mandanten nun verfügbar. Eine Mandantenlizenz ist inkludiert, weitere Lizenzen können erworben werden.

Mit dieser Neuerung muss ab sofort jeder Vorgang eines Archivs einem Mandanten zugewiesen werden. Falls Sie nur eine Mandantenlizenz besitzen oder einen Mandanten mit besonders vielen Vorgängen in Ihren Datensätzen haben, kann dieser als Standardmandant eingetragen werden:

Die jeweiligen Stammdaten werden pro Mandanten verwaltet, daher ist es möglich, diese auf den ausgewählten Mandanten in der Ansicht zu filtern:

Finanzdaten

Reitertrennung für Finanzdaten

Mit der Version 2.0 wurde die Finanzdatentabelle aus dem Reiter Allgemein in einen eigenen Reiter Finanzdaten ausgelagert. Weiterhin wurde sie in zwei Tabellen für Einnahmen und Ausgaben unterteilt:

Neue Felder für Finanzdaten

Die Tabellen für Einnahmen und Ausgaben wurden um einige wichtige Felder für die Einnahmen- und Ausgabenübersicht erweitert, z. B. Einnahmen/Ausgaben für das laufende Jahr oder für die gesamte Vertragslaufzeit.

Kündigung

Neue Kündigungsberechnung zum Vertragsende

Das Kündigungsdatum kann nun in Relation zum angegebenen Ende des Vertragsdatums berechnet werden.

 

Neue Felder “Gekündigt am/Gekündigt zum”

Im Vertragsformular der Version 2.0 finden Sie nun auch die Felder „Gekündigt am“ und „Gekündigt zum“. Hier können die Daten der Kündigung manuell erfasst werden.

 

Wichtig sind diese Felder für den folgenden Statuswechsel. Bei Statuswechsel „Gekündigt“ wird abgefragt, ob die Felder gefüllt wurden. Nur dann ist ein Statuswechsel möglich.

Neue Vertragsart “Automatische Verlängerung”

Mit Documents Contract 2.0 wurde eine neue Vertragsart eingeführt, die „Automatische Verlängerung“. Je nach Eintrag in den Feldern Verlängerungszeit und Einheit kann festgehalten werden, um welche Zeitspanne sich ein Vertrag verlängert, falls er nicht gekündigt wird.

Verbessern Sie Ihren Arbeitsalltag mit PHOENIX Documents HR.

Diese Business-Lösung enthält alles Notwendige für die Bearbeitung, Verwaltung und Überwachung aller für die Personalverwaltung notwendigen Stammdaten wie Bewerbungen, Arbeitsverträge, Personalgespräche, Zeugnisse und sonstige Korrespondenz.

Mit dem Update der Business-Lösung HR ist nun ein direkter Zugriff auf die Personaldokumente aus den Personalstammdaten möglich.

Der neue Reiter „Personaldokumente“ zeigt alle dem Mitarbeitenden zugehörige Dokumente an – ein Wechsel in das Archiv der Personaldokumente ist nicht mehr nötig.

Ebenso ist es möglich, direkt hier ein Dokument zu bearbeiten oder weitere Dokumente hinzuzufügen, die den Mitarbeitenden betreffen.

 

Aus diesem Grund wurden einige Felder aus den Personaldaten im Archiv „Personaldokumente“ gekürzt.

Die Personaldaten wurden ersetzt durch ein frei konfigurierbares Datenfeld. Im Standard bildet dieses den Wert “Personalnr. – Name, Vorname – Abteilung” ab.

PHOENIX Documents Recruiting: Effiziente Softwarelösung für den Bewerbungsprozess

Die Business-Lösung Recruiting enthält alles Notwendige für die Erstellung und Verwaltung von Stellenausschreibungen sowie alle wichtigen Features für den Bewerberprozess.

 

Wir liefern Ihnen mit PHOENIX Documents Recruiting vorkonfigurierte Archive inklusive der dazu passenden Workflows. Dies sind

  • das Archiv „Stellenausschreibungen“ mit passendem Formular für alle Details zu einer offenen Stelle und einem Workflow für die interne Genehmigung
  • das Archiv „Bewerberstammdaten“ für die Übernahme aller relevanten Informationen der Bewerber:innen, inklusive detaillierter Formulare und einem passenden Workflow für den Bewerberprozess und
  • das Archiv „Bewerberdokumente“ zur Ablage und Verschlagwortung aller wichtigen Dokumente im Bewerberprozess. Auch hier finden Sie ein passendes Formular sowie einen Workflow.
  • Wie auch in den anderen Business-Lösungen bietet die Terminverwaltung Platz für beliebig viele Termine für jeden Vorgang. So können Sie sich ganz einfach an Vorstellungsgespräche und Rückmeldefristen erinnern lassen.
  • Jede neue Stelle kann nach der Erstellung detailliert beschrieben werden – danach startet der interne Freigabeprozess. Wurde die Stelle genehmigt, folgt die manuelle Veröffentlichung bei allen gewünschten Stellenportalen.
  • Nach dem Eingang der Bewerbungen kann jeder Bewerber einer ausgeschriebenen Stelle zugeordnet werden. Diese Zuordnung von Bewerber:innen ermöglicht auf einen Blick einen einheitlichen Informationsstand für alle zugriffsberechtigten Mitarbeiter:innen.
  • Jede Bewerbung kann anhand der vorhandenen Qualifikationen auf Übereinstimmung mit der Stellenausschreibung geprüft werden. Die Profilübereinstimmung kann mit niedrig, mittel oder hoch angegeben werden. So sehen Sie auf einen Blick, welcher Bewerber am besten für Ihre offene Stelle geeignet ist.
  • Nutzen Sie auch unseren „Talentpool“: Bewerber:innen, die für die ausgeschriebene Stelle nicht weiter beachtet werden können, können dank einer Erlaubnis zur Aufbewahrung der Bewerberdaten gespeichert und in den Status „Talent“ versetzt werden. So ist es möglich, sie bei einer passenden Stellenausschreibung erneut einzuladen.
  • Nach der Einstellung eines Bewerbers können die zugehörigen Stammdaten und Dokumente mit einem Importservice zu Documents HR übernommen werden. Eine Neuaufnahme dort ist somit nicht nötig.
Einige neue Ergänzungen für Ihre PHOENIX Documents Anwendung

On-Premises oder in der Cloud: PHOENIX Documents erleichtert Ihren Arbeitsalltag.
Die neue Feature-Liste:

Pflichtfeld-Steuerung bei Statusübergängen

Bei Statusübergängen in Workflows besteht nun die Möglichkeit, Pflichtfelder zu steuern. Dies ermöglicht eine noch genauere Abstimmung der Feldinhalte, die für einen Statuswechsel nötig sind. Eine fehlerhafte Ablage kann so noch besser unterbunden werden.

Neuer SmartSafe

Der frühere SmartSafe, der eine vollständige Oberfläche enthielt, wurde durch ein neues und vereinfachtes Programm zur Synchronisierung eines oder mehrerer Archive ersetzt.

Alle Vorgangsinformationen werden im JSON-Format synchronisiert, die Dokumente werden in weiter verarbeitbaren Formaten wie PDF oder Excel dargestellt.

Verknüpfung von Archiven

Sie haben nun die Möglichkeit, Archive miteinander zu verknüpfen. Sie können sich in einem Vorgang alle zugeordneten Datensätze aus einem anderen Archiv anzeigen lassen, ein Archivwechsel ist nun nicht mehr notwendig.

Länderkonfiguration für Mwst-Sätze

In der Administrations-Oberfläche lässt sich nun das passende Land für die Mehrwertsteuer einstellen. Zu Beginn werden Deutschland, Schweiz und Österreich unterstützt. Diese Konfiguration lässt sich außerdem für jeden Mandanten einzeln speichern.

On-Premises

Gerne unterstützen wir auch Ihre Lösungen auf der Basis PHOENIX Documents 7.0 weiterhin, wenn Sie nicht auf PHOENIX Documents 8.0 updaten wollen. Bitte haben Sie aber Verständnis dafür, dass wir ältere Versionen (PHOENIX Documents 5.0 und 6.0) nicht mehr supporten können.

Cloud

Wie bei jedem Cloudanbieter schalten wir die Updates automatisch für Sie frei. Wenn Sie mit uns einen Update-Termin für Ihre Cloud planen möchten, empfehlen wir dazu unseren Cloud Exclusive Service, der Ihnen auch weitere Vorteile bietet.

Python-Upgrade

Python wurde auf die Version 3.11 aktualisiert. Customisation-Skripte können daher nun auch Features aus dieser Version verwenden.

Vorangegangene Aktualisierungen und Weiterentwicklungen:

PHOENIX DOCUMENTS 7.1 – 7.2

Einige neue Ergänzungen für Ihre PHOENIX Documents Anwendung

On-Premises oder in der Cloud: PHOENIX Documents erleichtert Ihren Arbeitsalltag.
Die neue Feature-Liste:

Eskalationsregelung

  • In der Administrationsoberfläche können Eskalationsregeln angelegt werden.
  • Die Regeln werden dann in der Terminplanung verwendet. Sie legen fest, wer einen Termin in sein Postfach erhält, wie oft an nicht bearbeitete Termine erinnert wird und wer benachrichtigt wird, wenn nach Ablauf einer definierten Zeit der Termin noch nicht erledigt ist.

Ablösung von Benutzern vor Deaktivierung

  • Benutzer können nicht mehr ohne Weiteres deaktiviert werden. Die Checkbox zum Aktivieren/Deaktivieren wurde aus der Benutzer-Konfiguration entfernt. Eine Deaktivierung ist nur noch möglich, wenn der User vorher von einem anderen User abgelöst wurde. Beim Ablösen werden seine Termine, Postfach-Einträge etc. auf den anderen Benutzer übertragen.
Innovationen für Ihre PHOENIX Documents Anwendung

On-Premises oder in der Cloud: PHOENIX Documents erhält viele innovative Ergänzungen.
Die neue Feature-Liste:

Erweiterte Empfänger bei Workflow-Aktionen
In der Workflow-Aktion „E-Mail versenden“ gibt es zwei neue Empfänger-Optionen „Manuelle Eingabe“ und „Aus Feldinhalt“.

  • Bei „Manuelle Eingabe“ wird die Empfänger-E-Mail-Adresse nicht aus einem Benutzerkonto ermittelt, sondern kann fest eingestellt oder vom Benutzer abgefragt werden.
  • Bei „Aus Feldinhalt“ wird die Empfänger-E-Mail aus einem Datenfeld des Vorgangs ermittelt, in „Empfänger-Option“ muss dafür der Kurzname des Datenfelds eingetragen werden.

PHOENIX DOCUMENTS 7.0

Innovationen für Ihre PHOENIX Documents Anwendung

On-Premises oder in der Cloud: PHOENIX Documents erhält viele innovative Ergänzungen.
Die neue Feature-Liste:

Neue Gestaltung “Modern light” – Die Hauptoberfläche von PHOENIX Documents liefert nun noch eine neue Gestaltung „Modern light“ mit.

Anpassungen in der Oberfläche – Auch die Gestaltung von „Modern dark“ hat leichte Änderungen in der Darstellung und Bedienung erhalten.

Gefilterte Vorschläge aus Datentabellen – Es ist jetzt möglich, Vorschläge aus einer Datentabelle anhand der Werte aus anderen Eingabefeldern im Dialog zu filtern. Dafür wurden in den erweiterten Einstellungen der Datenfelder weitere Eingabeoptionen hinzugefügt.

Bearbeitung von Datentabellen im Vorschlagsdialog – Hinterlegte Datentabellen können nun direkt im Vorschlagsdialog bearbeitet werden. Dazu sind Schreibrechte für den Anwender zwingend notwendig.

Erweiterungen der STAR-Skriptsprache – Durch unsere eigenständig programmierte Skriptsprache „STAR“ können Workflows und Formulare noch individueller konfiguriert werden. Für die neue Version wurde diese noch einmal verbessert und weiter ausgebaut.

Mehrere Termine pro Vorgang – In jedem Vorgang können nun mehrere Termine konfiguriert werden.

Untertabellen – Untertabellen sind spezielle Tabellen, die als Datenfelder in Archive einkonfiguriert werden können. In Untertabellen kann bei Vorschlägen aus Datentabellen nun ebenfalls ein Vorschlagsfilter konfiguriert werden. In den Business-Lösungen Invoice und Contract werden spezielle Untertabellen mitgeliefert, wie eigene Untertabellen erstellt und verwendet werden können.

Vertreterregelung – In der Benutzeradministration kann für einen Benutzer ein Vertreter eingestellt werden.

Gleichzeitiges Bearbeiten von Vorgängen unterbunden – Wenn ein Benutzer einen existierenden Vorgang öffnet und auf „Bearbeiten“ klickt, wird dieser Vorgang nun für andere zur Bearbeitung gesperrt. Andere Benutzer bekommen dann beim Öffnen des Vorgangs die Meldung „Der Vorgang wird bearbeitet von …“ angezeigt.

Tool für Benutzer-Import – Das Tool pa_client.exe import wurde um Benutzer-Import erweitert, die Details dazu werden in der Entwicklerdokumentation beschrieben.

Postfach-Einträge und Dokumente an einen anderen Benutzer übertragen: In der Benutzer-Administration gibt es einen neuen Button „Ablösen“, mit dem der Administrator alle Postfach-Einträge und Dokumente im Eingang an einen anderen Benutzer zuweisen kann.

Neue Option „Sortierindex“- In Workflow-Übergängen gibt es eine neue Option „Sortierindex“, mit dem die Reihenfolge der angezeigten Übergänge in der Oberfläche kontrolliert werden kann. Es wird aufsteigend sortiert, d. h. Übergänge mit einer niedrigen Zahl werden zuerst angezeigt. Bei identischem Sortierindex werden die Übergänge jetzt alphabetisch sortiert.

Rollen duplizieren: Rollen können jetzt zur einfacheren Administration kopiert werden.

Suchoptionen speichern: SmartSearch Suchoptionen können nun wahlweise dauerhaft oder einmalig verändert, werden.

Makierung exportiert wird übernommen – Wenn ein Vorgang als exportiert markiert ist und anschließend durch eine neue Version ersetzt wird, ist nun anschließend stattdessen die neue Version als exportiert markiert.

Erweiterte Suche: In SmartSearch und in der Volltextsuche werden jetzt auch die Bemerkungen der Vorgänge durchsucht.

Anzahl der Bemerkungen: Im Vorgangsdialog wird im Tab „Bemerkungen“ durch ein Icon mit einem Zahlenwert angezeigt, wie viele Bemerkungen der Vorgang enthält. Bei mehr als 9 Bemerkungen wird aus Platzgründen „9+“ angezeigt.

Archivieren mit Bemerkungen: Im Archivieren-Dialog wird jetzt auch der Tab für Bemerkungen angezeigt, sodass man schon beim initialen Archivieren die ersten Bemerkungen hinzufügen kann.

Bemerkungen hinzufügen – Die Tabelle mit den Bemerkungen kann jetzt auch in Formulare hinzugefügt werden. Dass muss man im Menü des Formular-Designer den Button „Anzeigen/Entfernen“ auswählen und die Checkbox bei „Bemerkungen“ aktivieren.

Formulare duplizieren: Die Formulare in Archiven können jetzt einfach kopiert werden.

Gruppen werden angezeigt – Im Datengitter der Benutzerverwaltung werden nun auch die zugewiesenen Gruppen angezeigt.

Genauigkeit der Textextraktion verbessern – Beim Markieren und Kopieren von Text auf PDFs wurde die Genauigkeit der Textextraktion verbessern.

Durchsuchen von Archiven – Die STAR-Funktion lookup wurde um das Durchsuchen von Archiven erweitert.

Status des Vorgangs veränderbar – Im on_save-Event kann nun auch der Status des Vorgangs verändert werden.

Weitere Informationen zu den Release Notes Version 7.0

Innovationen für Ihre PHOENIX Documents Invoice Anwendung

Sie erhalten alle Features der PHOENIX Documents Lösung 7.0. plus folgende Vorteile der Business-Lösung INVOICE:

  • das vorkonfigurierte Archiv „Eingangsrechnungen“ inklusive eines passenden Eingangsrechnungs-Formulars,
  • die darin genutzte Untertabelle iq_kontierung, um die Kontierungszeilen abzubilden,
  • ein Rechnungsworkflow mit verschiedenen Freigabeprozessen,
  • erweiterte SmartIndexing-Regeln für ZUGFeRD und XRechnungen, [1]
  • vorbereitete Datenbanktabellen (iq_lIeferanten, iq_zahlungsbedingungen, iq_sachkonten und iq_kostenstellen)
  • sowie der definierte Daten-Export.

Alle verwendeten Datentabellen – auch die für die kreditorischen Stammdaten – können mit Hilfe eines CSV-Imports gefüllt werden. Bitte schauen Sie im Handbuch Ihres Fibu- oder ERP-Systems nach, wie Sie passende CSV-Dateien erstellen können.

Falls Sie Interesse an einer DATEV-Schnittstelle oder einer Schnittstelle zu anderen FiBu-Systemen haben, wenden Sie sich gerne für weitere Informationen an uns.

[1] SmartIndexing für XRechnungen ist mit einem der nächsten Updates verfügbar.

Erleichtern Sie Ihren Arbeitsalltag mit unserem digitalen Vertragsmanagement und haben Sie ab jetzt alle Laufzeiten, Konditionen, Kündigungsfristen und Vertragsinhalte im Blick.

Sie erhalten alle Features der PHOENIX Documents Lösung 7.0. plus folgende Vorteile der Business-Lösung CONTRACT:

  • das vorkonfigurierte Archiv „Verträge“ inklusive eines eigens dafür entworfenen Vertragsformulars,
  • ein Terminplan mit Platz für beliebig viele Termine für jeden Vorgang,
  • ein passender Vertragsworkflow,
  • vorkonfigurierte Datentabellen für die Vertragsverwaltung
  • sowie eine Untertabelle für die Finanzdaten.

On-Premises
Gerne unterstützen wir auch Ihre Lösungen auf der Basis PHOENIX Documents 6.0 weiterhin, wenn Sie nicht auf PHOENIX Documents 7.0 updaten wollen. Bitte haben Sie aber Verständnis dafür, dass wir ältere Versionen (PHOENIX Documents 5.0) nach dem 01.07.2022 nicht mehr supporten können.

CLOUD
Wie bei jedem Cloudanbieter schalten wir die Updates automatisch für Sie frei. Wenn Sie mit uns einen Update-Termin für Ihre Cloud planen möchten empfehlen wir dazu unseren Cloud Exclusive Service, der Ihnen auch weitere Vorteile bietet.

PHOENIX 13 und PHOENIX DOCUMENTS 6.0

Um zu prüfen, ob die neuen Features in Ihre individuelle Umgebung integriert werden können, sprechen Sie bitte Ihren Projektleiter an.

Folgende Weiterentwicklungen finden Sie in allen PHOENIX Workflow-Umgebungen

PHOENIX Basis
Webclient

Vorschausuche verfügbar – Der Webclient wurde weiter verbessert und in einigen Funktionen noch mehr an den Windowsclient angepasst. So ist nun auch die Vorschausuche im Webclient verfügbar. Suchbegriffe
werden beim Eingeben automatisch ergänzt, die Suche wird so noch komfortabler.
Wechsel zwischen den Navigationsbereichen – Neu ist die Möglichkeit, mehrere Navigationsbereiche parallel öffnen zu können. Dabei werden alle zuletzt getätigten Filter und Eingaben gespeichert. So kann schnell
zwischen den einzelnen Bereichen gewechselt werden.
Direkte Bearbeitung von Dokumenten – Durch die Option der direkten Bearbeitung von Dokumenten wird der Webclient noch müheloser bedienbar.
Schnellzugriff beim Statuswechsel – Auch hier wurde der Webclient weiter an den Windowsclient angeglichen. Alle möglichen Statuswechsel werden Ihnen nun im Menüband über dem Datengitter angezeigt. Dies ist eine Benutzereinstellung und kann somit individuell (de-)aktiviert werden.

Windowsclient
Modernisiert – Die Optik des Windowsclients wurde modernisiert.
Direkte Dokumentenvorschau – Im Windowsclient ist nun eine direkte Dokumentenvorschau möglich.
Diese Funktion kann anwenderbezogen ein- und ausgeschaltet werden.

PHOENIX Business-Lösungen
Produktabhängige Gruppen – Für alle Business-Lösungen wurden produktabhängige Gruppen eingeführt. Die Gruppen können einer oder mehreren Lösungen zugeordnet werden und werden dann dementsprechend gefiltert. Dabei erscheinen im Workflow nur noch die für den Vorgang relevanten Gruppen.

Noch mehr Zeit und Kosten sparen durch die digitale Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen!

Erweiterte Kontierungsvorgaben – Rechnungen können nun prozentual auf verschiedene Kostenstellen oder Sachkonten aufgeteilt werden. Für einen Kreditor können mehrere Kontierungsvorgaben erstellt werden, die auf Basis von Schlüsselwörtern ausgewählt werden können. Zusätzlich kann eine Aufteilung als Standard bei neu importierten Rechnungen verwendet werden – dies ist lieferantenabhängig.
Zuordnung von Lieferscheinen – Es gibt nun die Möglichkeit, dass vorab erfasste Lieferscheine in einem eigenen Bereich vorgehalten werden. Bei eintreffenden Rechnungen wird eine automatische oder manuelle Zuordnung der vorab gescannten Lieferscheine zu den Rechnungen vorgenommen.
Konsilrechnungen und Anlagenrechnungen – Mit der neuen Version bietet PHOENIX Invoice schon im Standard eine erweiterte Unterstützung für Konsilrechnungen sowie für Anlagenrechnungen in Verbindung mit der Buchhaltungssoftware Diamant.

Erfassen und verarbeiten Sie Eingangsrechnungen schnell und sicher!

Erweiterte Kontierungsvorgaben – Mit der neuen Version sind erweiterte Kontierungsvorgaben möglich. Rechnungen können nun prozentual auf verschiedene Kostenstellen oder Sachkonten aufgeteilt werden. Für einen Kreditor können mehrere Kontierungsvorgaben gemacht werden, die auf Basis von Schlüsselwörtern ausgewählt werden können. Zusätzlich kann eine Aufteilung als Standard bei neuen Rechnungen verwendet werden – dies ist lieferantenabhängig.
Zuordnung von Lieferscheinen – Es gibt nun die Möglichkeit, dass vorab erfasste Lieferscheine in einem eigenen Bereich vorgehalten werden. Bei eintreffenden Rechnungen wird eine automatische oder manuelle Zuordnung der vorab gescannten Lieferscheine zu den Rechnungen vorgenommen.

Sicherer Umgang mit sensiblen Daten

Erweiterung des Datenschutzes – Neu ist eine umfangreiche Datenschutz-Erweiterung mit Aufbewahrungs- und Löschfristen. Dokumente können in Zukunft nicht einfach gelöscht werden, solange die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, aber zur Löschung vorgemerkt werden, sobald die Löschfrist erreicht ist.

Verwaltet Ihre Verträge übersichtlich und strukturiert, verpasst keine Kündigungsfristen und findet schnell den gesuchten Vertrag.

Vorlagen nutzen – Im Webclient lassen sich nun auch neue Dokumente zu einem Vertrag, analog zum Windowsclient, auf Basis von Vorlagen erzeugen.

Nutzen Sie die verbesserte Version unseres Mailimporters!

Mailimporter
Verbindung mit den EWS – Die aktuelle Version des Mailimporters unterstützt das Abholen der E-Mails über eine direkte Verbindung mit den Exchange Web Services (EWS) ohne IMAP-Aktivierung.
Automatische Rechnungserkennung – Außerdem verfügt die aktuelle Version über eine automatische Erkennung von ZUGFeRD und XRechnungen, daher ist die Nutzung eines separaten Postfachs für den Empfang dieser Formate nicht länger notwendig.
Erkannte Formate – Folgende Formate werden aktuell unterstützt: ZUGFeRD (Versionen 1.0, 2.0 und 2.1) und XRechnungen (CII und UBL).

AD-Sync
AD-Sync als Dienstversion – Mit PHOENIX 13 wird eine neue Version eingeführt. Diese arbeitet als Dienst und ermöglicht den Betrieb auf einem Server ohne angemeldeten Benutzer. Wir unterstützen jedoch auch weiterhin die alte Version.

Dieser wurde durch das Update weiter verbessert und mit neuen Möglichkeiten versehen.

PHOENIX Capture 2.3
Im- und Export-Verbesserung – Hervorzuheben ist hier die Performance-Optimierung. Sowohl der Import als auch der Export wurde beschleunigt.
Fortschrittsanzeige – Neu ist auch eine Fortschrittsanzeige für besonders umfangreiche Dateien beim Import.

Weiterhin wurden verschiedene neue Features bereitgestellt, um die Bedienbarkeit zu verbessern und intuitiver zu machen:
Automatisierte Abarbeitung – Durch einen neu entwickelten Batch-Mode lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisiert abarbeiten.
Erweiterte Barcodeerkennung – Außerdem wurde die Barcodeerkennung erweitert. Jeder Barcode kann nun mit genauen Informationen versehen werden, die direkt ausgelesen und angezeigt werden können.

PHOENIX Capture Reader: Das Erweiterungsmodul des PHOENIX Capture für das automatische Auslesen von Belegen wurde um die folgenden Funktionalitäten erweitert:

PHOENIX CaptureReader 1.3
Reguläre Ausdrücke – Im Trainings-Reiter wurde ein neues Fenster zum Erfassen von regulären Ausdrücken eingestellt, um die Datenerfassung noch umfangreicher und genauer zu machen.
Beschleunigung beim OCR – Der zeitaufwändige OCR-Prozess kann nun vorverlagert werden, um die Arbeit im CaptureReader zu beschleunigen.

Erfreuen Sie sich schon bald an den Neuigkeiten

Nachdem in den letzten Wochen schon die Bedienhinweise (die sogenannten „Tooltipps“) in der Benutzeroberfläche in Betrieb genommen wurden, kommen mit dem Update der Version 6.0 noch einige weitere Neuigkeiten dazu:

Formular-Designer: Auf Basis der verfügbaren Felder im Archiv können die Formulare nun nach eigenen Wünschen bearbeitet werden.
Interne Skriptsprache: Durch unsere eigenständig programmierte Skriptsprache „Star“ können Workflows und Formulare noch individueller konfiguriert werden.
Oberflächen-Umgestaltung: Das Vorgangsformular ist nun übersichtlicher dargestellt. Auf einen Blick können alle Felder eingesehen werden.
Workflow im Postfach: Auch aus dem Postfach können nun Dokumente an Gruppen gesendet werden.
Neuer Viewer: In der Hauptansicht können Sie nun zwischen der Dokumentenanzeige und der Vorschau wechseln.

Gerne unterstützen wir auch Ihre Lösungen auf der Basis von PHOENIX 12 oder PHOENIX Documents 5.0 weiterhin, wenn Sie nicht auf PHOENIX 13 oder PHOENIX Documents 6.0 updaten wollen. Bitte haben Sie aber Verständnis dafür, dass wir ältere Versionen (PHOENIX 11 und früher sowie PHOENIX Documents 4.0) nach dem 01.07.2021 nicht mehr supporten können.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem PDF zum Download.

Ein erweitertes Rollensystem und ein neues Workflow-System!

PHOENIX DOCUMENTS 5.0

Erfreuen Sie sich an noch mehr Produktivität plus Sicherheit und das im neuen Design!

PHOENIX 12 und PHOENIX DOCUMENTS 4

  • Dashboard – Sofort und übersichtlich sind Ihre aktuellen Dokumente auf einen Blick zu sehen. Ihre Aufgaben, wie Rechnungsprüfung, Freigabe von Verträgen o. ä., sind jetzt übersichtlich im Dashboard angelegt. Und für Ihre Mitarbeiter, die nicht täglich mit PHOENIX arbeiten, ist die neue Oberfläche einfach zu bedienen und bedarf keiner Schulung. Das spart Ihnen Zeit und Kosten.
  • Statuswechsel direkt im Formular – Beschleunigen Sie Ihren Arbeitsablauf und nutzen Sie die einfache und schnelle Bearbeitung des Status – jetzt direkt im Eingabeformular!
  • Schnelle Suche aus anderen Applikationen – Nutzen Sie individuelle Tastaturkombinationen für die Suche aus beliebigen anderen Programmen, wie z. B. FiBu oder Outlook, um Ihre Rechnungen oder Verträge in Ihren PHOENIX-Anwendungen zu öffnen.
  • Verbesserter Webclient – Den Webclient haben wir für Sie grundlegend verbessert. Neben einer modernen Oberfläche erfreuen Sie sich an viele Änderungen, die Ihre Bearbeitungsmöglichkeiten erleichtern, wie beispielsweise das Layout, die Möglichkeit der Spaltenfixierung, -gruppierung und deren Auflösung, Suchfunktion und die PDF-Voransicht.

PHOENIX Invoice 12: Noch mehr Zeit und Kosten sparen durch die digitale Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen!

  • Verknüpfung zu Contract – Über einen Reiter können Sie nun Verträge aus PHOENIX Contract öffnen oder ansehen.
  • Wertgrenzen – Es können individuelle Wert- und Freigabegrenzen eingerichtet werden.
  • Unterstützung weiterer FiBu-Systeme – Zum Beispiel: Hamburger Software, SAP ByDesign
  • ZUGFeRD und XRechnungen – Elektronische Rechnungen in diesen Formaten werden von PHOENIX Invoice standardkonform behandelt.
  • Outlook/Mail-Importer – Jetzt können mehrere Rechnungen zeitgleich importiert werden und für die Weiterverarbeitung werden diese Daten im PHOENIX Invoice Reader oder im PHOENIX Workflow bereitgestellt.

PHOENIX Contract 12: Schnell in Ihre anderen PHOENIX Umgebungen integriert.

  • Drag & Drop – So können nun schnell mehrere Dateien und Anhänge in PHOENIX Contract abgelegt werden.
  • Verknüpfungen zu Rechnungen – Über einen Reiter können Sie nun Rechnungen aus PHOENIX Invoice öffnen oder ansehen.
  • Fristenüberwachung und Eskalationsmanagement für Gruppen – Erinnerungen, Fristen und Eskalationen können jetzt auch von Gruppen überwacht und gesteuert werden.
  • Erweiterte Sicherheit – Auserwählte Rollenberechtigung und Rechtevergabe für einzelne Verträge.
  • Standardberichte – Sie erhalten durch unsere Standardberichte eine optimierte Auswertungsmöglichkeit oder erstellen Sie wie gewohnt individuelle Berichte mit Grafiken (Kreis- und Balkendiagrammen).

PHOENIX QM 12: Optimiert die Lenkung dokumentierter Informationen und die Nachvollziehbarkeit Ihres Qualitätsmanagements.

  • Prozesslandkarte – Jetzt haben Sie die Möglichkeit der Einbindung von grafischen Prozesslandkarten.
  • Geltungsbereiche konfigurieren – Einführung von frei konfigurierbaren Geltungsbereichen für die Dokumentenlenkung

PHOENIX DMS 12: Einfachere Bedienung und übersichtlichere Struktur.

  • Drag & Drop – So können nun schnell mehrere Dateien und Anhänge in PHOENIX DMS abgelegt werden.
  • Klassifizierung – Nutzen Sie den Vorteil der mehrstufigen Klassifizierung von Dokumenten und der übersichtlichen Darstellung in einem Suchbaum.

Um zu prüfen, ob die neuen Features in Ihre individuelle Umgebung integriert werden können, sprechen Sie bitte Ihren Projektleiter an.

  • Zwei-Faktor-Authentifizierung – Nutzen Sie die Authentifizierungs-App (für iOS und Android verfügbar) oder einen Hardware-Schlüssel für einen zusätzlichen Sicherheitscode bei der Anmeldung.
  • Erweiterte Nachschlag-Tabellen – Wenn Sie Daten aus anderen Systemen importieren, wie beispielsweise Ihrem ERP-System, erhalten Sie diese Daten als Vorschläge bei der Indizierung. Vereinfachen Sie so die Verschlagwortung und sparen damit Zeit.
  • Automatisches Verschlagworten Ihrer Eingangsrechnungen – Die Rechnungsdaten (wie z. B. Rechnungsnummer, Beträge, Lieferant usw.) Ihrer Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst.
  • Unterstützung von Gruppen – Sie können jetzt Personengruppen in Ihren Workflow integrieren. Beispielsweise können diese Gruppen gemeinsam einen Dokumenteneingang effizient bearbeiten.
  • PDF/A-Erstellung aus Officedokumenten – Sie benötigen keine Microsoft-Office-Lizenz mehr, damit der Render-Server Officedokumente in ein PDF/A-Dokument umwandelt. Das PDF/A-Format zur Langzeitarchivierung erlaubt die langfristige Sicherung von Dokumenten entsprechend der ISO-Standards.
  • Containerformat – Ihr Geschwindigkeitsvorteil: das Zusammenfassen mehrerer Dateien zu einem
    Containerformat.
  • Indexing Services – Nutzen Sie die neue Möglichkeiten der automatischen Verschlagwortung. Mit Indexing Services können Sie Regeln beschreiben, mit denen bestimmte Dokumentenarten z. B. Lieferscheine automatisch indiziert werden können.

Optimierte Ansicht
Natürlich haben wir wieder ein wenig an der Optik gefeilt, um die Bedienung noch übersichtlicher zu machen.
Unsere Dialoge wurden farblich überarbeitet, um die Arbeit mit PHOENIX so angenehm wie möglich zu machen.

Verbesserte Suche
Wir haben für PHOENIX 11 die Suchfunktion noch einmal verbessert.
Ab jetzt werden Ihnen auch bei einer Suche über mehrere Spalten Begriffe vorgeschlagen – das von Ihnen eingegebene Wort wird in diesen Vorschlägen grün hervorgehoben.

Optimierung der Benutzerfreundlichkeit
Neu ist der Rollenwechsel durch ein Drop-Down-Menü in der Menüleiste. Zusätzlich kann jetzt jeder Rolle ein Produkt zugeordnet werden, um den Wechsel zwischen den Produkten zu erleichtern.
Auch die Unterdatengitter wurden verbessert. Nun können Sie, wie im Hauptdatengitter, auch hier eine bedingte Formatierung eingeben und bestimmte Einträge damit farbig hervorheben.
PHOENIX 11 bringt auch eine weitere Verbesserung der Sortierfunktion mit – die von Ihnen eingestellte Sortierung bleibt auch nach der Durchführung verschiedener Aktionen erhalten.

Neues im WebClient
Für unserem WebClient haben wir den Document-Viewer optimiert und mit einigen nützlichen Funktionen ausgestattet. Zoomen, Drucken, Herunterladen – das alles ist nun möglich!
Außerdem können Sie Ihre Favoriten ab sofort ganz einfach per Drag & Drop nach Ihren Wünschen sortieren.

Schneller arbeiten mit PHOENIX Invoice
Unsere Business-Lösung PHOENIX Invoice wurde ebenfalls verbessert. Das Kontierungsgitter wurde optimiert und wird nun innerhalb kürzester Zeit neu geladen und angezeigt.

Optimierte Finanzdaten in PHOENIX Contract
Mit PHOENIX 11 wurden auch die Finanzdaten unserer Business-Lösung PHOENIX Contract überarbeitet.
Ab sofort ist das Anlegen von Deltas möglich. Ihre Finanzdaten können so leichter überwacht werden und sind transparenter.
Ihre Einnahmen und Ausgaben sind nun durch die rote und grüne Farbgebung auf einen Blick zu unterscheiden.
Für die optimale Nutzung der Finanzdaten kann jetzt bei der Eingabe zwischen Brutto- und Nettobeträgen unterschieden werden.

Verbesserter Import von Anhängen
In den beiden Business-Lösungen Contract und Invoice können Sie nun mehrere Anhänge gleichzeitig importieren – das spart Zeit und kein wichtiger Anhang geht mehr unabsichtlich verloren!

Telefon – E-Mail – Persönlich
Wir sind für Sie da.

Sie erhalten neben unseren professionellen Software-Lösungen zu Beginn Ihres Projekts auch eine kompetente Beratung und wir versprechen Ihnen eine persönliche und effektive Herangehensweise an jedes Projekt.

Detlef Deisler

Uellendahler Straße 27-29, 42107 Wuppertal

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