Die Vorteile der voranschreitenden Digitalisierung liegen auf der Hand: Mitarbeiter können Dokumente zu jeder Zeit und von überall aus öffnen und bearbeiten. Insbesondere Unternehmen und Behörden mit mehreren Standorten profitieren hiervon. Doch diese Entwicklung zieht ein zentrales Problem nach sich. Nicht erst seit der Datenschutzgrundverordnung steht die Frage im Raum, wie Daten und Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt werden können. Mit einem Dokumentenmanagementsystem verwalten Sie Zugriffsrechte zuverlässig und können exakt entscheiden, welche Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument öffnen oder auch bearbeiten dürfen.
Zugriffsrechte per Rollenverteilung verwalten
Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Zugriffsrechte komfortabel verwalten, indem Sie verschiedene Rollen festlegen. Diese Rollen können beispielsweise Dokumente öffnen, kommentieren oder auch bearbeiten. Hierdurch steht Ihnen ein Maximum von Flexibilität auf der einen und ein Höchstmaß an Sicherheit auf der anderen Seite zu Verfügung. Natürlich lassen sich solche Rollenverteilungen mit einem DMS dynamisch definieren.
Zugriffsrechten transparent mit einem DMS verwalten
Selbst wenn Sie Zugriffsrechte aktiv verwalten, können Sie nicht vollständig ausschließen, dass Mitarbeiter ihre Kompetenzen missbrauchen oder ihnen schlichtweg Fehler bei der Bearbeitung von Dateien unterlaufen. Deswegen bietet Ihnen ein DMS auch immer die Möglichkeit, nachzuvollziehen, welcher Mitarbeiter ein Dokument geöffnet hat. Zudem werden Bearbeitungszeiten und so weiter mit dem Dokumentenmanagementsystem dokumentiert. Hierdurch entsteht ein großes Maß an Transparenz. Zudem lässt sich die Bearbeitungskette leicht nachvollziehen.
Zugriffsrechte verwalten und DSGVO-konform agieren
Die Datenschutzgrundverordnung schreibt vor, wie personenbezogene Daten geschützt werden müssen. Natürlich muss, um mit diesen Daten arbeiten zu können, ein Zugriff gegeben sein. Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Zugriffsrechte DSGVO-konform verwalten. Schränken Sie den Datenzugriff einfach auf den relevanten Mitarbeiterkreis ein.
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