Warum spielt die Digitalisierung im Gesundheitswesen eine zentrale Rolle?
Zur Effizienzsteigerung, Rationalisierung und Erhöhung der Versorgungsqualität hält die Digitalisierung mehr und mehr Einzug ins Gesundheitswesen. Viele Fachrichtungen der Medizin fordern Digitalisierung zur Auswertung und Beurteilung von umfangreichen Falldaten. Das Krankenhauszukunftsgesetz für die Digitalisierung von Krankenhäusern ist vor einem halben Jahr in Kraft getreten und fordert unter anderem Systeme für den uneingeschränkten Austausch von Daten und Informationen.
Was bedeutet Digitalisierung im Gesundheitswesen?
Die Anbindung und Kommunikation aller medizinischen Geräte mit dem Krankenhaus-Informations-System (KIS) ist wichtig, um wettbewerbsfähig zu bleiben und dient der Kommunikation zwischen nahezu allen Institutionen und Bereichen des Gesundheitswesens. Dabei wird international auf Standards (z.B. IHE, HL7) gesetzt.
Selbstverständlich wird die Digitalisierung auch in der Verwaltung angestrebt.
Neben dem medizinischen Bereich ist auch die Verwaltung betroffen. Oft genug ist die Interoperabilität zwischen Verwaltung und klinischen Systemen notwendig, um z.B. bei Eingangsrechnungen mit Patientenbezug eine Überprüfung mit Daten aus dem KIS zu ermöglichen. Für uns ist es selbstverständlich, dass sich unser professionelles DMS in Ihre etablierte Kommunikationslandschaft einfügt. So führen wir bei unseren Kunden z.B. einen automatischen Abgleich zwischen den Behandlungsdaten auf Eingangsrechnungen und Patientendaten aus dem KIS durch, um die Rechnungsprüfung zu automatisieren.
Aber auch die Erstellung, Freigabe und Kenntnisnahme von Verfahrensanweisungen und anderen QM-Dokumenten, die Verwaltung der Personalakten und von Verträgen möchte heute niemand mehr ohne Digitalisierungs-Lösungen vornehmen. Wichtig ist ein leistungsfähiger und selbst anpassbarer Kern (die „Workflow-Engine“), um alle notwendigen und gewünschten Prozesse leicht digital abbilden zu können.
Die Bedeutung von Standards
Aus Krankenhaus-Informations-Systemen erhalten wir die Daten in der Regel im IHE oder HL7-Format. Diese Formate sind standardisiert und werden von den meisten KIS erzeugt und gelesen. Immer, wenn Daten ohne solche Standards ausgetauscht werden sollen, werden individuelle Einstellungen oder Schnittstellen benötigt, die den Gesamtaufwand vergrößern.
Handlungsbedarf besteht beim Thema Verwaltung von elektronische Rechnungen
Ein wichtiger und effektiver Schritt in die Digitalisierung ist die Verwaltung von Rechnungen, laut Gesetz soll es diese in Papierform nicht mehr geben. Die meisten Unternehmen im Krankenhaus- und Pflegebereich sollten sich jetzt, zeitnah an unterschiedlichen Stellen auf die Anforderung von elektronischen Rechnungen im X-Rechnung-Format vorbereiten.
Grundsätzlich müssen im Geltungsbereich der jeweiligen E-Rechnungs-Gesetze und Verordnungen (z. B. EGovG NRW) der Länder alle Rechnungen von mehr als 1.000 € netto an öffentliche Auftraggeber (Bund, Ländern und Kommunen unter anderem auch Krankenkassen, Pflegekassen, Sozialversicherungsträger und Berufsgenossenschaften) elektronisch gestellt werden. In wenigen Bundesländern existieren derzeit noch Ausnahmen, z. B. in NRW für Kirchen, ihre Verbände und deren Einrichtungen sowie für Krankenhäuser und Stiftungen (§ 1 EGovG NRW). Diese Einschränkung dürfte aber bei Krankenhäusern ausschließlich deren Kerntätigkeit betreffen, die ohnehin über strukturierte Datensätze (§ 301 SGB V) gegenüber den Kostenträgern abgerechnet wird. In diesen Fällen ist eine verpflichtende, zusätzliche strukturierte E-Rechnung im Moment nicht erforderlich.
Ob und welches Gesetz Anwendung findet, richtet sich nach dem jeweiligen Rechnungsempfänger. Dieser ist nicht nur gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, sondern kann diese zudem auch von allen Rechnungsstellern verlangen. Die geforderte X-Rechnung besteht nicht nur aus einer visuellen lesbaren Darstellung im PDF/A-Standard, sondern erfordert zusätzlich einen normierten, elektronisch lesbaren und medienbruchfrei weiter verarbeitbaren Anhang. Das Thema „Digitale Rechnungsverarbeitung“ erfordert eine fachübergreifende Abstimmung, unter anderem zwischen der IT-Abteilung, der Finanzbuchhaltung und dem KIS. Im Hinblick auf die Vorteile und die Frist sollten Sie jetzt mit der Vorbereitung und der Festlegung von Verantwortlichkeiten beginnen. Wir stehen Ihnen beraten zur Seite mit unserer Erfahrung und Kompetenz aus über 25 Jahren und über 80 Projekten im Gesundheitswesen!
Positionsdaten aus Eingangsrechnungen
Sie interessieren sich für das Auslesen von Positionsdaten? Auch hier bieten wir Ihnen gerne Lösungen. Unsere Software für Dokumentenverwaltung ist spezialisiert auf die Bedürfnisse im Gesundheitswesen.
Als Beispiel: Ihre Klinik bekommt die Rechnung der Dienstleistung für ein MRT Ihres Patienten. Sie möchten nun wissen, ob dieser Patient zum „Leistungsdatum“ stationär oder ambulant im Krankenhaus registriert war?
Nutzen Sie hierzu die Möglichkeit, beim Import in PHOENIX Workflow z. B. den Patientennamen aus dem Volltext der Rechnung auszulesen. Dazu liest PHOENIX automatisch die zugehörigen Daten aus dem KIS und lädt die entsprechenden Positionsdaten. Anschließend erfolgt ein Abgleich der OCR-Rechnungsdaten mit den KIS-Daten. Unter Berücksichtigung von Toleranzen wird die Rechnung entweder direkt freigegeben und verbucht oder an eine Clearing-Stelle geschickt. So können Sie ganz einfach Arbeitsabläufe verbessern.
Beim Import in unserem PHOENIX Workflow INVOICE suchen wir im Volltext der Rechnung z. B. nach einer oder auch mehreren gültigen Fallnummer(n) oder einem Autokennzeichen (aus einer vorgegebenen Liste) oder anderen Bedingungen für das Verbuchen oder die Prozessteuerung. So können wir auch ohne Positionsdaten Ihre Rechnung steuern! Kurz und effizient.
Cloud im Gesundheitswesen
Derzeit ist in der gesamten Healthcare-Branche der Wunsch nach echten Cloudlösungen lange nicht so weit verbreitet wie im Business-Umfeld. Das könnte im Wesentlichen an diesen drei Gründen liegen:
- Gesundheitsdaten gehören laut DSGVO zu den besonders schützenswerten Daten. Die Speicherung solcher Daten verlangt besondere Vorkehrungen zum Datenschutz. Daher werden Cloudlösungen für solche Daten selten angestrebt. Auch wenn im Gegensatz zum KIS in der Verwaltung Gesundheitsdaten seltener anfallen, wird aus Gründen der Einheitlichkeit meist eine On-Premises oder Private-Cloud-Lösung gewählt.
- IT-Lösungen in Krankenhäusern werden in der Regel sehr professionell betrieben. Die Ausfallsicherheit ist hoch, geschultes Personal verfügbar, die Technik vorhanden. Damit entfallen typische Gründe für den Wechsel in die Cloud völlig, solange nicht alle Systeme in die Cloud gehen können – und das geht aus in Punkt 1 genannten Gründen meist nicht.
- Die Bearbeitung von Daten im Krankenhaus, insbesondere in Krankenhausgruppen, erfolgt oft über virtuelle Zugriffe. Diese lassen sich oft auch hervorragend für Zugriffe von „fernen“ Orten aus nutzen – damit entfällt der wichtigste Grund für Cloud-Lösungen (mobil und unterwegs zugreifen) ebenfalls.
Voraussetzung:
Rechnungen mit Volltext bzw. gutes OCR-Tool zur Volltextgewinnung (z. B. aus dem jeweiligen Rechnungsleser).
Kosten-Nutzen-Analyse
- Positionsdaten müssen kreditorenweise angelernt werden
- Fallnummern stehen meist nicht auf der Eingangsrechnung
- Patientennamen haben oft eine individuelle Schreibweise und sind schwierig abzugleichen
- Leistungsdaten können auch nicht in den Positionsdaten, sondern im „Kopf“ stehen und unklar formuliert sein
Daher kann eine Fallnummer oder ein Leistungsdatum immer auch manuell erfasst oder überschrieben werden (mit Historie: wer hat wann was erfasst bzw. überschrieben).
Über den Datenabgleich kann dann automatisch vorgeprüft werden:
- War dieser Patient zum „Leistungsdatum“ stationär oder ambulant im Krankenhaus registriert?
- Passt die Fallnummer?
- Oder, schon etwas umfangreicher: Abgleich mit Katalogen (die via CSV-Import regelmäßig in PHOENIX eingelesen werden, z. B. DKGNT, GOÄ, GOZÄ.) Dabei werden, neben der Fallnummer, auch die Menge, Beträge und Leistungsziffern aus den Rechnungen ermittelt und so der Eintrag im Katalog bestimmt und die Werte abgeglichen.
Nach diesem automatischen Abgleich ist es mit PHOENIX Workflow Invoice einfach und komfortabel, den Beleg final zu prüfen bzw. freizugeben. Hier passen wir Details gerne an Ihre Anforderungen an.
Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen sprechen.
Wir haben die Lösung für Ihre Anforderung!
Modernes Dokumenten- & Prozessmanagement, mit dem Sie Ihre DMS-Lösung nach Ihren Bedürfnissen aufbauen können.
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