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Eingangsrechnungsbearbeitung: kompliziert oder einfach wie nie?

Wie läuft die Eingangsrechnungsbearbeitung bei Ihnen im Unternehmen ab?

Im allerschlimmsten Fall – man muss es nennen, wie es ist – bekommen Sie eine Rechnung Ihres Lieferanten per Post. Diese wird dann einem zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung in die Ablage gelegt. Ggf. muss diese noch zu einem anderen Büro zur Prüfung gebracht werden, bis dann die tatsächliche Bezahlung und Verbuchung in der Finanzbuchhaltung vorgenommen werden kann.

Diese – entschuldigen Sie diesen Ausdruck – mittelalterliche Vorgehensweise kommt zum Glück nur noch sehr selten vor. Die Versendung von Ein- und Ausgangsrechnungen per E-Mail setzt sich zunehmend nicht nur im geschäftlichen Bereich durch. Dazu kommen noch neue elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD und X-Rechnung. Letztere sind im öffentlichen Sektor vorzufinden.

Und da kommen wir auch schon zum großen Vorteil der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung: Der Prozess an sich beschleunigt sich immens. Eine Effizienzsteigerung ist garantiert!

Mit Hilfe eines regelbasierten Workflows sind die Prozessschritte fest vorgegeben und Zuständigkeiten klar definiert. Ein Dokumentenmanagementsystem mit einer Eingangsrechnungsverarbeitung (englisch für Rechnung: INVOICE) ermöglicht Ihnen im Idealfall die Einrichtung einer Vertretungsregelung. D. h. Dokumente bleiben nicht einfach im E-Mail-Postfach eines Mitarbeiters liegen, sondern werden dank flexibel konfigurierbaren Eskalationsstufen automatisch an eine Vertretung weitergeleitet. Ebenso ist die Einrichtung von Gruppen (z. B. Gruppe EINKAUF oder FIBU) mit mehreren Mitarbeitern sinnvoll. Wenn sich einer des Vorgangs annimmt, ist dieser bei den Kollegen automatisch nicht mehr zur Bearbeitung vorgesehen.

Nicht zu vergessen sind die großen Vorteile der orts- und zeitunabhängigen Bearbeitungsmöglichkeit.

So ist eine Rechnungsfreigabe von jedem Ort der Welt zu jeder Zeit möglich. Einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang.

Die Eingangsrechnungsverarbeitung mithilfe eines DMS ermöglicht außerdem einen geschützten Zugriff: Nur berechtigte Personen können (ausgewählte) Eingangsrechnungen sehen, bearbeiten und freigeben.

Kommen Sie den gesetzlichen Verpflichtungen zur Aufbewahrung von digitalen Rechnungen nach:

Eine Rechnung muss laut GoBD so aufbewahrt werden, wie sie zugegangen ist. Konkret bedeutet das, dass Sie auch die E-Mail-Daten behalten müssen. Ein DMS erfüllt diese Aufbewahrungspflicht, weil zum einen die Rechnung selbst und zum anderen die Informationen aus der E-Mail rechtssicher gespeichert werden.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beläuft sich bei Rechnungen auf 10 Jahre. Dank der vorkonfigurierten Einstellungen kommen sie dieser nach.

Erleichtern Sie sich und Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag!

PHOENIX Documents bietet Ihnen neben einem revisionssicheren Archiv zur Aufbewahrung und Verwaltung sämtlicher unternehmensbezogenen Dokumente auch die Business-Lösung INVOICE, die Ihnen eine schnelle Bearbeitung Ihrer Eingangsrechnungen (vom Eingang bis zur Buchungsvorbereitung für Ihr FIBU-System) garantiert.

Eine Großzahl an Rechnungen kann so schnell sachlich und rechnerisch bearbeitet werden, inklusive Split-Buchungen.

Die MitarbeiterInnen der IQUADRAT AG stellen Ihnen die Business-Lösung INVOICE am 19.05.2021 in einem Webinar vor. Anschließend wird die Aufzeichnung in Form eines Webcast zur Verfügung stehen. Unser Vertrieb zeigt Ihnen gerne, wie benutzerfreundlich unsere DMS-Software ist.

Sie wünschen sich die Möglichkeit des Auslesens von Positionsdaten aus Eingangsrechnungen?

Auch hier bieten wir Ihnen gerne Lösungen. Nutzen Sie hierzu die Möglichkeit, beim Import in PHOENIX Workflow alle Bestellnummern aus dem Volltext der Rechnung auszulesen. Die gefundenen Nummern werden kommagetrennt gespeichert. Dazu liest PHOENIX automatisch die zugehörigen Wareneingänge aus dem ERP und lädt die entsprechenden Positionsdaten. Anschließend erfolgt ein Abgleich des OCR-Rechnungsbetrages mit dem im ERP berechneten Betrag. Unter Berücksichtigung von Toleranzen (global oder pro Lieferant, prozentual oder absolut) wird der Beleg entweder direkt freigegeben und verbucht oder an eine Clearing-Stelle geschickt. So können Sie ganz einfach Arbeitsabläufe verbessern.

Ein weiteres Beispiel ist das Auslesen von KFZ-Kennzeichen aus dem Volltext der Rechnung beim Import in PHOENIX Workflow. Der Kunde kann über eine Stammdatentabelle Kostenstellen mit Kennzeichen verknüpfen. Wird auf dem Beleg ein Kennzeichen gefunden, belegt PHOENIX die entsprechende Kostenstelle in der Kontierung vor.

Kurz und effizient

Aufgabe: Das Auslesen von Positionsdaten aus Eingangsrechnungen

Beim Import in unserem PHOENIX Workflow INVOICE suchen wir im Volltext der Rechnung nach

  • einer oder auch mehreren gültigen Bestellnummer(n) oder
  • z. B. einem Autokennzeichen (aus einer vorgegebenen Liste) oder
  • Tankkartennummer(n) oder
  • anderen Bedingungen

für das Verbuchen oder die Prozessteuerung. So können wir auch ohne Positionsdaten Ihre Rechnung steuern!

Voraussetzung:
Rechnungen mit Volltext bzw. gutes OCR-Tool zur Volltextgewinnung (z. B. aus dem jeweiligen Rechnungsleser).

Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen sprechen.

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Wir haben die Lösung für Ihre Anforderung!

Modernes Dokumenten- & Prozessmanagement, mit dem Sie Ihre DMS-Lösung nach Ihren Bedürfnissen aufbauen können.

Haben Sie Fragen zu unseren Produkten?

Dann nehmen Sie jetzt Kontakt auf – Wir sind persönlich für Sie da.

Andrea Salpigidis

+49-202-94701-165

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