Wenn es um ersetzendes Scannen geht, fragen sich viele Unternehmen: Wann gilt ein Scan als
gesetzeskonform und dürfen die Papierbelege vernichtet oder sollten sie weiter aufbewahrt
werden? Dieser Beitrag beantwortet diese Frage.
Die Digitalisierung hat viele herkömmliche Unternehmensprozesse infrage gestellt. So merken Unternehmen, die über große Mengen an Dokumenten in Papierform verfügen, oftmals, dass dies die Arbeitsprozesse zunehmend verlangsamt. Dadurch entstehen Flaschenhälse, die das Arbeiten in der gesamten Organisation beeinträchtigen.
Was ist ersetzendes Scannen?
Ersetzendes Scannen beschreibt den Vorgang, bei dem Papierdokumente digital abgebildet werden, damit sie bei Bedarf anschließend elektronisch weiterverarbeitet und gespeichert werden können. Ein Beispiel für die Weiterverarbeitung ist die Eingangsrechnungsverarbeitung und anschließende Speicherung der Eingangsrechnung in einem Dokumentenmanagementsystem.
Im Zuge des ersetzenden Scannens kann der papierhafte Beleg vernichtet werden. Dafür müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt werden.
Welche Dokumente können digitalisiert werden?
Ein Großteil der Dokumente, die in Unternehmen im Umlauf sind, können digitalisiert werden (z. B. Kaufbelege, Rechnungen, Verträge und technische Unterlagen). Dabei sind jedoch einige Regeln zu beachten. Das ersetzende Scannen wird in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geregelt. Diese werden vom Bundesfinanzministerium herausgegeben. Die Aktualisierung der GoBD erfolgt in regelmäßigen Zeitabständen – die aktuelle Version gilt seit 2020. So ist nach neuesten Regeln nicht nur das stationäre, sondern auch das mobile Scannen zugelassen. Dazu dürfen Belege jetzt auch bei Dienstreisen im Ausland mobil gescannt und anschließend in eine Cloudlösung hochgeladen werden.
Darüber hinaus sind weitere Aspekte zu beachten:
- Es gibt bestimmte Dokumentenarten (z. B. Eröffnungsbilanzen oder Zollpapiere), die in Papierform aufbewahrt werden müssen und nicht vernichtet werden dürfen, um gesetzliche Vorschriften zu erfüllen.
- Es sollte sichergestellt werden, dass durch eine Vernichtung von Papierdokumenten keine vertraglichen Pflichten verletzt werden.
- Durch eine Vernichtung des papierbasierten Originaldokuments sollte die Aussage- und Beweiskraft eines Dokumentes nicht gemindert werden. Manche Dokumente, wie notarielle Urkunden, können eine höhere Beweiskraft im Original auf Papier aufweisen.
Was bedeutet eine Verfahrensdokumentation und ist sie verpflichtend?
Eine Voraussetzung für ein ordnungsgemäßes Einscannen ist die Einführung eines formalen Verfahrens, das aus mehreren Schritten besteht und relevante Vorgänge dokumentiert.
Dokumente dürfen erst dann vernichtet werden, wenn alle Anforderungen der Verfahrensdokumentation erfüllt wurden. Zusätzlich ist ein Kontrollsystem einzurichten, mit dessen Hilfe sich die Ordnungsmäßigkeit der Schritte in der Verfahrensdokumentation regelmäßig überprüfen lässt.
Was muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten?
In einer Verfahrensdokumentation sollten alle Vorgänge beschrieben werden, die einen ordnungsgemäßen Ablauf des Scan- und Aufbewahrungsprozesses sicherstellen. Dazu sollten unter anderem folgende Schritte gehören:
- Die Auswahl der richtigen Dokumente für das Einscannen.
- Die Festlegung von Vorkehrungen, damit Dokumente, die in Papierform eingehen, möglichst innerhalb von 10 Tagen digitalisiert werden (es handelt sich dabei um einen Standpunkt der Finanzverwaltung).
- Die Bestimmung einer Person, die für die Befolgung der Arbeitsschritte die Verantwortung trägt. Neben einer internen Fachkraft kann das auch ein externer Dienstleister sein.
- Ein effektiver Prüfvorgang, damit die einzuscannenden Dokumente vollständig, ausreichend gut lesbar und nicht doppelt oder mehrfach eingelesen werden. Auch die Korrektur auftretender Fehler gehört dazu.
- Die Beachtung des Prinzips der Unveränderbarkeit nach dem Einlesen und während des Aufbewahrens der Dokumente in digitaler Form. Der Aufbewahrungsprozess und weitere Punkte werden in den GoBD geregelt.
Technische Anforderungen: Richtlinie TR-03138 des BSI
Fernerhin gibt es auch technische Details, die beim Scanprozess eine Rolle spielen. Das wird in der Richtlinie TR-03138 geregelt, die vom Bundesamt für Informationssicherheit (BSI) herausgegeben (Zeilenumbruch korrigieren)wird. Es sollte jedoch beachtet werden, dass diese Richtlinie eine Empfehlung darstellt und es über die Verhältnismäßigkeit einiger Punkte unter Fachleuten eine Diskussion gibt. Jedoch gehören viele Grundsätze und Empfehlungen, die dort vorgestellt werden, heute zum Standard. So sollten beispielsweise Unternehmen die digitalisierten Daten adäquat schützen durch:
- Eine Firewall.
- Geeignete Antivirusprogramme, die regelmäßig aktualisiert werden.
- Eine Software, die immer aktuell ist und regelmäßig upgedated wird.
- Datensicherungsprozesse, die regelmäßig erfolgen.
- Eine Speicherweise, die sicherstellt, dass die eingescannten Dokumente vor Datenverlust und Verfälschung adäquat geschützt sind. Beispielsweise eignen sich dafür Formate wie PDF, JPEG oder TIFF.
Weiterführende Links:
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
Bundesfinanzministerium
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