Vertragsmanagement-Software: Alle Vertragsdaten im Blick

Um Fristen und Termine im Blick zu behalten, ist es wichtig, Verträge sorgfältig zu verwalten. Eine Vertragsmanagement-Software hilft dabei.

Wer kennt es nicht aus dem privaten Bereich? Die Kündigungsfrist für den Streaming-Dienst oder das Fitnessstudio ist unbemerkt verstrichen. Die gute Nachricht für Verbraucher ist, dass seit 2022 stillschweigende Vertragsverlängerungen nicht mehr so einfach möglich sind.

Im geschäftlichen Bereich ist strukturiertes Vertragsmanagement jedoch wichtiger denn je. Verträge enthalten oft geschäftskritische und teils vertrauliche Informationen. Für unterschiedliche Vertragsarten gibt es unterschiedliche Zugriffsberechtigungen.

Wenn von Verträgen die Rede ist, kann dies von strategischen Rahmenverträgen über Miet-, Arbeits- und Wartungsverträge bis hin zu Geheimhaltungsvereinbarungen reichen. Da bei vielen Verträgen personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen datenschutzrechtliche Vorgaben (DSGVO) berücksichtigt werden. All dies zeigt:

Das Vertragsmanagement ist eine komplexe Aufgabe im Unternehmen.

Was ist Vertragsmanagement?

Unter Vertragsmanagement versteht man alle Prozesse im Zusammenhang mit Verträgen in einem Unternehmen. Dies beginnt bei den Vertragsverhandlungen über die Vertragserstellung bis hin zur Archivierung von Verträgen. Im Englischen spricht man deshalb auch von Contract Lifecycle Management. Ziel ist es, die Vertragsbeziehungen eines Unternehmens kontinuierlich zu optimieren.

Das Vertragsmanagement wird häufig in die Teildisziplinen Vertragsverwaltung und Vertragscontrolling untergliedert.

Vertragsverwaltung

Unter der Vertragsverwaltung versteht man die systematische Ablage und Überwachung von Vertragsdokumenten. Ihre Funktion ist es, Vertragsdokumente und zugehörige Informationen sicher aufzubewahren und für berechtigte Personen leicht auffindbar zu machen.

Vertragscontrolling

Das Vertragscontrolling hat die Aufgabe, Vertragsrisiken zu ermitteln und zu bewerten. Für die Abschätzung verschiedener Risiken nutzt das Vertriebscontrolling die erfassten Vertragsdaten, aber auch andere Daten aus dem Unternehmen. Ziel ist es, Risiken wie zum Beispiel die abnehmende Kreditwürdigkeit eines Vertragspartners frühzeitig zu erkennen.

Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Unabhängig von Größe oder Branche ist ein Vertragsmanagement eine wichtige Aufgabe in jedem Unternehmen. Eine gutes Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsbeziehungen zu optimieren und Risiken zu minimieren. Laut Wikipedia gilt Vertragsmanagement in der Praxis auch „als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens“.

Nachvollziehbar ist das, wenn man sich vergegenwärtigt, dass zahlreiche Abteilungen und Teams von dem Thema betroffen sind, darunter zum Beispiel:

• Einkauf: Verträge mit Lieferanten
• Verkauf: Verträge mit Kunden
• Personal: Arbeitsverträge
• IT: Softwareverträge
• Kundenservice: Kundenverträge

Warum digitales Vertragsmanagement?

Das Vertragsmanagement ist mit vielen Herausforderungen verbunden – insbesondere dann, wenn es auf papierbasierten Abläufen basiert. Die manuelle Pflege der Verträge nimmt viel Zeit in Anspruch und ist zusätzlich fehleranfällig. Oft stellen sich Problem ein wie:

• schwieriges Auffinden von Verträgen
• intransparente Genehmigungsprozesse
• ungleicher Informationsstand
• Verlust von Vertragsdokumenten
• Fristversäumnisse

Um eine bessere Kontrolle über Termine und Fristen zu behalten, behelfen sich Unternehmen manchmal mit Excel-Tabellen. Hinzu kommen Kalendereinträge, die an Termine erinnern. Doch wie sorgfältig werden Excel-Listen gepflegt? Und was passiert, wenn eine wichtige Frist verstreicht, weil der zuständige Mitarbeitende krank oder im Urlaub ist?

Digitales Vertragsmanagement ist weit mehr als Excel und Outlook. Statt unzusammenhängender Tools sollten Unternehmen auf professionelle Unterstützung durch eine Vertragsmanagement-Software setzen. Digitales Vertragsmanagement mit der passenden Software minimiert Risiken und beschleunigt Prozesse.

Was ist Vertragsmanagement-Software?

Vertragsmanagement-Software (engl. Contract-Management-Software) ist eine Software, mit der Verträge digital verwaltet werden können.

Eine Vertragsmanagement-Software unterstützt Unternehmen bei allen Aufgaben rund um das Thema Verträge.

• Angefangen bei der Erstellung und Bearbeitung von Verträgen
• über deren Freigabe und Verwaltung
• bis hin zur rechtssicheren Archivierung.

Ein Vertragsmanagementsystem bildet also den Vertrags-Lebenszyklus digital ab.

Oft sind Vertragsmanagement-Tools Bestandteil von Dokumentenmanagementsystemen.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Vertragsmanagement-Software?

Vertragsmanagement-Software bietet unterschiedliche Funktionen für die Erstellung, Freigabe und Speicherung von Verträgen.

• Mit Hilfe von Vertragsvorlagen können Sie neue Verträge einfach und konsistent erstellen.
• Die Software ermöglicht es, Verträge mit sogenannten Metadaten zu versehen. Dies können zum Beispiel der verantwortliche Mitarbeiter oder bestimmte Laufzeiten und Kündigungsfristen sein.
• Das Fristenmanagement hilft, Kündigungsstichtage von Verträgen im Blick zu halten. Vereinfacht wird dies durch automatische Benachrichtigungen (Wiedervorlage) rechtzeitig vor Ablauf der Frist. Der zuständige Mitarbeiter reagiert nicht auf eine Fristenwarnung? Dann greift ein Eskalationsworkflow und ein vorab definierter Personenkreis wird informiert.
• Dem Vertrag können Sie weitere Dokumente (z.b B. Vertragskorrespondenz) zufügen. Alle zugehörigen Dokumente werden in der digitalen Vertragsakte
• Vertragsmanagement-Software bildet Freigabe-Prozesse digital ab. Anwender definieren diese in Form von regelbasierten und individuellen Workflows.
• Viele Vertragsmanagementsysteme bieten auch die Möglichkeit der digitalen Signatur.
• In der Software vergeben Sie zentral Zugriffsberechtigungen und schützen sensible Verträge so vor unberechtigtem Zugriff.
• Die Software protokolliert vorgenommene Änderungen und legt automatisch neue Dokumentenversionen an. Dabei entsteht eine Veränderungshistorie. Alle Änderungen bleiben nachvollziehbar.

Was sind die Vorteile von Vertragsmanagementsystemen?

Moderne Lösungen helfen dabei, Verträge transparent und zentral zu verwalten. Automatisierte Prozesse entlasten die Mitarbeitenden bei ihren Aufgaben. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen Ordnung und Transparenz, Übersicht und Kontrolle sowie Sicherheit und Compliance (gesetzliche Vorschriften). Doch was bedeutet das konkret?

• Die Software ermöglich allen Berechtigten einen einfachen und zentralen Zugriff von überall.
• Mit Vertragsvorlagen sichern Sie die Einheitlichkeit Ihrer neu erstellten Verträge.
• Vertragsdokumente sind dank Volltextsuche schnell auffindbar. Vertragsinhalte und Metadaten sind komplett durchsuchbar.
• Der Informationsstand aller Beteiligten ist immer aktuell und einheitlich.
• Zugriffsrechte stellen sicher, dass jeder nur das sehen kann, was er sehen darf.
• Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen lassen sich transparent und einfach
• Automatisch verschickte Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Fristen mehr übersehen
• Standardisierte (Freigabe-) Prozesse sorgen für schnelleren Durchlauf und minimieren Fehlerquellen.
• Verträge werden revisionssicher archiviert. Die Software erleichtert es, gesetzliche Regelungen einzuhalten und bietet somit Rechtssicherheit.
• Protokollierung und Änderungshistorie helfen dabei, Compliance-Richtlinien
• Die in der Software gespeicherten Vertragsdaten bieten die Basis für schnelle Auswertungen auf Knopfdruck. Sie unterstützen damit das Vertriebscontrolling.

Fazit: Entlastung durch Vertragsmanagement-Software

Unternehmen, die ihre Verträge noch „händisch“ verwalten, sollten sich den hohen Kosten- und Zeitaufwand vor Augen führen. Schlimmer noch: Nichtauffindbare Verträge oder versäumte Fristen können negative Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg haben.

Vertragsmanagement-Software sorgt dafür, dass es er gar nicht erst so weit kommt. Sie unterstützt die effiziente Vertragsverwaltung und einfache Termin- und Fristüberwachung. Sie sorgt für schnelle Auffindbarkeit von Informationen und gewährleistet die rechtssichere Archivierung.

Machen Sie sich die Vorteile eines digitalen Contract Management Tools zunutze – erhöhen Sie die Effizienz und Transparenz bei der Verwaltung Ihrer Verträge.