E-Mail-Systeme, Textverarbeitungsprogramme und Bilddaten – täglich empfangen, verwalten und leiten wir unzählige Dokumentenarten im Beruf weiter. Hierbei ergeben sich zahlreiche pragmatische Probleme. Beispielsweise lassen sich nicht alle Arten von Dokumenten von den typischerweise vorhandenen Programmen öffnen. Formate wie PDF bieten hier Abhilfe. Ebenso können Sie nicht sicherstellen, dass unberechtigte Änderungen an Word-Dokumenten oder anderen offenen Formaten oder auch in E-Mails vorgenommen werden. Apropos E-Mails: Wie sieht es mit der Auffindbarkeit von Informationen aus, wenn diese vom einzelnen Mitarbeiter nicht auf dem Unternehmensserver gesichert wurden? Bei all diesen Problemen bietet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wichtige Vorteile.
Welche Dokumentenarten gibt es?
Um die enormen Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems richtig einschätzen zu können, lohnt ein Blick auf die große Menge an üblichen Dokumentenarten. Dadurch erhält man einen ungefähren Eindruck davon, wie heterogen und komplex die Informationen innerhalb eines Unternehmens beschaffen sind. Klassischerweise kann man Dokumente anhand Ihres Zwecks in beispielsweise Rechnungen, Briefe, Urteile, Gerichtsbeschlüsse, Mitteilungen von Behörden, Richtlinien in einem Unternehmen und viele weitere Typen unterteilen. Neben dem Verwendungszeck bzw. ihrer Funktion können Dokumentenarten aber auch durch technische und physikalische Eigenschaften unterschieden werden:
- Dokumente aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafik,
- Bilder, zum Beispiel gescannte Papierdokumente und Fotos,
- ASCII- oder XML-Textdateien,
- Video-Clips oder
- Sound und Sprach-Clips
Es liegt auf der Hand, dass sich dadurch für tagtägliche Dokumentenverwaltung enorme Herausforderungen ergeben.
DMS Vorteil 1: Import als PDF
Das papierlose Büro ist längst keine Zukunftsvision mehr, sondern wird laut Digitalverbund Bitkom in etwa zwei Dritteln aller deutschen Unternehmen bereits weitestgehend umgesetzt. Dies ergab eine branchenübergreifende Umfrage unter 1.104 deutschen Unternehmen ab 20 Mitarbeitern. Das hat zur Folge, dass viele originär analoge Dokumentenarten wie Briefe, Rechnungen und auch Faxe gescannt werden müssen, um diese zu digitalisieren. Moderne Dokumentenmanagementsysteme unterstützen Sie dabei, indem die Dokumente als PDF und mit automatisierter Verschlagwortung abgespeichert werden. Das führt uns zu einem weiteren wichtigen Punkt.
DMS Vorteil 2: Auffindbarkeit
Informationen gelten im digitalen Zeitalter immer öfter als wichtige Assets für Unternehmen. Vorausgesetzt, Mitarbeiter können diese schnell auffinden und entsprechend nutzen. Als zentrale Informationsplattform bündelt ein Dokumentenmanagementsystem als weiteren Vorteil alle relevanten Dokumentenarten. Das heißt, Mitarbeiter können über komfortable Suchfunktionen alle gewünschten Informationen abrufen.
DMS Vorteil 3: Datenschutz und Co.
Reicht es, in der Dachzeile eines Word-Dokuments „Streng vertraulich“ zu notieren? Wohl kaum. Profitieren Sie lieber unabhängig davon, welche Art von Dokument vorliegt, von einer weiteren Funktion eines DMS. Als Vorteil ermöglichen Dokumentenmanagementsysteme nämlich die Vergabe von individuellen Zugriffsrechten für Mitarbeiter. Ebenso können Sie Aufbewahrungsfristen entsprechend gesetzlicher Regelungen vergeben.
Unser Fazit
Ein DMS bietet Ihnen für alle Dokumentenarten zahlreiche Vorteile, um die betrieblichen Workflows effizienter zu gestalten. Darüber hinaus stehen Ihnen aber auch noch viele weitere Funktionen zur Verfügung, mit denen beispielsweise ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf wichtige Informationen möglich ist. Sie möchten sich über alle Vorteile eines DMS informieren? Dann empfehlen wir Ihnen unser Webinar Dokumentenmanagement: Vorteile, gesetzliche Notwendigkeiten und staatliche Fördermöglichkeiten.
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