Mit fortschreitender Digitalisierung von steuerrelevanten Unterlagen stellt sich für Unternehmen
die Frage, wie sie solche Dokumente sicher aufbewahren können. Moderne revisionssichere
Archivierungssysteme bieten hier eine Lösung.
Der Begriff Archivierung bedeutet eine systematische und sichere Aufbewahrung von Daten, Informationen und Dokumenten. Archivierung ist erforderlich, um Dokumente später im Bedarfsfall zur Klärung von Sachverhalten heranzuziehen. Im Zusammenhang mit Steuern steht hier die Steuerprüfung durch das Finanzamt im Fokus: Es ist wichtig, dass die zu prüfenden Daten und Unterlagen vollständig sowie vor nachträglicher Änderung und Manipulation adäquat geschützt sind.
Welche Gesetze und Normen regeln die Archivierung von Steuerunterlagen?
Die Grundsätze der Aufbewahrung werden in den GoBD seit 2015 geregelt. GoBD steht dabei für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die aktuellste Fassung ist zum 01.01.2020 in Kraft getreten. Darüber hinaus gibt es Regelungen im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO). Im Einzelnen lauten die Grundsätze für eine ordnungsgemäße Buchführung, die in den GoBD aufgeführt sind, wie folgt:
- Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
- Vollständigkeit
- Einzelaufzeichnungspflicht
- Richtigkeit
- zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
- Ordnung
- Unveränderbarkeit
Die Bedeutung einer revisionssicheren Archivierung steigt mit der Größe und der zunehmenden Komplexität der Prozesse eines Unternehmens. Denn mit steigender Anzahl und Komplexität der Geschäftsvorfälle wird es schwieriger, die Übersicht über alle steuerrelevante Unterlagen zu behalten und deren gesetzeskonforme Aufbewahrung sicherzustellen; und im Falle einer Betriebsprüfung, die notwendigen Unterlagen innerhalb einer angemessen kurzen Zeit der Finanzbehörde vorzulegen.
Welche Unterlagen müssen archiviert werden?
Beispielsweise sind Steuerunterlagen aus folgenden Bereichen zu archivieren:
- Buchhaltung
- Kassensysteme
- Warenwirtschaft
- Elektronische Waagen
Folgende Unterlagen im Zusammenhang mit einer Besteuerung sind wichtig und im §147 Abgabenordnung (AO) geregelt:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen (inkl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen)
- Buchungsbelege
- Empfangene und versandte Geschäfts- und Handelsbriefe
- Für die Zollabwicklung erforderlichen Unterlagen
- Weitere Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind (z. B. E-Mails)
Revisionssichere Archivierung sorgt dafür, dass steuerrelevante Unterlagen gesetzeskonform und sicher aufbewahrt werden.
Revisionssichere Archivierung und das papierlose Büro
Eine revisionssichere Archivierung kann Unternehmen auch auf dem Weg zum papierlosen Büro unterstützen: Denn laut GoBD und einem entsprechenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) können Papierbelege wie etwa Rechnungen nach dem Einscannen in vielen Fällen vernichtet werden. Das heißt, es ist ausreichend, wenn nur die digitale Version aufbewahrt wird. Dafür müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt werden, wie zum Beispiel die Einführung einer Verfahrensdokumentation.
Die Vorteile einer Archivierungssoftware
Um eine sachgerechte und gesetzeskonforme Aufbewahrung der Unterlagen zu gewährleisten, werden auf dem Markt spezielle Softwarelösungen angeboten. Eine solche Software stellt sicher, dass alle Unterlagen, die im Unternehmen eingehen, einer elektronischen Archivierung unterliegen und in einem elektronischen Archiv zentral gespeichert werden. In diesem Archiv werden sie unveränderbar und über die gesamte Dauer der vom Gesetz bestimmten Aufbewahrungsfristen aufgehoben. Somit werden Auskünfte gegenüber dem Finanzamt im Falle einer Steuerprüfung deutlich erleichtert.
DMS-Software & Archivierung
Bei der Software, die für eine sichere Dokumentenarchivierung eingesetzt wird, handelt es sich zumeist um Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Gute DMS-Lösungen haben daneben weitere nützliche Funktionen. Damit lässt sich beispielsweise der Zugang zu digitalen Unterlagen regulieren. Denn Dokumente enthalten oft Daten, die nicht von jedermann gesehen werden dürfen. DMS-Software sorgt durch das Management der Zugangsrechte dafür, dass nur berechtigte Personen einen Zugriff auf schützenswerte und sensible Daten haben.
Fazit
Revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Unternehmen die für die Besteuerung wichtige Dokumente im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben aufbewahren. Es handelt sich hierbei um Vorgaben der GoBD sowie um weitere Normen und gesetzliche Regelungen. Und, dass diese Daten im Falle einer Betriebsprüfung mit relativ geringem Aufwand von der Finanzbehörde überprüft werden können. Dazu bietet eine elektronische Archivierung weitere Vorteile, beispielsweise eine Unterstützung auf dem Weg zum papierlosen Büro. Mithilfe einer guten DMS-Software kann sowohl eine revisionssichere Archivierung von Steuerunterlagen als auch die weitere Digitalisierung der Geschäftsprozesse deutlich vereinfacht werden.
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