Fünf Tipps: Dateien suchen und finden

Die Suche nach Dokumenten ist ein echter Zeitfresser. Studien gehen davon aus, dass Mitarbeitende bis zu zwei Stunden pro Tag mit Dateien-Suchen verschwenden – Zeit, die für produktive Arbeit fehlt. Gleichzeitig vervielfacht sich die Datenmenge im Unternehmen.

Der nachfolgende Blogbeitrag liefert Ihnen fünf Tipps, die Ihnen helfen, Daten und Dokumente schneller zu finden.

Dateien suchen und finden – zeitraubend und nervenzehrend

Kennen Sie das auch aus dem Arbeitsalltag? Sie suchen ein Protokoll, das Sie dringend für eine Teamsitzung oder für ein Kundengespräch benötigen. Nur: Wo ist es?
„Verschollene“ Dateien sind ein Ärgernis. Der Grund ist oft, dass die Datei nicht am richtigen Ort abgelegt wurde – etwa, weil Mitarbeitende sie versehentlich in andere Ordner verschoben haben.
Hinzu kommen die Papierdokumente, die im Unternehmen physisch in Ordnern und Archiven abgelegt werden.

Kurzum:  Informationen im Unternehmen sind oftmals schwer zugänglich, weil sie nicht systematisch und vor allem nicht zentral organisiert sind.

Die Lösung bietet die Digitalisierung – folgende fünf Tipps zeigen, wie.

1. Digitalisieren Sie Papierdokumente

Das digitale Arbeiten ist in KMU auf dem Vormarsch. Aber: Weiterhin wird ein beträchtlicher Anteil an Dokumenten in Papierform bearbeitet und aufbewahrt. Papierdokumente allerdings bremsen die Arbeitsprozesse aus und erschweren die Suche nach Informationen.

Durch eine Digitalisierung Ihrer Papierunterlagen lassen sich bislang papierbasierte Abläufe auf ein neues Level heben!

Ein erster Ansatzpunkt kann hier der Rechnungseingang sein. Wer seine Eingangsrechnungen scannt und in einen digitalen Freigabeworkflow übergibt, erhöht das Tempo der Bearbeitung und spart dadurch Zeit und Geld. Zudem sind die digitalisierten Eingangsrechnungen viel leichter auffindbar. In der Regel sind sie nämlich in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert, das die Volltextsuche z. B. nach Lieferant, Bestellung o.a. ermöglicht.

2. Führen Sie ein DMS mit Volltextsuche ein

Der Einsatz moderner digitaler Technologien gehört für die Mehrheit der Unternehmen fest zum Alltag. Allerdings ist die unternehmensweite Suche nach Dokumenten für viele Firmen noch nicht selbstverständlich. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) mit Volltextsuche sind die Lösung.

Dateien suchen und finden: So einfach wie Googlen – dank Volltextsuche

Mit der Volltextsuche lassen sich Dokumente nicht nur nach ihren Namen, sondern auch nach jeglichem Inhalt durchsuchen. So wie die Nutzer es von Google kennen.

Dabei kommt die sogenannte OCR-Technologie zum Einsatz. OCR ist die Abkürzung für „Optical Character Recognition“. Mit Hilfe von OCR lassen sich zum Beispiel auch in Bildern oder PDFs einzelne Buchstaben erkennen.

Manche Dokumentenmanagementsysteme bieten sogar die Möglichkeit, aus jedem beliebigen Programm heraus (z. B. aus der Buchhaltungssoftware) die Suche nach Dokumenten (z. B. Belegen) im DMS zu starten. Auf diese Weise können Sie eine unternehmensweite Suche umsetzen.

3. Managen Sie Ihre Dokumente in einem Cloud-System

Das Problem der Informationssuche betrifft häufig auch E-Mails und deren Anhänge. Die Lösung: Verzichten Sie auf E-Mails – und nutzen Sie ein DMS in der Cloud. So können sie problemlos mit Kollegen an unterschiedlichen Standorten oder im Homeoffice zusammenarbeiten.

Alle Berechtigten haben Zugriff auf ein- und dasselbe Dokument im DMS. Dank Versionierung arbeiten außerdem alle immer mit der aktuellen Version.

Auch mit externen Partnern können Sie einfacher zusammenarbeiten. Erstellen Sie einfach externe Links, statt Dateien zu verschicken. Oder erstellen Sie Upload-Ordner, in die Ihre Partner Dateien hochladen können.

4. Legen Sie sich ein zweites Gedächtnis an

Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, wie es wäre, wenn Ihre Software Sie automatisch an Termine erinnern würde? Dies ist zum Beispiel bei Dokumentenmanagementsystemen der Fall, die auch Workflows für den Rechnungseingang oder das Vertragsmanagement integrieren.

Sie müssen nicht mehr suchen. Die Informationen kommen zu Ihnen!

Sind Sie als Prüfer in Workflows eingebunden, erhalten Sie automatisiert E-Mails, wenn neue Rechnungen eingegangen sind oder Verträge geprüft werden müssen. Wiedervorlagen sind ebenfalls praktisch: Falls Ihr Software-System (z. B. ein DMS) diese Funktion unterstützt, werden sie an zu einem Datum und der Zeit, die Sie zuvor im Dokument hinterlegt haben, automatisch erinnert.

Vor allem aber müssen Sie nicht mehr nach den Dateien suchen. Sie werden direkt aus der E-Mail dorthin geleitet.

5. Automatisieren Sie die Bearbeitung von Rechnungen

Jedes Unternehmen erhält Rechnungen, die geprüft und bearbeitet werden müssen. Im Alltagsgeschäft bereitet diese Aufgaben jedoch immer wieder Schwierigkeiten:

• Das Suchen nach Rechnungen beansprucht viel Zeit.
• Auch ein Zugriff auf ältere, bereits archivierte Rechnungen zur Klärung von Sachverhalten ist bürokratisch und mit hohem Aufwand verbunden.
• Die Freigabeprozesse für eingehende Rechnungen sind langsam und ineffizient.

Mit einem DMS können Sie Ihre Rechnungsverarbeitung digitalisieren und automatisieren. Damit setzen Sie einen durchgängig digitalen Prozess:

• vom Rechnungseingang
• über die Prüfung und Freigabe
• bis zur Verbuchung und Archivierung ein.

Außerdem ermöglicht das DMS jederzeit, Belege schnell zu finden, ohne dass Sie in Archiven graben müssen.