Die wichtigsten Gründe für die Digitalisierung von Akten
Die Geschäftswelt erlebt durch neue digitale Technologien einen rasanten Wandel. Das umfasst nicht nur Zukunftstechnologien wie etwa Virtual Reality im Dokumentenmanagement, sondern vor allem die Digitalisierung von Akten. Was für viele Unternehmer immer noch wie eine zusätzliche Belastung klingt und deswegen oft die Frage „Warum sollen wir Dokumente digitalisieren?“ nach sich zieht, ist jedoch ein wertvolles Investment für die Zukunft. Denn: Nur wer seine Prozesse durch Digitalisierung optimiert, wird im Markt wettbewerbsfähig bleiben. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Gründe hierfür vor.
Akten digitalisieren = mehr Sicherheit durch Zugriffsrechte
Sicherlich können Papierdokumente auch vertraulich behandelt werden. Gleiches gilt für E-Mails mit sensiblen Geschäftsinhalten. Allerdings ergeben sich hierdurch auch Nachteile. Die Verfügbarkeit der Informationen wird rigoros eingeschränkt. Was passiert aber im Falle von Krankheit oder Urlaub, falls eine berechtigte Vertretung keinen Zugriff auf entscheidende Informationen erhält? Wenn Sie jedoch Ihre Unterlagen digitalisieren, bietet sich Ihnen ein sicherer und geschützter Zugriff unter Einhaltung aller Berechtigungen für Dokumente und Freigabeprozesse.
Wer Dokumente digitalisiert, arbeitet flexibler und sorgt für eine bessere Work-Life-Balance
Nicht immer ist die Arbeitswelt statisch: Arzttermine, Homeoffice, Geschäftsreisen oder sonstige Ausnahmen können dafür sorgen, dass die Arbeit nur eingeschränkt im Unternehmen durchgeführt werden kann. Wer seine Akten und Dokumente digitalisiert, ermöglicht es Mitarbeitern, zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten. Von diesen flexiblen Arbeitswelten profitieren sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber.
Glückliche und körperlich erholte Arbeitnehmer sind produktiver, wie zahlreiche Studien belegen. Die Digitalisierung von Akten ermöglicht die zeit- und ortsunabhängige Verrichtung von Tätigkeiten. Das wiederum führt zu einer besseren Ausbalancierung zwischen Arbeit und Privatleben. Insbesondere ein flexibles Homeoffice, das durch die Corona-Pandemie schon als „New normal“ gilt, wird durch die Digitalisierung von Akten unterstützt.
Digitalisieren Sie Akten und Dokumente für mehr Effizienz
90 Prozent der Zeit, die für ungeliebte Ablage- und Suchtätigkeiten anfällt, ist vermeidbar, wenn Unternehmen ihre Unterlagen digitalisieren. Damit werden die Vertriebseffizienz und Kundenbindung deutlich verbessert.
Transparenz und die Nachvollziehbarkeit von Tätigkeiten sind vor allem bei sensiblen Vorgängen entscheidend. Akten in Papierform geben jedoch keine Auskunft darüber, wer eine Unterlage zuletzt genutzt hat. Im schlimmsten Fall liegt diese sogar unauffindbar unter einem Papierberg begraben und der zuständige Mitarbeiter ist aufgrund von Krankheit zu Hause. Wenn Sie dennoch Auskunft und Nachvollziehbarkeit zu jedem Workflow und zu jeder Zeit für alle berechtigten Mitarbeiter anstreben, müssen Sie Ihre Dokumente digitalisieren.
Reduzierung von IT-Infrastrukturkosten
Analoge Akten hier, dutzende Digitalinformationen in unterschiedlichen Dateiformaten dort. Wer kein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Digitalisierung seiner Akten nutzt, sieht sich unweigerlich einem Informationswildwuchs gegenüber. Die Folge: Steigende Kosten für eine unnötig aufgeblähte IT-Infrastruktur mit dutzenden Einzellösungen. Wer Dokumente mit einer professionellen Lösung digitalisiert, profitiert also auch von einer schlanken und kostenoptimierten IT-Landschaft.
Rechtssicherheit durch Einhaltung der Anforderungen aus Datenschutz- und Steuergesetzen
Die gesetzlichen Anforderungen an die Einhaltung von Datenschutz- und Steuergesetzen sind hoch. Die Digitalisierung von Dokumenten mit einem DMS sorgt dafür, dass Sie diese Anforderungen automatisiert erfüllen. Näheres hierzu finden Sie in unserem Blogbeitrag „So ist die Datenarchivierung gesetzeskonform“.
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Sie haben Fragen zur Digitalisierung von Akten und Dokumenten oder möchten einige der genannten Punkte vertiefen? Dann melden Sie sich für unser Webinar „Dokumentenmanagement als Investition in die Zukunft“ oder schauen sich vergangene Webcasts an. Unser Experte wird Ihnen einen detaillierten Einblick in die Vorteile eines DMS geben. Wir freuen uns auf Sie!
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