Es gibt selten eine Software die so wenig Probleme erzeugt wie PHOENIX INVOICE.
IT-Leiter
Bauen gestaltet die Welt von morgen!
Seit über vier Jahrzehnten erfüllt die Bickhardt Bau AG diese verantwortungsvolle Aufgabe und schafft Bauwerke von hoher Qualität. Als eines der führenden Unternehmen der deutschen Bauindustrie genießt Bickhardt bei den Auftraggebern volles Vertrauen und bei Partnern hohe Anerkennung.
Bickhardt Bau gehört mit einer Jahresbauleistung von über 350 Millionen Euro zu den größten und erfolgreichsten mittelständischen Unternehmen in der bundesdeutschen Bauindustrie. Mit Know-how und innovativen Techniken hat sich die Bickhardt Bau Aktiengesellschaft in den vergangenen Jahren erfolgreich zu einem Komplettanbieter im Verkehrswegebauentwickelt. Kernkompetenz ist der klassische Verkehrswegebau mit seinen Geschäftsfeldern Autobahn- und Straßenbau, Eisenbahnbau sowie Brücken- und Ingenieurbau. Alle dazu erforderlichen Gewerke wie Erdbau oder Ver- und Entsorgungs-technik gehören ebenso zum Leistungsspektrum wie die Spezialgebiete Betonstrassenbau, Spezialtiefbau, Bauwerksinstandsetzung, Deponiebau und Talsperrenbau.
Die Firmengruppe hat sich durch die Realisierung einer Vielzahl von Großprojekten bei privaten und öffentlichen Auftraggebern einen hervorragenden Namen gemacht. Dabei bietet Bickhardt Bau kompetente bauliche Lösungen aus einer Hand.
Der Komplettanbieter im Verkehrswegebau und Spezialist für Rennstreckenbau berichtet über die Rechnungseingangsverarbeitung mit PHOENIX INVOICE
Bedarf
- Verwaltung und Steuerung aller Dokumente und Informationen
- Automatische Verschlagwortung
- Automatisierung und Transparenz des Rechnungsdurchlauf
- Bearbeitungsmöglichkeit der Rechnungen mit einem komfortablen Image-Editor
- Integration in FiBu und Archiv
- Anbindung an Outlook als Email-Client
- Integration der Baustellenbüros durch Terminal-Server Technologie
- Komfortable und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche
- Integrierte Auswertungen und Berichtswesen
- Verwalten von mehreren Niederlassungen als Mandanten
Zielsetzung
- Automatisieren des Rechnungsdurchlaufes durch einen Workflow
- Papierlose Bearbeitung von Eingangsrechnungen
- Optimierte interne Kommunikation durch schnelleren Informationsfluss
- Optimierung der Prozessabläufe mit dem Workflow-Designer
Umsetzung und Ergebnis
- Nach Ermittlung des genauen Bedarfs und der vorhandenen Infrastruktur erfolgte die Einführung des Workflowsystems in zwei Stufen.
- Alle im Vorfeld gestellten Anforderungen wurden erfüllt.
- Kundenwunschanpassungen – Integration der vorhandenen Infrastruktur wurden komplett beachtet und umgesetzt
- Eine Administrator- und Mitarbeiterschulung wurde zum Roll-out durchgeführt, um allen Anwendern den sicheren und selbstverständlichen Umgang mit
PHOENIX Invoice von Anfang an zu ermöglichen.
Um den Rechnungsdurchlauf effektiver und sparsamer zu gestalten, suchte das Unternehmen ein effektives und flexibles Workflowsystem, das die Prozessabläufe optimiert und dadurch deutliche Kosteneinsparungen ermöglicht. Insbesondere die Abteilung Buchhaltung und Rechnungsprüfung hatte ganz spezielle Anforderungen.
Zwischen dem Eingang und der Zahlung einer Rechnung liegt in jedem Unternehmen nicht nur der entsprechende Buchungsablauf, auch die Freigabe dieser Rechnungen muss organisiert werden. Bei Bickhardt Bau wird jede Rechnung zunächst den Geschäftsfeldern, den einzelnen Niederlassungen und dann der entsprechenden Baustelle zugeordnet. Der Großteil der Rechnungen wird in der Rechnungsprüfung bearbeitet. Aber auch vor Ort müssen die jeweiligen Baustellenleiter auf den einzelnen Baustellen die Rechnungen prüfen und freigeben. Daraus resultierte vor der Einführung des Workflowsystems ein reger Belegverkehr per Fax und Brief, und es sammelten sich schnell mehrere Kopien der Rechnungsbelege an: Belege, die per Fax zurück kamen, Originale auf dem Postweg, Kopien, die man zur Buchungsvorbereitung vorhielt, etc.
Bei einem Aufkommen von vielen hunderten Rechnungen pro Tag lässt sich leicht erahnen, wie schnell sich das Dokumentenvolumen vervielfachte. Der Gefahr, dass Rechnungen zu spät bezahlt oder doppelt gebucht wurden, musste durch aufwändige organisatorische Maßnahmen entgegen gewirkt werden. Es bot sich also ein hohes Rationalisierungspotenzial an, das mit einer leistungsfähigen Workflow-Lösung ausgeschöpft werden sollte.
Bickhardt Bau wollte den Rechnungsdurchlauf mit Hilfe eines workflow-orientierten Dokumenten-Management-Systems automatisieren und weitgehend papierlos gestalten.
Mit der Entscheidung, PHOENIX Invoice in die bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren, mussten allgemeine Aufgaben und Anforderungen sowie die Grenzen und Verbindungen zu anderen Unternehmensprozessen definiert werden.
IT-Infrastruktur der Bickhardt Bau AG
Bisherige Technologie
Die Bickhardt Bau AG nutzte bereits Lösungen im Bereich DMS, die es galt mit PHOENIX Invoice zu verbinden. Diese Software unterstützt die administrativen Abläufe der Bickhardt Bau AG und ermöglicht einen optimierten Informationsüberblick und verbesserte Prozessklarheit in den Bereichen des allgemeinen DMS, der Archivierung und der FiBu von CSS.
PHOENIX Invoice soll als Fachanwendung zur Verwaltung und Lenkung von Eingangsrechnungen in diese Infrastruktur eingepasst werden.
Ein Workshop mit Verantwortlichen der Bickhardt Bau AG und der IQUADRAT AG skizzierte vorab die Parameter für PHOENIX Invoice. Ziel war es, den Anwendern unter Einhaltung aller technischen Voraussetzungen eine komfortable und einfach zu bedienende Fachanwendung zur Verwaltung digitaler Rechnungen und Belege zu bieten.
Nachdem die Bedarfsanalyse durchgeführt wurde, entschied man sich für die Einführung des Workflowsystems in zwei Stufen:
1. Stufe: Einführung des Workflowsystems bei Bickhardt Brücken- und Ingenieurbau GmbH
2. Stufe: Vollständige Einführung des Workflowsystems bei Bickhardt Bau AG
Durch den Einsatz von PHOENIX Invoice ist der Rechnungsdurchlauf heute durchgängig automatisiert, transparent und nahezu papierlos. Die Rechnungen werden bei Eingang eingescannt und automatisch mit den Daten aus dem Rechnungseingangsbuch der Fibu verschlagwortet. Von diesem Zeitpunkt an greifen alle Mitarbeiter nur noch digital auf den Beleg zu.
In PHOENIX kann der Mitarbeiter anhand der Rechnung die Prüfungen vornehmen, Metadaten ergänzen und Anmerkungen auf dem Dokument anbringen. Jederzeit läßt sich der aktuelle Prüfungsstatus einer Rechnung einsehen. Ist die Rechnung freigegeben und alle Daten vollständig erfasst, werden diese sofort an die Fibu übergeben.
Nicht nur der Prüfungsaufwand bei Bickhardt Bau hat sich durch die Einführung von PHOENIX um ein Vielfaches verringert. Auch die Suchzeiten nach Rechnungen, zum Beispiel abgelegt nach Baustelle, Rechnungs- oder Beleg-Nummer, sind heute auf ein Minimum reduziert.
