Familienunternehmen mit Tradition und Weitblick: Vorwerk Temial GmbH

Nach der reibungslosen Einführung des PHOENIX WORKFLOWS wurden die hohen Erwartungen mehr als erfüllt und sofort um die Business-Lösungen Invoice, Beschaffungsmanagement und Bestellwesen erweitert. Perfekt!

Temial ist eine Geschäftseinheit innerhalb der Vorwerk Gruppe mit Stammsitz in Wuppertal, Deutschland. Das Kerngeschäft des 1883 gegründeten Familienunternehmens sind Produktion und Vertrieb hochwertiger Produkte.

Dazu gehört seit Mitte 2018 das Temial-System mit dem smarten Teegerät, einer Vielfalt von Tees und einer Auswahl an passendem Zubehör.

Temial vereint fortschrittliche Technik mit jahrtausendealter Tradition und verkörpert die Verbindung on Unternehmergeist und Trendgespür. Besonders die Kombination aus authentischem, transparentem Aufgussprozess und modernen Features, wie der Verwendung von speziellen Temial-Codes für die perfekte Einstellung der Aufgussparameter und die Steuerung per App, sucht seinesgleichen.

Kurzportrait zur Umsetzung von Veränderungen

Im ersten Schritt plante die Firma die Einführung eines Workflow-Systems zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Zu Beginn ging Temial von einem Rechnungsvolumen von ca. 1.500 Rechnungen im ersten Geschäftsjahr aus, zuzüglich Provisionsrechnungen, die jedoch lediglich archiviert werden sollten. Besonders wichtig war für Temial, dass alle Dokumente revisionssicher digitalisiert und archiviert werden können.

In Erweiterung des Rechnungsworkflows plante Vorwerk-Temial im zweiten Schritt, den Freigabeprozess des Beschaffungsmanagements über das vorhandene Workflow-System PHOENIX abzubilden. Parallel hierzu entschied sich Vorwerk, auch das Bestellwesen und die Reisekostenabrechnung über den Workflow auszuführen.

PHOENIX Anforderungen

• Übernahme der Papier- und E-Mailrechnungen mit automatischem Einlesen der Rechnungs- und Positionsdaten
• Automatische Rechnungsfreigabe für Rechnungen mit Bestellbezug und manueller Prüfprozess für Rechnungen ohne Bestellbezug
• Für Rechnungen ohne Bestellbezug soll jeder Prüfer eine Rechnung „in Klärung“ setzen können, wenn eine Prüfung derzeit nicht möglich ist.
• Parallele Prüfung für bestimmte Lieferanten durch vordefinierte Benutzer
• Workflowsystem muss mehrmandantenfähig sein.
• Parametrisierbare Eskalationsstrategie

Mit der Erweiterung des Rechnungsworkflows durch die Module Beschaffungsmanagement und Bestellwesen verknüpfte man folgende Ziele:

• Erfassung der Bestellanforderungen soll unverändert in SAP Business By Design erfolgen.
• PHOENIX liest die offenen Bestellanforderungen über einen Webservice ein und stellt diese als Datensätze dar. Jede Position soll dabei als separater Datensatz angelegt werden. Möglichkeit der Prüfung dieser Datensätze durch unterschiedliche Personen.
• Rollenorientiertes Berechtigungssystem
• Vorgänge sollen an Personen und an frei definierbare Gruppen gesendet werden können.
• Unterstützung der Vertreter-Regelung
  Bei Abwesenheit sollen Rechnungen an einen Vertreter gesendet werden. Nach Überschreiten einer maximalen Liegezeit erfolgt eine automatische Weiterleitung an den Vertreter.
• Möglichkeit, Dokumente an Vorgänge anzuhängen
• Keine Übernahme der Altdatenbestände in das Workflow-System
• PHOENIX soll auch zur Prüfung von Reisekostenbelegen eingesetzt werden.

Fazit / Nutzen

• Beschleunigung des gesamten Prüfprozesses durch automatische Freigaben und durch Verringerung der Liegezeiten
• Skontofristen können eingehalten werden.
• Transparenz wurde erhöht. Dies bedeutet, es besteht ständig Klarheit darüber, wo sich welche Rechnung befindet.
• Ablösung des Papierworkflows
• Alle projektzugehörigen Belege auf einen Blick
• Revisionssichere Dokumentenablage
• Umfangreiche Möglichkeiten, das Workflowsystem zukünftig zu erweitern